Как работает матрица Эйзенхауэра
Техника помогает быстро рассортировать дела из списка, даже если их много. Внешне всё выглядит просто — достаточно сформировать список задач и ответить на два вопроса о каждой из них.
Далее берём лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые выписываем задачи.
Ячейка A: важные и срочные дела:
дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели;
задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни;
вопросы здоровья.
Отвезти родственника в больницу, подготовить отчёт для экстренного совещания — к этой ячейке относятся внезапные дела, откладывать которые нельзя, и задачи, которые возникли из-за кризисов или форс-мажоров.
Предположим, что задача стояла в плане давно, но вы забыли о ней или оттягивали её выполнение до последнего дня.
Квадрант B: важные, но несрочные дела:
основная деятельность в бизнесе или на работе;
повседневные дела, которые нельзя не делать.
Здесь находятся задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Тот, кто хорошо работает с этой ячейкой, может рассчитывать на то, что добьётся своих целей. Эти задачи не горят, а значит, не делаются в состоянии, близком к панике.
Меньше препятствий тому, чтобы сделать их без нервов и максимально эффективно. Главное — не затягивать, иначе они перейдут в ячейку А.
Квадрант C: срочные, но не важные дела:
отвлекающие факторы.
Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном и снижают эффективность. Эта ячейка самая коварная — есть риск спутать дела из этого сектора с делами ячейки А и получить хаос в приоритетах. К таким задачам можно отнести, например, помощь коллеге в работе: это важно, но приоритет — сделать собственные рабочие задачи вовремя.
Квадрант D: несрочные и неважные дела:
не несущие никакой пользы;
наши любимые.
Парадоксальный квадрант, потому что тут находятся дела, которые, с одной стороны, не приносят пользы, с другой — часто являются приятными. Прислушайтесь: звучит любимая музыка, ждёт удобное кресло, и, главное, участие мозга практически не требуется.
Социальные сети, разговоры по телефону и в мессенджерах, сёрфинг в Сети, компьютерные игры — отдыхать от работы надо, но не в ущерб тому, что продвигает нас к целям.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте
Как найти баланс между всеми четырьмя ячейками? Для начала важно научиться правильно распределять задачи внутри квадрантов. Есть несколько способов использовать матрицу в тайм-менеджменте.
Идти от запланированного. В «идеальном мире» мы сначала решаем задачи из квадрата B, в оставшееся время делаем задачи из квадрата A. После у нас остаётся время на задачи из ячейки С, а напоследок — заслуженный отдых и приятные задачи из квадрата D.
Последовательный план. Более жизненный сценарий: сначала выполняем срочные задачи из квадрата A — если их нужно сделать прямо сейчас. После решаем повседневные задачи из квадрата B, ну а напоследок — дела из ячеек С и D.
Экстренная ситуация. Если на первый план выходят сроки, сначала делаем задачи из квадрата A, после C, а затем B и D. В этой стратегии приоритет — срочность, а следующий за ним — важность.
Важно! Если задачи пересекаются по дедлайнам, их можно делить внутри ячеек. Например, на A1, A2, C1 и C2. Можно менять статус задач и переносить их из одной ячейки в другую. Например, если текущая задача не была выполнена вовремя, её можно перенести в квадрат A. Также стоит уделять внимание отдыху — если вы выгорели и чувствуете, что работать больше не в состоянии, «отдых на 3 дня» стоит переместить из ячейки D в ячейку A.
Где собрать матрицу Эйзенхауэра
В блокноте или тетради. Самый простой способ построить матрицу Эйзенхауэра — сделать её на бумаге. Можно разлиновать листы самостоятельно или взять специальный ежедневник. Главное, чтобы вам были понятны границы между квадратами.
В офисном редакторе. Также матрицу Эйзенхауэра можно построить в офисных редакторах —в виде таблицы в формате XLS. Вот матрица, оформленная в сервисе «Р7-Офис»:
