Расчёты с подотчётными лицами ревизируются для установления правильности и обоснованности выдачи денег должностным работникам в подотчёт и расходование ими денежных средств на хозяйственные нужды и командировочные расходы. Не разрешается выдача подотчёт денежных средств лицам, не работающим в данном учреждении. Ревизор проверяет, имеется ли приказ руководителя учреждения, по которым определён круг лиц, имеющих право на получение под отчёт денежных средств на операционные и административно-хозяйственные расходы, а также наличие приказа в каждом конкретном случае на выдачу авансов на командировочные расходы.
Основными источниками ревизии операции с подотчётными лицами являются расходные, приходные кассовые ордера, отчёты кассира, авансовые отчёты с приложенными оправдательными документами, мемориальный ордер № 8- накопительная ведомость формы 386.
Авансы подотчётным лицам выдаются в установленных размерах в зависимости от цели, на которую выдается аванс. Размер аванса на служебные командировки определяется в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных и расходов по найму жилого помещения на срок командировки.
Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Авансовые отчёты проверяются ревизором с точки зрения правильности оформления, арифметических подсчётов, законности и целесообразности расходования каждой суммы, отражённой в кассовых документах и авансовом отчёте, проверяется нет ли искажения полученного в подотчёт размера аванса. Иногда по сговору с подотчётным лицом бухгалтерия указывает в авансовом отчёте завышенную сумму аванса, с таким расчётом, чтобы присвоить разницу между израсходованной сумму и полученной под отчёт. Законность и целесообразность расходования в подотчетных сумм на операционные и административно- хозяйственные расходы проверяются путём сопоставления сумм авансового отчёта по видам расходов с документами, подтверждающими фактическое поступление ценностей на склад или получение услуг. Путём сопоставления документов, приложенных к авансовому отчёту, с данными складского учёта выявляются злоупотребления, скрываемые повторной оплатой ценностей безналичными расчётами.
Важным участком ревизии являются проверка командировочных расходов. Служебной командировкой признается поездка работника по приказу или распоряжению руководителя учреждения на определённый срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Нельзя считать командировкой поездки работников, у которых служебные функциональные обязанности в выполнении основной работы носят разъездной характер. В первую очередь целесообразно проверить соблюдение лимитов на командировочные расходы.
Ревизором проводится анализ целевого расходование денежных средств на командировочные расходы. Ревизор должен обратить внимание на правильность оформление командировок. Основанием для выписки командировочного удостоверения является приказ руководителя учреждения с указанием пункта назначения, срока, и цели командировки. Эти данные сопоставляются с фактическими показателями. Имеются ли отметки о выбытии и о прибытии того предприятия, которое указано в приказе, соблюден ли срок командировки, своевременно ли составлен авансовый отчёт. Обращается внимание на возможные случаи издания приказа с определением срока командировки не более чем на 40 дней, не считая времени нахождения в пути, продления срока командировки более чем 10 дней.
Важным вопросом ревизии командировочных расходов является проверка правильности составления авансового отчёта и достоверности документов, приложенных к нему, подтверждающих факт расхода. Такими документами являются: командировочные удостоверения, счета гостиниц, товарные чеки на купленные ценности, счета за оказаны транспортные услуги, квитанции, билеты на проезд на соответствующих видах транспорта. Тщательная проверка отметок о прибытии и убытии работника нужна потому что по этим отметкам делается расчёт фактического времени нахождения в командировке и определяется сумма оплаты.. Неправильное определение количества дней нахождения в командировке может привести к переплатам суточных, к сокрытию несвоевременного выхода на работу, к оплачиваемым прогулам. Проверяя расходы возмещаемы по командировке ревизор должен обратить внимание, что в соответствии с Постановление Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года N 1428 Об утверждении Правил о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан (с изменениями, внесенными постановлением Правительства РК от 18.04.01 г. N 514) командированному работнику возмещаются следующие расходы:
1) за каждый день нахождения в командировке выплачиваются суточные в размере 50 процентов от месячного расчетного показателя;
2) по найму жилого помещения по предъявленным документам:
для руководителей и заместителей руководителей государственных учреждений, а также депутатов Парламента Республики Казахстан сумма расходов по найму жилого помещения в сутки не должна превышать семикратного размера месячного расчетного показателя в городах Астане и Алматы, четырехкратного размера месячного расчетного показателя - в областных центрах и двукратного размера месячного расчетного показателя - в районных центрах;
для работников государственных учреждений сумма расходов по найму жилого помещения в сутки не должна превышать четырехкратного размера месячного расчетного показателя в городах Астане и Алматы, трехкратного размера месячного расчетного показателя - в областных центрах и двукратного размера месячного расчетного показателя - в районных центрах; при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 50 процентов от норм суточных по служебным командировкам, кроме случаев, когда работники пользовались бесплатно предоставленным жилым помещением;
3) по проезду к месту командирования и обратно к месту постоянной работы (кроме случаев, когда администрацией предоставляются командированному соответствующие средства передвижения) на основании предъявленных проездных документов при проезде по железным дорогам - по тарифу купированного вагона; по водным путям, по шоссейным и грунтовым дорогам - по существующей в данной местности стоимости проезда; в исключительных случаях (отсутствие названных транспортных средств или срочность командировки) с разрешения руководителя государственного учреждения воздушным транспортом - по тарифу экономического класса;
4) стоимость бронирования проездных билетов и места в гостинице, а также пользования постельными принадлежностями в поездах при проезде к месту командирования и обратно к месту постоянной работы, при наличии документов, подтверждающих эти расходы;
5) при отсутствии проездных документов к месту командирования и обратно к месту постоянной работы расходы возмещаются по минимальной стоимости проезда транспортом;
6) по проезду автотранспортом (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту, если они находятся за пределами населенного пункта, при наличии подтверждающих документов.
При командировках в местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, расходы возмещаются в следующем порядке:
· если командированный работник по окончании рабочего дня по собственной воле остается в месте командирования, то при предъявлении оправдательных документов о найме жилого помещения суточные и транспортные расходы возмещаются.
· если командированный работник ежедневно возвращается к месту постоянной работы, то возмещаются только транспортные расходы при наличии проездных документов, без выплаты суточных (надбавок взамен суточных).
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не приступит к выполнению возложенного на него служебного поручения или не вернется к месту постоянной работы, но не свыше 40 дней.
За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях социальное пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.
Заключительным этапом ревизии расчётов с подотчётными лицами является проверка состояния бухгалтерского учёта, на который возложен контроль за целевым расходованием денежных средств. Ревизор проверяет, все ли авансовые отчёты утверждены руководителем учреждения, вносятся ли бухгалтером необходимые исправления при отсутствии оправдательных документов, арифметических ошибках, неправильно оформленных документах, не всех ли авансовых отчётах имеется роспись бухгалтера. Тщательной проверке подлежит правильность корреспонденции счетов проставленной бухгалтером в авансовом отчёте.
Все операции по расчётам с подотчётными лицами ведётся на счёте 160 «Расчёты с подотчётными лицами» в мемориальном ордере №8 накопительной ведомости формы 386. Правильность записей в этом мемориальном ордере проверяется по данным авансовых отчётов и кассовых документов.