На практике достаточно часто на некоторых документах расчетные счета не указываются.
Реквизит 05 – «Основной государственный регистрационный номер юридического лица.
ОГРН проставляют в соответствии с документами, которые выдают налоговые органы данному юридическому лицу. Помещается ниже справочных данных об организации и наименования вида документа.
Реквизит 06 – «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет»
ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми организации налоговыми органами. Помещается рядом с ОГРН.
Реквизит 08 – Наименование организации.
Этот реквизит печатается в соответствии с регистрационными формами. Если существует краткое название организации, то оно печатается сразу после полного названия.
Реквизит 09 – Справочные данные об организации.
Включает почтовый адрес организации, ИНН, КПП, расчетный счет в банке.
Реквизит 10 – «Наименование вида документа»
Располагают этот реквизит в левом верхнем углу ниже реквизитов «Наименование организации» и «справочные данные об организации». Как правило, печатают его крупным шрифтом от границы левого поля. Например, ПРИКАЗ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
Этот реквизит проставляется на всех документах, кроме писем. Он позволяет быстро классифицировать документ, помогает его адекватному восприятию.
Наименование документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным «Общероссийским классификатором управленческой документации».
Реквизит 11 – «Дата документа»
Дата - обязательный реквизит документа, важнейший показатель для его поиска.
Датой документа является:
- дата его подписания для приказов, справок, писем, докладных записок);
- дата принятия документа коллегиальным органом (для решений, постановлений);
- дата утверждения (положения, устава, инструкции);
- дата составления, события (для актов, протоколов).
Оформляется дата в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц обозначаются двумя парами арабских цифр, год – четырьмя арабскими цифрами.
Например: 08.11.2003.
Дата оформляется ниже названия вида документа.
Датируется документ должностным лицом при подписании или утверждении документа; дата проставляется руководителем от руки в установленном месте, месяц и год можно напечатать заранее.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления: 9 сентября 2003года.
Документ, составленный несколькими организациями (юридическими лицами), должен иметь одну дату.
Реквизит 12 – «Регистрационный номер документа»
Регистрационным номером (индексом) является условное обозначение документа, которое присваивается при регистрации.
Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с реквизитом «дата документа».
В состав индекса входят:
· Порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
· Индекс по номенклатуре дел;
· Иные обозначения (по усмотрению организации).
Например: 218/08-17/А, где
218 -порядковый регистрационный номер;
08-17 -номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов);
А - условное обозначение категории исполнителя.
Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация с начала года, например, приказ №28, протокол №7.
Реквизит 13- «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»
Специальное место для этого реквизита предусматривается обычно на бланке для писем. Заполняется реквизит при оформлении ответа на письмо, полученное от иной организации.
Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом: На №28/6-5 от 25.12.2003.
Это ссылка помогает адресату, получившему письмо-ответ, быстро найти копию своего письма. Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа» размещается под реквизитами «дата» и «регистрационный номер».
Реквизит 15- «Адресат».
Этот реквизит размещается в правом верхнем углу документа.
Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:
· Наименование учреждения в именительном падеже;
· Наименование структурного подразделения в именительном падеже;
· Должность и фамилия в дательном падеже;
· Почтовый адрес (в письмах).
Каждая составная часть реквизита «Адресат» должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются. Инициалы ставятся перед фамилией.