КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В теории менеджмента функция контроля была выделена доста­точно давно. Уже в первых работах, посвященных управлению, го­ворилось о том, что руководитель должен контролировать работни­ка, определять эффективность его труда и по результатам контроля вознаграждать и корректировать дальнейшую деятельность органи­зации (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Форд и др.).

Изучение отечественной теории управления позволяет конста­тировать, что долгие годы функция контроля в нашей стране рас­сматривалась как ведущая. Большинство исследователей отмечали значимость, масштабность, всеобъемлемость контроля, и зачас­тую вся деятельность руководителя организации сводилась к реа­лизации данной функции. Однако в последние годы контролю уделяется особое внимание и сегодня существуют различные точ­ки зрения на его реализацию. Одни авторы высказывают резко негативное отношение к контролю, указывая на необходимость удаления его из процесса управления как неприемлемого при де­мократических, гуманистических основах менеджмента. Другие считают необходимым упразднить внешний контроль руководства и оставить самоконтроль, предполагающий возможность испол­нителю работы определять степень достижения целей.

1. Сущность контроля

На сегодняшний день существуют несколько определе­ний контроля:

управленческое действие, направленное на констатацию степени достижения целей, сравнение полученных результатов с ожидаемыми, определенными в планах. При этом выявление причин, их обусло­вивших, является предметом другого управленческого действия - анализа, а определение последующих шагов деятельности осуще­ствляется в рамках регулирования, коррекции;

управленческое действие, в рамках которого выявляются и оцени­ваются результаты деятельности организации, анализируются при­чины, обусловившие их достижение, и определяются последующие кор­ректирующие действия. Данное определение более широко рассмат­ривает контроль, и именно его мы будет придерживаться при рас­крытии содержания и механизма проведения контроля.

Задачи контроля:

1) определение критериев оценки контролируемых объектов;

2) выявление реальной ситуации в работе и ее сопоставление
с желаемой, запланированной;

3) анализ причин, обусловивших полученные результаты дея­тельности;

4) разработка и осуществление корректирующих процедур для дальнейшей деятельности организации.

Осуществление контроля в управлении обеспечивает:

· снижение неопределенности и обеспечение успешной адап­тации организации к окружению в результате отслеживания из­менений во внешней среде, определения степени востребованно­сти продуктов деятельности организации и т.д.;

· обратную связь в управлении, выявление степени реализа­ции целей деятельности в результате изучения состояния дел в организации;

· предотвращение сбоев, кризисов в работе путем создания системы постоянно действующего наблюдения за состоянием орга­низации и окружения;

· стимулирование деятельности сотрудников, возможность их вознаграждения по результатам контроля.

2. Процесс контроля

Осуществление контроля в управлении предполагает реализа­цию следующих этапов.

Первый этап — определение стандартов деятельности, ко­торая будет контролироваться.

Стандарт — модель, при­нимаемая за исходное для сопоставления с ней полученных результатов.

Стандарт определяется до фактического начала работы и пред­полагает установление: а) критериев, по которым будет оцени­ваться степень выполнения работы; б) временных рамок органи­зации работы. В стандарте могут быть заданы количественные и ка­чественные показатели, по которым будет оцениваться деятель­ность.

Помните, что в разработку стандарта деятельности необходимо включать членов организации. Это позволит повысить стремление сотрудников достичь общих целей организации, осознать необходимость координации своих действий с деятельностью коллег, их от­ветственность за выполнение работы.

Второй этап — выявление и измерение реального положения дел и сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.

В процессе его осуществляется непосредственный сбор инфор­мации о состоянии объекта контроля. Для этого определяются методы контроля (наблюдение, беседа, тестирование, анализ документа­ции и т.д.) и процедура его проведения. При выборе метода конт­роля следует исходить из особенностей контролируемого объекта.

После разработки процедуры контроля на данном этапе опре­деляется степень соответствия полученных результатов заданным стандартам деятельности, отклонения от намеченных планов. При этом особое внимание следует уделить психологическим аспектам контроля.

Определяя процедуру контроля, необходимо предусмотреть возмож­ность снятия моментов напряженности, нервозности. Прежде всего необходимо заранее предупредить сотрудников о цели, содержании и форме контроля. Входе его осуществления вы должны помнить, что он направлен не на личность, а на профессиональную деятельность, и его главное назначение заключается не в определении недостатков и наказании сотрудников, а в оказании им помощи, выявлении путей совершенствования деятельности.

Третий этап— анализ и оценка собранной информации, опре­деление факторов, обусловивших достигнутые результаты.

После сбора информации необходимо выявить причины, обус­ловившие реальное положение организации.

Для этого руководитель совместно с исполнителями работы отвечает на следующие вопросы:

1. Что способствовало успешному решению поставленных за­дач деятельности (реализации стандарта) и достижению конеч­ных результатов работы (положительные факторы)?

2. Почему оказалось возможным влияние положительных фак­торов? Каким образом можно в дальнейшем их сохранить, уси­лить их влияние?

3.Что и каким образом препятствовало решению поставленных
задач и достижению результатов работы (негативные факторы)?

4.С чем связано возникновение негативных факторов, их влия­ние на деятельность? Как их предупредить в дальнейшем?

Анализируя деятельность подчиненных, результаты их труда, ру­ководителю следует помнить о необходимости выявления не только отрицательных моментов в работе, но и успехов, достижений со­трудников.

Четвертый этап — разработка и осуществление действий на основе полученных результатов.

На данном этапе контроля принимается решение о дальней­шей деятельности организации.

В случае несовпадения фактических результатов с запланиро­ванными следует либо пересмотреть стандарты деятельности и скорректировать планы осуществления аналогичной деятельнос­ти в дальнейшем, либо устранить причины, обусловившие невы­полнение намеченных планов.

Помните, что, приняв решение по результатам контроля, следует обязательно проверить его исполнение. В противном случае нельзя говорить о завершенности процесса контроля.

Виды контроля

В менеджменте выделяют множество видов контроля, класси­фицируя их по: времени осуществления (предварительный, теку­щий, итоговый); субъектам его осуществления (самоконтроль, вза­имоконтроль, коллективный и административный контроль); со­держанию (фронтальный — общий и локальный — по направле­ниям деятельности организации). Возможности использования в уп­равлении различных видов контроля раскрыты в таблице.

 

Ответить на теоретические вопросы:

1.Как вы считаете, следует ли реализовывать контроль в современном управлении? Определите факторы, обусловливающие необходимость конт­роля

2.Каким образом должна быть организована процедура контроля с целью снижения необъективности, неточности собранной информации.