ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ

УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ: ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ

 

Теперь мы переходим к изучению процесса управления и раскрытию его основных функций: планирование, организация, контроль. В данном разделе определяется сущность планирования деятельности современного учреждения, раскрываются этапы организации его работы и освещаются подходы к осуществлению контроля за его достижениями.

 

ПЛАНИРОВАНИЕ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ

 

Изучив данную тему, вы узнаете о сущности планирования как функции управления, познакомитесь с особенностями его рассмотрения на различных этапах развития менеджмента. Мы выделим этапы планирования, его основные виды и формы.

Каким образом будущее сделать настоящим? Что для этого необходимо предпринять? Каковы будут последствия наших действий? На эти и многие другие вопросы мы находим ответы, осуществляя планирование.

Планирование как функция управления была выделена в период становления менеджмента в начале XX в. Исследователи школы научного управления (Ф.У.Тейлор, Г.Ганнт, Ф.Гилбрет) уделяли большое внимание планированию, указывали на его ключевое значение в управлении. Именно представителем данной школы Г. Ганнтом было введено понятие «календарное планирования» и предложена его оригинальная форма, так называемый график Ганнта», используемый и сегодня при оперативном планировании.

Наряду с западными исследователями отечественные ученые в начале XX в. рассматривали планирование в качестве основопола­гающей функции управления (А. К. Гастев, П. М. Керженцев и др.). В СССР в 1920-е гг. в Госплане одним из центральных вопросов дискуссий был вопрос о наиболее эффективном осуществлении планирования.

Изучение теоре­тических основ планирования, условий его эффективного осуще­ствления позволит вам осознать важность и необходимость в уп­равлении данной функции.

1. Сущность планирования

Планирование как функция управления направлено на сниже­ние эффекта неопределенности деятельности организации, а так­же на обозначение путей достижения поставленных целей.

Цель планирования заключается в определении механизма со­гласования действий субъектов управления, содержания и сроков их деятельности, обеспечивающих реализацию организационных задач.

Задачи планирования:

1. Обозначение направлений деятельности организации на ос­нове изучения ее потенциала и состояния окружающей среды.

2. Определение желаемых результатов работы организации, на достижение которых направлена планируемая деятельность.

3. Выделение средств (ресурсов), обеспечивающих достижение поставленных целей.

4. Разработка стандартов осуществляемой деятельности, тре­бований к ее реализации, критериев и показателей оценки ре­зультатов.

Для успешного планирования необходимо со­блюдение следующих условий:

- определение изначальной, «стартовой» позиции организации
на момент начала планирования. В связи с этим предполагается изучение как состояния внутренних ресурсов организации, ре­зультатов предыдущей деятельности, так и тех внешних условий, в которых будет протекать последующая деятельность. Следует помнить, что в зависимости от тщательности анализа исходного состояния объекта планирования будет зависеть последующая реальность планов, возможность их реализации;

- описание ожидаемых результатов деятельности по окончании реализации планов. Определяя желаемые результаты, следует стре­миться к четкому и конкретному обозначению характеристик результата, что позволит оценить степень реализации планов. При этом необходимо учитывать, что планы реализуются людьми в быстроменяющихся условиях окружающей среды. Скорее всего, полученные результаты деятельности не будут полностью соот­ветствовать запланированным. Поэтому, определяя результаты и осуществляя контроль за их достижением, руководителю необхо­димо помнить о гибкости (пластичности) плана, возможности его оперативной корректировки;

- выбор оптимальных путей и средств, позволяющих достичь запланированных результатов. Определяя содержание плана, т.е. мероприятия, участников, ответственных, сроки исполнения,
- необходимо помнить о реальном состоянии дел в организации, уровне ее развития. Не следует перегружать планы большим коли­чеством мероприятий в ограниченные сроки;

- включение в процесс планирования сотрудников организа­ции. Участие сотрудников в планировании деятельности органи­зации способствует:

· повышению у них личной заинтересованности в реализации выработанных планов;

· получению более широкого представления о деятельности организации;

· согласованию индивидуальных целей сотрудников и подхо­дов к осуществлению работы;

· более глубоким аналитическим основаниям планирования;

· определению рабочих взаимоотношений в коллективе в реа­лизации выработанных планов;

· развитию активности и организаторских способностей чле­нов коллектива и созданию положительного микроклимата.

Результатом осуществления функции планирования является со­здание системы планов, состоящей из стратегических, тактиче­ских и оперативных планов.

2. Виды планирования

В менеджменте выделяют следующие виды планирования (в зависимости от временного периода осуществления):

- стратегическое (долгосрочное);

- тактическое (среднесрочное);

- оперативное (краткосрочное).

 

I Стратегическое планирование охватывает длительный период времени (чаще всего 3 — 5 лет). Понятие «стратегия» первоначально использовалось в военной сфере при определении путей достижения побед.

Стратегия современной организации — это определение магис­тральных направлений развития, исходя из внешних и внутренних об­стоятельств ее деятельности.

Первым этапом подготовки стратегических планов явля­ется анализ окружения и внутреннего потенциала организации.

Второй этап предполагает определение миссии и ключе­вых целей организации.

Третий этап заключается в разработке стратегии развития организации.

Сегодня в теории менеджмента выделяют группы эталон­ных стратегий.

Первая группа — стратегии роста (маркетинговые страте­гии), заключающиеся в совершенствовании деятельности орга­низации по реализуемым направлениям, не меняя сферы деятель­ности. В данной группе эталонных стратегий выделяют следующие конкретные стратегии:

· стратегия усиления позиций на рынке. Например, дошкольное образовательное учреждение концентрирует усилия на улучше­нии своих позиций на рынке путем снижения цен, повышения качества услуг, активного их предложения (рекламы) потенци­альным клиентам (родителям);

· стратегия развития рынка предполагает освоение новых рын­ков и предложение на них оказываемых организацией услуг. На­пример, организация образовательных услуг детям, которые не посещают детский сад постоянно (создание групп кратковремен­ного пребывания);

· стратегия развития услуг, заключающаяся в оказании новых услуг на уже освоенном организацией рынке. Например, пополнение ассортимента услуг ДОУ новой услугой — стрейтчинг (система упражнений по развитию гибкости).

Следует отметить, что данные стратегии являются наиболее ча­сто реализуемыми в дошкольных образовательных учреждениях.

Вторая группа — стратегии диверсификационного роста, предполагающие изменение деятельности организации, ее сферы и значительное преобразование оказываемых услуг.

Диверсификация — построение разнообразия, в управлении — реакция организации на изменения в окружении путем преобразования собственной деятельности.

Примером реализации данной стратегии будет создание на базе ДОУ оздоровительного центра для детей, что потребует значи­тельного преобразования деятельности детского сада, использо­вания новых технологий работы, охвата новых рынков. Наиболее распространенным вариантом реализации стратегии диверсифи­кации в системе дошкольного образования является преобразова­ние дошкольного учреждения в детский сад-школу. Это, с одной стороны, усложняет управление учреждением, организацию его работы, а с другой - способствует расширению рынка услуг, привлечению большего количества клиентов в ДОУ.

Стратегии данной группы являются наиболее сложными для их практической реализации, поскольку требуют высокого ресурсно­го обеспечения, готовности персонала к реализации новой страте­гии, способности руководителя анализировать и прогнозировать состояние и развитие рынков, на которые выходит организация. Однако правильное определение данных стратегий позволяет вы­жить организации и занять более выгодные позиции на рынке.

Третья группа — стратегии сокращения. Данные страте­гии реализуются в случае необходимости перераспределения сил внутри организации с целью ее успешной адаптации к условиям внешней среды. Реализация этих стратегий достаточно болезненна для организации. Но следует помнить, что развитие, рост органи­зации зачастую невозможны без сокращения, отказа от некото­рых направлений деятельности организации.

Таким образом, в результате стратегического планирования создается программа развития организации, в которой определяется ее исходное состояние и потенциал окружения, миссия и стратегические цели и вырабатывается стратегия дальнейшего ее преобразования.

Подготовленный стратегический план является ориентиром для последующего тактического планирования.

II Тактическое планирование осуществляется на среднесрочный период (1 — 3 года). Сущность так­тического планирования заключается в определении тактики рас­пределения ресурсов организации для достижения стратегических целей.

Основное различие между стратегическим и тактическим пла­нированием заключается в том, что первое из них отвечает на вопрос — что является нашими целями (приоритетами) в дея­тельности, а второе - как нам их достичь?

Тактическое планирование в организациях осуществляется в рамках подготовки годовых планов работы и планов основных подразделений. Этапы годового планирования работы образовательной организации.

Первый этап — анализ итогов работы организации на пре­дыдущем этапе.

Рекомендуемая структура анализа итогов работы за определен­ный период:

· достигнутый уровень решения задач, его количественная и
качественная характеристика;

· анализ результатов деятельности коллектива по решению за­дач, положительных и негативных сторон его деятельности;

· определение условий, способствующих получению незапла­нированных результатов;

· выявление причин, вызвавших недостатки в работе, сбои в реализации планов;

· обозначение путей решения проблем, которые будут поло­жены в основу нового цикла планирования.

Второй этап — определение основных целей на последующий период планирования, их ранжирование. Исходя из результатов ана­лиза и стратегических планов, определяются цели и основные на­правления в дальнейшей работе на краткосрочный период.

Третий этап — определение мероприятий, позволяющих дос­тичь поставленные цели.Мероприятиями по достижению целей называются совокупности средств, способов, действий по реали­зации деятельности образовательного учреждения.

На данном этапе конкретизируется содержание деятельности на планируемый период; исполнители и ответственные за его ре­ализацию, механизм координации их действий; ресурсы для осу­ществления плана.

Четвертый этап — обсуждение и утверждение плана на за­седании совета организации. Прежде чем приступить к рассмотрению и утверждению плана в рамках работы коллегиальных органов, членам организации предлагает­ся познакомиться с проектом плана, высказать свое мнение, пред­ложить дополнения, корректировки.

Таким образом, тактический (среднесрочный) план позволяет определить конкретные цели деятельности организации и средства для их достижения. Он показывает не только то, что необходимо достичь, но и то, как это можно сделать.

На основе тактического плана разрабатывается оперативный план работы сотрудников организации.

III Оперативное планирование осуществляется на краткосрочный период (обычно охватывает период до нескольких месяцев).

Оперативные планы составляются на основе тактических и включают в себя конкретное содержание работы по дням. Данный вид планирования практически осуществляется каждым квали­фицированным сотрудником организации. Так, например, в дет­ском саду старший воспитатель готовит план методической рабо­ты на месяц; медсестра составляет план оздоровительных мероп­риятий на 30 дней; воспитатель разрабатывает календарный план образовательного процесса в группе и т.д. Для оперативного пла­нирования сотрудники чаще всего используют ежедневники, в которых указывают дату, время, содержание того или иного мероприятия. Определение и реализация ежедневных планов каждым сотрудником организации шаг за шагом приближает их к достижению выработанной стратегии развития.

3. Формы планирования

При подготовке планов возможно использование следующих форм планирования: текстовой, сетевой и графической.

Текстовая форма планирования предполагает написание плана в виде текста. Данная форма широко используется при планиро­вании работы на год и более длительные периоды времени.

Чаще всего к ней прибегают при:

· описании результатов анализа работы организации за преды­дущий период;

· установлении причинно-следственных связей, обусловивших достижения организации и возникшие проблемы;

· характеристике сложившейся ситуации в организации на мо­мент планирования.

Сетевая форма планирования предполагает использование се­ток, таблиц и циклограммы при планировании. Эта форма при­меняется для детального планирования выполнения конкретной задачи.

Она позволяет:

· четко отобразить объем и структуру решаемой задачи;

· выявить и проанализировать взаимосвязь между различными мероприятиями;

· эффективно определить механизм использования ресурсов;

· избежать перенагруженность планов, их перенасыщенности.

Графическая форма планирования отражает содержание в виде двухкоординатных графиков, диаграмм, гистограмм. Чаще всего данная форма планирования используется для демонстрации ко­личественных показателей. Ее применение позволяет наглядно представить весь объем работы на год, месяц, день.

В качестве примера рассмотрим возможность использования «графика Ганнта» (график 1) при планировании подготовки курсовой работы.

Рекомендации к построению «графика Ганнта»:

График следует начинать строить с заключительного действия (ме­роприятии), двигаясь справа налево к определению начала работы. Прежде всего следует зафиксировать время, когда должна быть закончена работа по реализации конкретной задачи. Затем определить продолжительность действия, заключающего про­цесс выполнения данной задачи (действие 6), и момент его начала. Точ­ки начала и окончания заключительного действия нанести на диаграмму и соединить прямой линией, показывающей продолжительность действия. Затем определить, какие действия должны быть закончены к моменту начала отображенного на диаграмме последнего действия. Для этих дей­ствий также определяется их продолжительность, момент начала, и они наносятся на диаграмму (действие 5).

Затем все повторяется вновь для действий, только что нанесенных на диаграмму. После первого (чернового) заполнения может оказаться, что мероприятия не умещаются в границах времени, отводимого на решение задачи, т.е. в установленные сроки задача не может быть ре­шена.

Тогда следует либо изменять общие сроки начала и окончания рабо­ты по решению задачи, либо уменьшать продолжительность некоторых действий.

ЗАДАНИЯ ИВОПРОСЫПО ТЕМЕ

«ПЛАНИРОВАНИЕ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ»

Задание 1. Докажите, что стратегические, тактические и оперативные планы составляют не набор разрозненных документов организации, а яв­ляются элементами системы планирования. Изложите факты в поддержку данного положения.

Практико-ориентированное задание:

СИТУАЦИЯ ДЛЯ АНАЛИЗА: «ПЛАНИРУЕМ РАБОТУ НА ГОД»

В дошкольном образовательном учреждении «Родничок» годовое пла­нирование работы являлось «головной болью» старшего воспитателя Еле­ны Сергеевны. Вот и сейчас приближался апрель и наступало время раз­рабатывать план работы на следующий учебный год.

Елена Сергеевна знала, что ей предстоит анализировать работу сада, на основе полученных результатов ставить задачи на новый год, а потом сидеть и выдумывать массу интересных, как ей казалось, мероприятий. Затем последует равнодушное одобрение коллективом предложенного плана на педагогическом совете, а заведующая Ольга Петровна будет хва­лить ее за находки, новые идеи.

Но придет очередной апрель, время подводить итоги, и вновь Елена Сергеевна обнаружит, что некоторые запланированные направления ра­боты даже не начинались, а масса мероприятий осталась не проведена. «Хватит! Это пустая трата времени», — подумала Елена Сергеевна и в этом году решила поступить иначе.

Реализация плана работы детского сада зависит от всех сотрудников, их усилий и желаний. Поэтому Елена Сергеевна предложила педагогам принять активное участие в планировании работы на следующий год. Реакция коллег была неоднозначной. Некоторые воспитатели начали возмущаться, что на них все пытаются переложить свою работу и данное предложение яркое тому подтверждение. Но часть коллектива поддержала предложе­ние старшего воспитателя и активно включилась в работу группы по подго­товке годового плана.

Прежде всего, усилиями рабочей группы был разработан опросник и листы самоанализа, которые были предложены коллегам с целью выяв­ления результатов работы каждого воспитателя за предыдущий период и их предложений по совершенствованию работы детского сада в дальней­шем.

Проанализировав материалы, вскрыли причины плохого выполнения планов. Оказалось, во-первых, многие обозначенные мероприятия не яв­лялись актуальными для педагогов ДОУ — это было обусловлено отсут­ствием глубокой аналитической основы планирования; во-вторых, преды­дущие планы перегружены мероприятиями, было выявлено их неравномер­ное распределение по срокам.

В результате проведенного анализа рабочая группа определила основ­ные задачи деятельности ДОУ на следующий год и разработала план ме­роприятий. При этом девиз их работы был «Лучше меньше, но лучше!» Они попытались определить актуальные задачи работы и рационально распре­делить содержание деятельности (основные мероприятия).

Следует отметить, что запланированного было намного меньше, чем в прошлые годы, но оно, по мнению воспитателей, стало реально и выпол­нимо.

Удовлетворенная результатами работы группы, Елена Сергеевна представила годовой план на согласование заведующей. Посмотрев на­меченный план работы на следующий год, Ольга Петровна вызвала старшего воспитателя «на ковер»: «Что это?! Вы разучились работать? Более ужасного плана в вашем исполнении я не видела! Где ваше твор­чество, где масса интереснейших мероприятий, которые вы всегда опре­деляли? Как может быть организовано всего лишь три семинара для пе­дагогов в год! Вас больше не волнует проблема повышения квалифика­ции педагогов?»

Елена Сергеевна попыталась объяснить необходимость учета при пла­нировании возможностей и желаний педагогов, их загруженности, отмеча­ла, что предыдущие «интересные и насыщенные» планы не были реализо­ваны и наполовину. Но Ольга Петровна была непреклонна: «План следует переделать. Эту формальную отписку мы на педагогическом совете даже рассматривать не будем. Ведь его невозможно показать ни одной провер­ке! Можно подумать, что наш сад отстающий, не работающий совсем. Стыд­но! А насчет того, что предыдущие планы не реализовывались, я вам ска­жу, уважаемая, надо следить за их выполнением! Воспитатели должны хо­дить на семинары, участвовать в консультациях и других мероприятиях. А все их разговоры о перегруженности — это сказки от нежелания рабо­тать!»

 

1. Какой из представленных подходов к организации планирования го­довой работы детского сада вам наиболее импонирует? Почему вы считаете, что целесообразнее придерживаться его? Обоснуй­те свой ответ.

2. Каким образом вы поступили бы с членами педагогического коллек­тива, отказавшимися участвовать в разработке планов? Подберите аргу­менты, убеждающие их в необходимости включения в процесс коллектив­ного планирования.

3. Оцените организацию процесса планирования, предложенную Еленой Сергеевной. Определите его основные этапы, их содержание и результа­тивность.

4. Проанализируйте реакцию заведующей на представленный годовой план.

Подберите аргументы, защищающие ее точку зрения и оппонирую­щие ей. Согласны ли вы с мнением Ольги Петровны?

5. Каким образом вы бы поступили на месте Елены Сергеевны после разговора с руководителем ДОУ?

Обоснуйте свой ответ.

6. Как бы вы построили разговор старшего воспитателя с членами педа­гогического коллектива в результате общения с заведующей.

Вопросы для повторения

1. В чем назначение планирования?

2. Раскройте цель и содержание планирования.

3. Обозначьте условия, предопределяющие успешность планирования.

5. Докажите целесообразность включения в планирование членов кол­лектива. Раскройте технологию его осуществления.

6. Охарактеризуйте стратегическое, тактическое и оперативное пла­нирования. Докажите взаимообусловленность содержания различных ви­дов планов.

 

ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Изучив предыдущую тему, вы узнали, каким образом осуще­ствляется планирование работы в организации. Однако, поставив цели и обозначив ориентиры деятельности в плане, следует опре­делить условия, которые позволяют их достичь. Реализация усло­вий, обеспечивающих выполнение намеченных планов, осуще­ствляется посредством функции организации. Раскроем содержа­ние этой функции и этапы ее реализации.

Понятие «организация» является одним из ключевых в менедж­менте и имеет ряд значений. Так, в теме 2 мы рассматривали орга­низацию как объединение людей, занимающее определенное ме­сто в обществе с целью достижения организационных целей, и отмечали, что в этом смысле организация выступает как соци­альный институт с определенным социальным статусом.

Помимо этого значения, «организация» в менеджменте трак­туется как процесс, направленный на объединение, упорядочи­вание, налаживание, устройство какой-либо деятельности. В дан­ном случае организация выступает как функция управления, кото­рую мы и рассмотрим более подробно.

Организация как функция управления была выделена в начале XX в. основоположником менеджмента А.Файолем и определена им как отвечающая за «построение материального и социального организма предприятия». В процессе дальнейшего развития функ­ционального подхода к рассмотрению содержания управленчес­кой деятельности набор функций уточнялся, дополнялся, видо­изменялся, однако функция «организация» выделяется практически во всех классификациях.

Организация — процесс, направленный на упорядочивание деятель­ности учреждения, создание его структуры, распределение обязаннос­тей между его членами с целью реализации намеченных планов и достижения желаемых результатов.

Задачи организации:

1) создание организационной структуры, отражающей рацио­нальное распределение труда, определение организационных эле­ментов (подразделений) и связей между ними;

2) определение функциональных полномочий членов органи­зации, их прав и обязанностей;

3) обеспечение деятельности учреждения посредством реали­зации организационных механизмов — регламентирования, нор­мирования, инструктирования и делегирования.

Этапы организационного проектирования:

· Выделение организационных подразделений на основе анали­за направлений ее деятельности (разделение труда и специализа­ция, департаментизация).

· Определение связей между подразделениями и механизма их координации.

· Установление иерархии организации, определение кто кому будет подчиняться в процессе достижения целей.

· Определение полномочий и должностных обязанностей сотрудни­ков организации в рамках созданной организационной структуры.