Общие нормы и правила оформления документов.
2.1Размеры бумаги.
Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327 – 60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С – дополнительными.
Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.
Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842×1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.
Для оформления деловых документов согласно ГОСТ Р 6.30 – 07 используются следующие форматы:
Применение стандартных форматов обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов.
2.2 Размеры полей деловых документов.
ГОСТ Р 6.30 – 03 устанавливает следующие требования, касающиеся размеров полей документов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
20 – левое;
10 – правое;
15 – верхнее;
20 – нижнее.
Стандарт, кроме того, предусматривает левое поле размером 35 мм, что по некоторым техническим причинам (удобство подшивки, необходимость нанесения пометок на поле и т.п.) представляется предпочтительным. Однако в целях экономного расходования бумаги левое поле размером 35 мм рекомендуется использовать только для бланков и первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов по усмотрению составителя выбираются в пределах 20 – 35 мм, но одинаковыми для данного документа.
Левое поле, как было сказано, предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее – для указания страниц и многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм, т.е. наоборот, по сравнению с лицевой стороной.
Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, следующие размеры полей: левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 дм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм.
2.3 Нумерация страниц в документах
При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны номеруются нечетными цифрами, а обратные – четными.
Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.», буквы «с.» и знаков тире (черточек).
Место указания номера страницы
Классификация и структура организационно – распорядительных документов ГОСТ Р 6.30 – 2003.
3.1 Организационно – распорядительные документы и их виды.
Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и организациях организационно – распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.
ГОСТ Р 51141 – 98 понятие организационно – распорядительного документа трактуется следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности подразделений и должностных лиц».
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно – распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:
создание организации, предприятия;
реорганизация организации, предприятия;
ликвидация организации, предприятия;
приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
распорядительная деятельность организации, предприятия;
организационно – нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
оперативно – информационное регулирование деятельности организации, предприятия.
Исходя из перечисленных функций, ОРД классифицируют на четыре группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):
- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);
- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
- информационно – справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т.п.)
ОКУД в число ОРД включает документы по личному составу (кадрам): заявления, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и др.
Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30 – 03.
4. Состав реквизитов ОРД
· Реквизит документа
· Постоянные реквизиты
· Переменные реквизиты
· Оформление реквизитов
| Основные положения |
Реквизит – специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление.
Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30 – 2003. Всего установлено 30 реквизитов.
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации – автора документа;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации – автора документа;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о завершении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии.
Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.
Различают постоянные и переменные реквизиты.
Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.
Переменные – указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.
Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.