По оплате труда
Учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется на счетах 6510 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 6610 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
По дебету счета 6510 отражаются суммы задолженности работников банка по оплате труда, а по кредиту счета отражаются суммы, поступившие в погашение задолженности.
По дебету счета 6610 отражаются суммы, выплаченные работникам банка, суммы начисленных налогов, сборов, платежей по исполнительным документам и других удержаний, а также депонированные суммы. По кредиту счета отражаются суммы начисленных заработной платы, выплат социального характера и прочих вознаграждений, причитающихся работникам банка.
В программе введено несколько видов расчетов (видов проводимых операций): межрасчет, расчет, зарплата. Каждая проводимая операция регистрируется в программе номером документа и видом расчета, который привязан к документу. Документ – это номер по порядку проводимой операции. Операция «Расчет зарплаты» имеет жестко определенный номер «9999», поэтому все номера регистрируемые пользователем не должны превышать и быть равными номеру «9999». Вид расчета четко определяет назначение проводимой операции.
Вид расчета «Зарплата». Когда проводится операция с таким видом расчета, не происходит никаких пересчетов. Все начисления и удержания, введенные в документ с данным видом расчета, просто накапливаются у работника в течение расчетного месяца. Данные, проведенные с видом расчета «Зарплата», учитываются при проведении операции «Расчет зарплаты» или в пересчетах и подсчетах по документу с видом расчета «Расчет». После проведения операции с видом расчета «Расчет» данные, проведенные с видом расчета «Зарплата», редактировать нельзя. Пользователь должен предварительно выполнить операцию удаления операции с видом расчета «Расчет», откорректировать данные с видом расчета «Зарплата» и выполнить снова операцию с видом расчета «Расчет». Операция по начислению аванса должна всегда иметь только вид расчета «Зарплата». Если же пользователь зарегистрирует операцию начисления аванса с другим видом расчета, то при регистрации в программе на экране появится предупреждение «Неверно задан тип документа по авансу, должен быть – зарплата». В этом случае обязательно необходимо удалить документ по авансу и выполнить операцию с правильным видом расчета.
Вид расчета «Межрасчет». Этот вид расчета используется тогда, когда необходимо какие-то выплаты выдать работнику до перечисления зарплаты (выполнить межрасчетную выплату). Например: выплатить питание, премию за прошлый месяц и т.д. Выполнение операции с видом расчета «Межрасчет» предусматривает расчет суммы по начислениям (или введение готовой суммы через меню «Операции» подменю «Заполнение ведомости по номеру документа»), расчет удержаний и формирование суммы выплаты. Виды удержаний определяются в «Справочнике видов начислений и удержаний» в строке по начисляемому коду в графе «Удержания разовые». Налог в этом случае берется 9% и только с суммы начисления без предоставления льгот. Если эта графа не заполнена, вся сумма по начислению переходит в сумму выплаты. Так будет проходить операция с видом расчета «Межрасчет», если в «Справочнике организаций» (меню «Настройка» подменю «Справочник организаций») в графе «Удержания в межрасчет как в зарплату» стоит значение «Нет». Если же в «Справочнике организаций» стоит значение «Да», то не зависимо от заполнения графы «Удержания разовые» в «Справочнике видов начислений и удержаний», удержания будут рассчитываться, как в зарплату, и налог будет считаться с накоплением с начала года с предоставлением всех льгот. Разница между начислениями и удержаниями по этому документу будет составлять сумму выплаты.
Вид расчета «Расчет». Этот вид расчета фактически определяет окончательный расчет работника, как в зарплату, только с формированием по заданному документу суммы выплаты, как при виде расчета «Межрасчет». Данный вид расчета рекомендуется использовать при расчете отпуска с расчетом зарплаты до дня ухода в отпуск, особенно если работник уходит в отпуск до конца месяца или захватывает будущий период. Если работник увольняется и нужно провести окончательный расчет с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск (если она есть, то вводится количество дней компенсации, если нет, то количество дней компенсации равно ноль), так как по уволенным работникам операция «Расчет зарплаты» не выполняется. Для формирования суммы выплат по документу с видом расчета «Расчет» учитываются все начисления и удержания проведенные с видом расчета «Зарплата» (их нельзя редактировать после выполненной операции с видом расчета «Расчет»). Все начисления и удержания, проведенные до вида расчета «Расчет», по операции с видом расчета «Межрасчет», учитываются при пересчете всех удержаний и налогов и для формирования суммы выплаты. После выполненной операции с видом расчета «Расчет» происходит полный расчет работника, сумма в зарплату у него становится равная ноль. Во время выполнения операции «Расчет зарплаты» по работникам, по которым была проведена операция с видом расчета «Расчет» (по списочному составу) выполняется перерасчет зарплаты и если есть разница в расчетах (работника отозвали из отпуска), они показываются в зарплату. Указанный вид расчета так же используется при начислении зарплаты по группе работников (пенсионерам, контрактникам), по которым не проводится расчет зарплаты по общему списку.
Меню «Справочники/Настройки по проводкам» предназначено для настройки балансовых счетов и схем проводок по кодам начислений и удержаний (рисунок 21).
 |
Рисунок 21 – Экранная форма справочника «Настройки по
проводкам»
Для того чтобы настроить проводки первоначально необходимо ввести типы счетов.
В режиме «Справочники/Настройки по проводкам/ Счета» нужно внести все счета, используемые при расчете заработной платы. Заполнить тип счета, счет, наименование счета, признак отношения счета к себестоимости (рисунок 22).
Рисунок 22 – Настройка счетов
Расчет проводок будет выполняться только тогда, когда в режиме «Справочники/Настройки по проводкам /Описание проводок» будут заполнены алгоритмы расчета проводок по каждому коду начислений и удержаний (рисунок 23).
Рисунок 23 – Настройка проводок
Описание признаков по справочнику проводок:
1) «Тип выплаты» – для разбивки проводок по разным счетам в аванс или не аванс. Выплата в аванс идет на одни счета, а при учете выплаты (в зарплату, в расчет, межрасчет) счета другие:
- «в аванс» – указываются счета, которые должны быть при выплате аванса;
- «» – пусто в любом другом случае.
2) «Период даты пересчета» – используется в основном для проводок по отпуску:
- «Будущий» – проводка по отпуску будущего месяца;
- «» – пусто в любом другом случае.
3) «Детализация расчета» – этот признак используется для начислений, которые разбиваются на прибыль и себестоимость. Допустим, процент от оклада идет на одни счета, а остаток суммы на другие. Этот признак должен проходить с заполненным кодом начисления и процентом.
- «По работнику» – берется работник. Если в проводке с таким признаком стоит процент и код (допустим оклада), то указанный процент рассчитывается от оклада и сравнивается с суммой начисления. Если начисленная сумма превышает величину процента, то идет деление на прибыль и себестоимость, в противном случае полная сумма начисления укладывается на себестоимость;
- «Остаток» – используется для формирования проводки по сумме, которая превышает процент от оклада;
- «» – пусто в любом другом случае.
4) «Тип суммы» – определяет тип указанного значения.
- «Процент» – если берется процент кода от суммы по коду указанному в графе «Код н/у»;
- «Коэффициент» – если берется коэффициент от кода указанного в графе «Код н/у»;
- «» – пусто, если с суммой по начислению не надо ничего делать.
5) «Значение» – если задан признак «Тип суммы», то необходимо в этой графе указать числовое значение процента или коэффициента.
6) «Размер» – в основном используется для описания проводок по ночным.
- «Ставка 1-го разряда» – для разнесения ночных, которые считаются по алгоритму от ставки 1-го разряда;
- «Часовая ставка» – для разнесения ночных, которые считаются по алгоритму от часовой ставки;
7) «Период выбора кода» – для определения месяца при выборе сумм по указанным кодам н/у.
- «Прошлый» – дата пересчета используется прошлого месяце при выборе сумм (допустим по окладам);
- «» – пусто, предполагается текущий месяц.
8) «Код н/у» и «Наименование» – используется для выбора кода начисления, который учитывается при разбиении суммы по начислению на разные счета.
9) «Группа работников» – этот признак используется в том случае, если по начислению проводок имеет значение, к какой группе относится должность работника. Чтобы правильно учитывался этот признак в справочнике «Категорий работников» на всех должностях правильно отнесите должность к группе категории должностей.
- «Для рабочих» – при расчете проводок будет учитываться должность работника;
- «» - пусто.
10) «Номер группы из подразделений» – используется для разбиения проводок по разным счетам в зависимости от типа производства. В режиме «Справочники» / «Общие справочники» / «Подразделений»/ «Редактирование открытых» в графе «N п/п группы для проводок» выделить номера групп отделений, затраты которых относятся на одни счета – это просто номер по порядку. Большую часть подразделений можно не отмечать номером.
11) «Тип проводки» – определяет принцип расчета проводки: расчет по конкретному человеку или в целом по предприятию.
- «сводная по документу» – если начисление (премия, надбавка) рассчитывается не по конкретному человеку, а в целом по предприятию;
- «» - пусто.
Для выполнения различных операций служит подменю «Операции» главного меню программы (рисунок 24):
Рисунок 24 – Экранная форма меню «Операции»
Для расчета аванса нужно выполнить следующее:
· заполнить справочник вхождения в виды начисления и удержания (на всех н/у, с которых берется аванс);
· в справочнике типов дней ввести запись: Р Рабочие дни и код аванса;
· в справочнике видов начислений и удержаний указать алгоритм расчета аванса: алгоритм 1-процент, алгоритм 2 – на суммы видов оплат;
· в справочнике констант ввести в строке аванс – код аванса.
Тип документа для расчета аванса должен быть только «зарплата». Выполнение операции по расчету аванса осуществляется путем выбора пользователем пункта меню «Операции/Добавление разового начисления». Далее необходимо выбрать код начисления аванса, задать период и процент выплаты.
Период нужен для подсчета количества рабочих дней работника, попадающих в данный период. Так, например аванс начисляется за период с 1 по 15 число, если было отработано не меньше 10 дней, в противном случае аванс не начисляется. Если задать период полного месяца, аванс будет начислен.
Результаты начисления аванса можно увидеть в расчетных листках работников. Процент, используемый при расчете аванса, может быть указан либо в справочнике видов начислений и удержаний в графе «значение», либо указан в диалоге «Добавление разового начисления или удержания».
Для удаления начисленного аванса необходимо выбрать пункт меню «Операции/Удаление разового начисления», указав документ для удаления.
Для расчета премии необходимо:
· заполнить справочник вхождения в виды начисления и удержания (на всех начислениях с которых рассчитывается премия);
· в справочнике видов начислений и удержаний указать алгоритм расчета премии: алгоритм 1-процент, алгоритм 2 – на суммы видов оплат;
· в справочнике констант ввести в строке премия – код премии.
Тип документа для расчета премии может быть «зарплата» или «межрасчет». Выполнение операции по расчету премии осуществляется путем выбора пользователем пункта меню «Операции/Добавление разового начисления». С начало надо задать номер документа, затем указать код начисления, период прошлого месяца за который выплачивается премия и процент выплаты (рисунок 25).
Рисунок 25 – Экранная форма начисления премии
Тип расчета выплаты премии «межрасчет»:
· если в справочнике организаций в графе «удержание в межрасчет как в зарплату» стоит признак «нет», то удержания с премии берутся те, которые указаны в справочнике видов начислений и удержаний в графе «удержания разовые». Налог удерживается только с начисленной суммы без учета всех ранее начисленных сумм и льгот;
· если в справочнике организаций в графе «удержание в межрасчет как в зарплату» стоит признак «да», то удержания с премии берутся те, которые указаны в справочнике постоянных начислений и удержаний работника, причем налог рассчитывается с накоплением и с учетом всех льгот работника.
Для удаления начисленной премии необходимо выбрать пункт меню «Операции/Удаление разового начисления», указав документ для удаления.
Расчет других начислений выполняется аналогично. В справочнике видов начислений и удержаний должен быть заполнен алгоритм расчета начисления для расчета в режиме «Операции/Добавление разового начисления».
Режим «Операции/Заполнение ведомости по номеру документа» предназначен для ручного ввода рассчитанных сумм.
Режим «Операции/Распределение премии» предназначен для перераспределения премии между работниками подразделения руководителем данного подразделения.
Бухгалтер выполняет режим «Операции/Распределение премии/Рассчитать суммы для редактирования». Руководители перераспределяют премию и ее подтверждают. О состоянии готовности премии для разнесения бухгалтер видит в режиме «Операции/Распределение премии/Текущее состояние по подразделениям». Когда руководители всех подразделений подтвердят распределение премии, бухгалтер выполняет режим «Операции/Распределение премии/Разнести суммы для расчета», после чего рассчитанная премия переносится в расчетные листки работников.
Расчет сумм отпускных осуществляется в режиме «Операции/Расчет отпуска» (рисунок 26).
Рисунок 26 – Экранная форма режима «Расчет
Отпуска»
Данный режим выполняется для конкретного работника. Тип расчета отпуска может быть «зарплата», «межрасчет» или «расчет». Для правильного расчета отпуска должны быть предварительно заполнены следующие справочники:
1. В справочнике вхождения в виды начисления и удержания (на всех начислениях, с которых рассчитывается отпуск необходимо проставить коды видов отпусков);
2. В справочнике видов начислений и удержаний указать алгоритм расчета отпуска: алгоритм 2 – на суммы видов оплат;
3. В справочнике констант ввести в строках по всем типам отпуска – код отпуска;
4. В справочнике типов дней добавить строки с указанием типов дней для всех типов отпусков, чтобы при вводе отпуска в табель проставлялся нужный тип дня.
В верхней таблице справа заполняется запись об отпуске: вводится номер документа, период отпуска «Дата начала» и «Дата окончания», устанавливаются признаки: «выплачивать материальную помощь к отпуску» («Да» / «Нет»), «рассчитывать зарплату до дня ухода в отпуск» («Да» / «Нет») и задается тип расчета.
Если необходимо рассчитать работнику сразу несколько типов отпусков в одном документе, например: очередной, поощрительный и др., то необходимо ввести сразу первый тип отпуска, получить средний, а затем вводить все остальные типы отпусков. Для расчета компенсации по отпуску обязательно нужно указывать в графе «Количество дней» количество дней компенсации.
Расчет пособия по временной нетрудоспособности осуществляется в режиме «Операции/Расчет больничного» (рисунок 27). Данный режим выполняется для конкретного работника. Тип расчета больничного может быть «зарплата» или «межрасчет». Для расчета больничного должны быть заполнены следующие справочники:
· в справочнике вхождения в виды начисления и удержания (на всех начислениях, с которых рассчитывается больничный необходимо заполнить коды больничного). В строке больничного для премий, которые в расчет больничного включаются с учетом отработанного времени, необходимо в поле «значение» проставить значение равное «1»;
· в справочнике видов начислений и удержаний указать алгоритм расчета больничного: алгоритм 2 – на суммы видов оплат;
· в справочнике констант ввести в строках по всем типам больничного – код больничного;
· в справочнике типов дней добавить строки с указанием типов дней для всех типов больничного, чтобы при разнесении дней больничного в табель проставлялся нужный тип дня.
Рисунок 27 – Экранная форма режима «Расчет больничного»
Для расчета больничного: вводится номер документа, период больничного «Дата начала» и «Дата окончания» и задается тип документа (тип расчета больничного). В момент сохранения внесенной информации, идет заполнение табеля работника тем типом дня, который указан в Справочнике типов дней для конкретного типа больничного.
Сам расчет можно увидеть, перейдя на закладку «начисления и удержания». Получение отчета осуществляется нажатием кнопки «Отчет».