 |
Для создания схемы данных, то есть связей таблиц, в меню Сервис следует выбрать режим Схема данных. Затем в окне «Добавление таблицы » (рис. 4) требуется выделить те таблицы, для которых будет установлена связь и нажать кнопку Добавить.
рис. 4
В окне «Схема данных » для создания связи между двумя таблицами следует с помощью «мыши» перетащить поле (чаще всего ключевое) одной таблицы на другое поле (чаще всего индексированное) другой таблицы и отпустить клавиши «мыши».
В СУБД ACCESS 97 существует понятие целостности данных, то есть приема, который повышает надежность и достоверность информации.
Для создания связи между таблицами с сохранением целостности данных требуется установить флажки: Обеспечение целостности данных; Каскадное обновление связанных полей; Каскадное удаление связанных полей. В случае правильного выполнения данного действия появится окно «Связи » (рис. 5). Нажатием кнопки «Создать » выполняется закрепление выбранных действий.
 |
рис. 5
Конструирование запросов
В СУБД ACCESS 97 существует два вида запросов: просмотра и действия. К запросам просмотра относят запросы: Выборка, Перекрестный. К запросам действия относят запросы: Обновление, Добавление, Удаление, Создание таблицы.
Для создания нового запроса следует в меню Вставка выбрать режим Запрос. В появившемся окне «Новый запрос » требуется выбрать строку Конструктор и нажать кнопку «ОК ». Затем пользователь в окне «Запрос 1: запрос на выборку » (рис. 6) может: переместить требуемые поля таблиц в строку Поле запроса; добавить существующую таблицу в запрос с помощью меню Запрос и режима Добавить таблицу; изменить тип запроса в помощью меню Запрос и соответствующего режима (Выборка, Перекрестный, Создание таблицы, Обновление, Добавление, Удаление); перейти в режим SQL для ручной правки текста запроса с помощью меню Вид и режима Режим SQL.
 |
Для ввода запроса с параметром необходимо на пересечении графы с названием поля таблицы и строки Условие отбора ввести в квадратных скобках текст, например: [Введите число] (рис. 6).
рис. 6
Создание форм
Для создания новой формы следует в меню Вставка выбрать режим Форма. В появившемся окне «Новая форма » пользователь может выбрать требуемую строку: Конструктор (ручное создание формы, удобное для опытных проектировщиков, а также для создания собственной кнопочной формы); Мастерформ (для удобного построения формы); Автоформа: в столбец (для автоматического построения формы); Автоформа: ленточная (автоматического построение); Автоформа: табличная (автоматическое построение); Диаграмма (для построения формы в виде диаграмм с помощью мастера); Сводная таблица (для создания таблицы со сводной таблицей Excel). По завершению выбора требуется нажать кнопку «ОК ».
Для создания поля со списком в конструкторе формы следует на Панелиинструментов выбрать кнопку «Поле со списком ». Затем с помощью мастера выполняется создание выбранного элемента. В случае правильного выполнения всех действий появится следующее окно (см. рис. 7).
 |
рис. 7
Создание отчетов
Для создания нового отчета следует в меню Вставка выбрать режим Отчет. В появившемся окне «Новый отчет » пользователь может выбрать требуемую строку: Конструктор (для ручного построения отчета); Мастер отчетов (для построения отчета с помощью мастера); Автоотчет: в столбец (для автоматического создания отчета); Автоотчет: ленточный (автоматическое построение); Мастер диаграмм (для построения отчета в виде диаграммы с помощью мастера); Почтовые наклейки (для создания отчета с почтовыми наклейками). По завершению выбора требуется нажать кнопку «ОК ».
 |
При правильном создании, например, автоотчета в столбец появится следующее окно (см. рис. 8).
рис. 8
Создание макросов
Для создания нового макроса следует в меню Вставка выбрать режим Макрос. В появившемся окне «Макрос 1: макрос » (рис. 9) пользователю требуется заполнить графы: Макрокоманда (заполняется с помощью раскрывающегося списка) и Примечание (комментарий по макрокоманде).
 |
рис. 9
 |
Для создания нового меню пользователя следует создать макрос (например, Макрос2) с макрокомандой Добавить меню. В качестве свойства поля необходимо ввести имя название меню и имя макроса (см. рис. 10).
рис. 10
В данному случае следует создать макрос с именем Макрос1 (например, макрокоманда Выполнить команду; команда About Microsoft Access).
Непосредственное создание меню выполняется после установки курсора на имени макроса (например, Макрос2) и выбора в меню Сервис в режиме Макрос пункта Создать меню из макроса. На экране появится строка нового меню с ниспадающим списком. С помощью настройки панели управления из вкладки Команды следует перетащить требуемые таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы в строку нового меню. Для создания нового пункта меню с ниспадающим списком используется команда Новое меню. Для изменения названия пункта используется кнопка «Изменить выделенный объект ». Если в названии пункта меню перед каким-либо символом вставить знак & (например, &3. Выход), то этот символ может быть использован в качестве горячей клавиши для быстрого входа в данный пункт (например, здесь «Alt » + «3 »).