Названные отделы выполняют следующие функции.
Функции административно-хозяйственного отдела.
1. Обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты здания и помещений, в которых расположен офис компании, а также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
2. Принятие участия в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных помещений, составлении смет хозяйственных расходов.
3. Проведение ремонта помещений, осуществление контроля за качеством выполнения ремонтных работ.
4. Обеспечение предприятия средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
5. Организация и оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, продуктов питания, оборудования и инвентаря, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.
6. Контроль рационального расходования материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
7. Организация приема лиц, прибывших в служебные командировки.
8. Организация хозяйственного обслуживания проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
9. Выполнение работ по организации табельного учета, рационального питания работников во время обеденных перерывов.
10. Обеспечение выполнения противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
11. Принятие мер по внедрению средств связи, вычислительной и организационной техники.
Функции маркетингового отдела
1. Осуществление разработки маркетинговой политики компании на основе анализа потребительских свойств товара и прогнозирования потребительского спроса на продукцию, технических и иных потребительских качеств конкурирующей продукции.
2. Определение новых рынков сбыта и новых потребителей товара.
3. Сбор и анализ коммерческо-экономической информации, созданию банка данных по маркетингу (заявки на поставку, наличие запасов, ёмкость рынка и т.д.)
4. Организация изучения мнения потребителей о товаре. Подготовка предложения по повышению конкурентоспособности и качеству товара.
5. Осуществление контроля за своевременным устранением недостатков, указанных в поступающих от потребителей рекламациях и претензиях, мотивацией определённого отношения потребителей к продукции предприятия.
6. Организация разработки стратегии проведения рекламных мероприятий в СМИ с помощью наружной, световой, электронной, почтовой рекламы.
7. Подготовка предложений по формированию торговой марки и брэнда компании.
8. Осуществление процедуры планирования и отчётности отдела.
Функции отдела по работе с персоналом
1. Работа по комплектованию компании трудовыми кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
2. Организация разработки прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей кадровыми агентствами и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
3. Разработка кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.
4. Работа по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контроль правильности использования работников в подразделениях предприятия.
5. Осуществление планомерной работы по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
6. Организация проведения аттестации работников компании, ее методическое и информационное обеспечение, анализ результатов аттестации, разработка мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определение круга специалистов, подлежащих повторной аттестации.
7. Организация своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
8. Обеспечение подготовки документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения.
9. Создание банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.
10. Проведение систематического анализа кадровой работы на предприятии, разработка предложений по ее улучшению.
11. Организация табельного учета, подтверждение графиков отпусков.
Функции отдела продаж
1. Реализация планов продаж, направленных на организацию сбыта продукции в установленные сроки, в предусмотренном количестве и ассортименте.
2. Формирование стратегического и тактического планов развития рынка.
3. Внедрение и контроль способов взаимодействия между клиентами и компанией.
4. Налаживание взаимовыгодных отношений со стратегическими клиентами.
5. Анализ и контроль дебиторской задолженности компании.
6. Разработка и внедрение мероприятий по сокращению дебиторской задолженности.
7. Контроль погашения дебиторской задолженности.
Функции отдела логистики
В функции отдела логистики входит работа с логистическими компаниями в рамках двусторонних договоров, работа со складскими организациями, организация и проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей на складах.
Функции отдела информационных технологий (IT)
Обеспечение бесперебойной работы и наладка в случаях поломки всех компьютерных систем компании, компьютерных приложений, заведение электронной почти для новых сотрудников, работа с компаниями, поставляющими новую оргтехнику.
Функции финансового отдела
В компании финансовый отдел совмещен с бухгалтерией. Поэтому с одной стороны, в функции отдела входит непосредственно ведение бухгалтерского учета специалистами, а с другой:
1. Организация управления движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между компанией и контрагентами, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе реализации продукции и получения максимальной прибыли.
2. Обеспечение разработки финансовой стратегии компании и ее финансовую устойчивость.
3. Разработка проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.
4. Обеспечение доведения утвержденных финансовых показателей до других отделов компании.
5. Разработка проектов планов реализации продукции, капитальных вложений, планирование себестоимости продукции и рентабельности производства, работа по расчету прибыли и налога на прибыль.
6. Определение источников финансирования производственно-хозяйственной деятельности предприятия, включающие бюджетное финансирование, краткосрочное и долгосрочное кредитование, выпуск и приобретение ценных бумаг, лизинговое финансирование, привлечение заемных и использование собственных средств; проведение исследований и анализ финансовых рынков, оценка возможный финансовых рисков применительно к каждому источнику средств и разработка предложений по его уменьшению.
7. Осуществление инвестиционной политики и управление активами предприятия, определение оптимальной их структуры, подготовка предложений по замене, ликвидации активов, контроль за портфелем ценных бумаг, анализ и оценка эффективности финансовых вложений.
8. Организация разработки нормативов оборотных средств и мероприятий по ускорению их оборачиваемости.
9. Обеспечение своевременного поступления доходов, оформление в установленные сроки финансово-расчетных и банковских операций, оплата счетов поставщиков и подрядчиков, погашение займов, выплата процентов, заработной платы служащим, перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения.
10. Осуществление контроля за выполнением финансового плана и бюджета, плана реализации продукции, плана по прибыли и другим финансовым показателям, за правильным расходованием денежных средств и целевым использованием собственных и заемных оборотных средств.
11. Обеспечение ведения учета движения финансовых средств и составление отчетности о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности, достоверность финансовой информации, контроль правильности составления и оформления отчетной документации, своевременность ее предоставления внешним и внутренним пользователям.