В теории менеджмента функция контроля была выделена достаточно давно. Уже в первых работах, посвященных управлению, говорилось о том, что руководитель должен контролировать работника, определять эффективность его труда и по результатам контроля вознаграждать и корректировать дальнейшую деятельность организации (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Форд и др.).
Изучение отечественной теории управления позволяет констатировать, что долгие годы функция контроля в нашей стране рассматривалась как ведущая. Большинство исследователей отмечали значимость, масштабность, всеобъемлемость контроля, и зачастую вся деятельность руководителя организации сводилась к реализации данной функции. Однако в последние годы контролю уделяется особое внимание и сегодня существуют различные точки зрения на его реализацию. Одни авторы высказывают резко негативное отношение к контролю, указывая на необходимость удаления его из процесса управления как неприемлемого при демократических, гуманистических основах менеджмента. Другие считают необходимым упразднить внешний контроль руководства и оставить самоконтроль, предполагающий возможность исполнителю работы определять степень достижения целей.
1. Сущность контроля
На сегодняшний день существуют несколько определений контроля:
управленческое действие, направленное на констатацию степени достижения целей, сравнение полученных результатов с ожидаемыми, определенными в планах. При этом выявление причин, их обусловивших, является предметом другого управленческого действия - анализа, а определение последующих шагов деятельности осуществляется в рамках регулирования, коррекции;
управленческое действие, в рамках которого выявляются и оцениваются результаты деятельности организации, анализируются причины, обусловившие их достижение, и определяются последующие корректирующие действия. Данное определение более широко рассматривает контроль, и именно его мы будет придерживаться при раскрытии содержания и механизма проведения контроля.
Задачи контроля:
1) определение критериев оценки контролируемых объектов;
2) выявление реальной ситуации в работе и ее сопоставление
с желаемой, запланированной;
3) анализ причин, обусловивших полученные результаты деятельности;
4) разработка и осуществление корректирующих процедур для дальнейшей деятельности организации.
Осуществление контроля в управлении обеспечивает:
· снижение неопределенности и обеспечение успешной адаптации организации к окружению в результате отслеживания изменений во внешней среде, определения степени востребованности продуктов деятельности организации и т.д.;
· обратную связь в управлении, выявление степени реализации целей деятельности в результате изучения состояния дел в организации;
· предотвращение сбоев, кризисов в работе путем создания системы постоянно действующего наблюдения за состоянием организации и окружения;
· стимулирование деятельности сотрудников, возможность их вознаграждения по результатам контроля.
2. Процесс контроля
Осуществление контроля в управлении предполагает реализацию следующих этапов.
Первый этап — определение стандартов деятельности, которая будет контролироваться.
Стандарт — модель, принимаемая за исходное для сопоставления с ней полученных результатов.
Стандарт определяется до фактического начала работы и предполагает установление: а) критериев, по которым будет оцениваться степень выполнения работы; б) временных рамок организации работы. В стандарте могут быть заданы количественные и качественные показатели, по которым будет оцениваться деятельность.
Помните, что в разработку стандарта деятельности необходимо включать членов организации. Это позволит повысить стремление сотрудников достичь общих целей организации, осознать необходимость координации своих действий с деятельностью коллег, их ответственность за выполнение работы.
Второй этап — выявление и измерение реального положения дел и сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.
В процессе его осуществляется непосредственный сбор информации о состоянии объекта контроля. Для этого определяются методы контроля (наблюдение, беседа, тестирование, анализ документации и т.д.) и процедура его проведения. При выборе метода контроля следует исходить из особенностей контролируемого объекта.
После разработки процедуры контроля на данном этапе определяется степень соответствия полученных результатов заданным стандартам деятельности, отклонения от намеченных планов. При этом особое внимание следует уделить психологическим аспектам контроля.
Определяя процедуру контроля, необходимо предусмотреть возможность снятия моментов напряженности, нервозности. Прежде всего необходимо заранее предупредить сотрудников о цели, содержании и форме контроля. Входе его осуществления вы должны помнить, что он направлен не на личность, а на профессиональную деятельность, и его главное назначение заключается не в определении недостатков и наказании сотрудников, а в оказании им помощи, выявлении путей совершенствования деятельности.
Третий этап— анализ и оценка собранной информации, определение факторов, обусловивших достигнутые результаты.
После сбора информации необходимо выявить причины, обусловившие реальное положение организации.
Для этого руководитель совместно с исполнителями работы отвечает на следующие вопросы:
1. Что способствовало успешному решению поставленных задач деятельности (реализации стандарта) и достижению конечных результатов работы (положительные факторы)?
2. Почему оказалось возможным влияние положительных факторов? Каким образом можно в дальнейшем их сохранить, усилить их влияние?
3.Что и каким образом препятствовало решению поставленных
задач и достижению результатов работы (негативные факторы)?
4.С чем связано возникновение негативных факторов, их влияние на деятельность? Как их предупредить в дальнейшем?
Анализируя деятельность подчиненных, результаты их труда, руководителю следует помнить о необходимости выявления не только отрицательных моментов в работе, но и успехов, достижений сотрудников.
Четвертый этап — разработка и осуществление действий на основе полученных результатов.
На данном этапе контроля принимается решение о дальнейшей деятельности организации.
В случае несовпадения фактических результатов с запланированными следует либо пересмотреть стандарты деятельности и скорректировать планы осуществления аналогичной деятельности в дальнейшем, либо устранить причины, обусловившие невыполнение намеченных планов.
Помните, что, приняв решение по результатам контроля, следует обязательно проверить его исполнение. В противном случае нельзя говорить о завершенности процесса контроля.
Виды контроля
В менеджменте выделяют множество видов контроля, классифицируя их по: времени осуществления (предварительный, текущий, итоговый); субъектам его осуществления (самоконтроль, взаимоконтроль, коллективный и административный контроль); содержанию (фронтальный — общий и локальный — по направлениям деятельности организации). Возможности использования в управлении различных видов контроля раскрыты в таблице.
Ответить на теоретические вопросы:
1.Как вы считаете, следует ли реализовывать контроль в современном управлении? Определите факторы, обусловливающие необходимость контроля
2.Каким образом должна быть организована процедура контроля с целью снижения необъективности, неточности собранной информации.