Тема 3 . Автоматизированные информационные технологии бухгалтерского учета

Особенности автоматизации бухгалтерского учета

Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами предприятия.

История развития систем бухгалтерского учета. Российские автоматизированные бухгалтерские системы прошли несколько этапов своего развития.

Первое поколение (1988 - 1991 гг.) характеризуется функциональной примитивностью и сложностью адаптации к быстро меняющимся правилам бухгалтерского учета в России. Эти системы изготовлялись в расчете на большой тираж при весьма низкой стоимости копии программы и были предназначены для эксплуатации в виде автоматизированных рабочих мест (АРМ) на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

Второе поколение систем (1992 - 1994 гг.), характеризующееся большей функциональной полнотой и приспособленностью к различным изменениям в правилах бухгалтерского учета, было предназначено для работы в локальных сетях или автономно. Появились системы, сочетающие ряд функций учета, непосредственно не связанных с бухгалтерией. На этом этапе преобладали универсальные тиражируемые системы, хотя уже стали появляться программные продукты, ориентированные на определенный круг клиентов, например системы для автоматизации торговых предприятий.

Третье поколение бухгалтерских систем (1995 - 1998 гг.) отличают комплексный подход и более узкая специализация. Во многих случаях эти системы являются интегрированными и предназначены для полной автоматизации деятельности предприятий.

Многие из них имеют Windоws-версии и могут работать в сети. Бухгалтерские комплексы третьего поколения, как правило, имеют встроенные средства развития и полностью совместимы с другими программными продуктами фирмы-разработчика, обеспечивающими автоматизацию избранного объекта (промышленного предприятия, банка, торговой или страховой фирм).

Четвертое (современное) поколение - это бухгалтерские системы, а по своей сути уже комплексные корпоративные информационные системы (КИС), которые характеризуются интегрированными технологическими решениями, предполагающими поставку вместе с программными средствами методики организации производства и консалтинговых услуг. Таким образом, в сфере методологии разработки систем для автоматизации бухгалтерии практически завершен переход от тиражируемых систем, рассчитанных на широкий круг потребителей, к почти индивидуальным решениям, максимально отвечающим потребностям конкретного заказчика. На российских предприятиях до сих пор имеются бухгалтерские системы всех четырех поколений.

Классификация бухгалтерского программного обеспечения

Для классификации современного программного обеспечения по бухгалтерскому учету специалисты выделяют следующие классы программ:

1) мини-бухгалтерия;

2) интегрированные бухгалтерские системы;

3) бухгалтерский конструктор;

4) бухгалтерский комплекс;

5) бухгалтерия-офис;

6) системы учета международного уровня;

7) международные системы.

Отличительными чертами систем класса мини-бухгалтерия являются отсутствие инструментов для организации учета по различным участкам (учет заработной платы, товарно-материальных ценностей и т.д.), а также небольшой объем учетных операций. Набор функций, реализованных в программах данного класса, ограничен. Мини-бухгалтерии позволяют оформлять небольшой набор первичных документов и форм отчетности и предназначены для бухгалтерий численностью в 1... 3 человека.

Интегрированные бухгалтерские системы предоставляют пользователям более широкие возможности и обеспечивают ведение учета по всем основным участкам. Их отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность. Интегрированные бухгалтерские системы позволяют организовать работу и в локальной сети. При этом на каждом компьютере, как правило, работает вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможности.

Программы класса бухгалтерский конструктор отличаются наличием развитого языка макропрограммирования и средств настройки, что позволяет адаптировать их к особенностям учета на любом предприятии. Хотя в современных условиях быстрого изменения нормативных документов разработчики систем любого класса стремятся обеспечить гибкость своих программ, чаще всего они ограничиваются возможностью изменять ставки налогов, редактировать текстовые файлы форм первичных документов.

Эти программы предоставляют пользователям возможность изменять методику учета, корректировать учетную политику предприятия, которая предполагает, например, выбор определенных правил оценки запасов товарно-материальных ценностей.

Бухгалтерский комплекс представляет собой систему из отдельных взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (например, "Финансы", "Заработная плата", "Склад", "Торговый зал" и др.), каждое из которых предназначено для автоматизации отдельного участка бухгалтерского учета. Работа отдельных АРМ может быть организована как на одном компьютере, так и на разных машинах, объединенных в локальной вычислительной сети. Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего через АРМ главного бухгалтера. Такая организация работы системы позволяет сосредоточиться на отдельных участках учета и требует меньшей доработки системы конечными пользователями, так как обладает широкими функциональными возможностями.

Программы класса бухгалтерия-офис помимо учетных функций решают аналитические задачи, оптимизируют сбыт продукции, управляют закупками сырья, обеспечивают организацию делопроизводства на предприятии, а в некоторых системах и правовую поддержку бизнеса (благодаря возможности совместной работы со справочными правовыми системами, которые поставляются отдельно от основного модуля). Система предоставляет широкие возможности в области менеджмента и маркетинга, поэтому бухгалтерская составляющая здесь может не быть главенствующей. Больше внимания уделяется взаимосвязи составных частей системы и возможности эффективного управления предприятием.

Системы учета международного уровня позволяют организовать учет и проводить анализ в соответствии с некоторыми международными стандартами учета (GAAP, IAS). Поскольку совместить отечественные методики с международными сложно, такие системы позволяют сформировать лишь наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности (Income Statement, Cash Flow) и произвести анализ хозяйственной деятельности по набору ограниченных показателей с использованием несложных методик (например, Вгеаk Event Point). Интерфейс таких программ организован, как правило, на русском и английском языках.
Международные системы поставляются на отечественный рынок программных продуктов иностранными фирмами. Первой отличительной особенностью этих программ является многоязычность (10... 15 языков), другая особенность - модульность программ, что предполагает наращивание возможностей программы посредством новых модулей, приобретаемых за дополнительную плату.

Международные системы, как и программы бухгалтерия-офис, не только предоставляют пользователю широкие возможности в области организации традиционного бухгалтерского учета, но и позволяют обеспечить управление проектами, системой закупок и продаж. Кроме таких возможностей, как генерация отчетов, настройка меню пользователя, указанные системы могут содержать специфические и несвойственные отечественным программам сервисные возможности. Например, работа программы по таймеру позволяет выполнить длительную обработку данных, резервное копирование и формирование объемных ежедневных отчетов в ночное и нерабочее время.

Российские программы бухгалтерского учета

В настоящее время на российском рынке программного обеспечения бухгалтерского учета предлагается множество программ разных производителей. При схожем функциональном наполнении они основаны на различающихся технологических принципах использования и часто имеют непохожий интерфейс. Перейти от использования одной программы к другой бывает порой достаточно сложно. Еще сложнее приспособиться к различиям в правилах настройки программ на особенности учетной практики конкретного предприятия.
Однако, несмотря на существенные различия в порядке применения различных программ, все они основаны на едином подходе к решению задач бухгалтерского учета, вытекающем из его "классической" технологии. В самом общем виде она сводится к тому, чтобы на основании информации первичных документов, вводимых в базу данных системы, составить записи о хозяйственных операциях, вычислить обороты и исходящие остатки счетов и затем составить отчетность.

По результатам анкетирования ведущих российских фирм-разработчиков программ для бизнеса было установлено, что более половины из них занимаются разработкой автоматизированных систем для бухгалтерии.

Приведем перечень наиболее известных и популярных российских разработчиков автоматизированных бухгалтерских систем. Это компании:

"1С" (серия программ "1C: Бухгалтерия");

"Интеллект-Сервис" (серия "БЭСТ");

"ДИЦ" ("Турбо-Бухгалтер"); "Информатик" ("Инфо-Бухгалтер");

"Инфософт" (система "Флагман");

"Омега" (серия ABACUS, AF7);

"Инфин" (серия программных продуктов от "мини" до "макси");

"Гектор" ("Гектор: Бухгалтер"); "Галактика-Парус" (серии программ "Галактика" и "Парус").

Коротко остановимся на некоторых из перечисленных выше программ.

Корпорация "Галактика-Парус" предлагает программу "Парус" под Windows, созданную на базе систем "Парус 4.31" и "Парус 5.11". Разработка предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различного профиля деятельности. Она позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и финансово-хозяйственную деятельность предприятия, а также основные торговые бизнес-процессы и простейший складской учет. "Парус" под Windows, состоящая из подсистем "Бухгалтерия", "Реализация" и "Склад", может поставляться как целиком, так и в виде отдельных модулей.

Для автоматизации крупных корпоративных пользователей разработан программный комплекс "Парус", в который помимо стандартных модулей добавились две новые подсистемы - "Консолидация учета" и "Обработка авизо". Их применение дает возможность решать вопросы построения единого информационного поля для российских холдингов и объединений, а также автоматизировать различные бизнес-процессы компаний со сложной, многоуровневой, территориально распределенной структурой управления.

Система "БЭСТ-4" является в первую очередь торговой системой, но тем не менее обеспечивает автоматизацию всех основных участков учета на предприятии (ведение расчетных счетов, кассы и расчетов с подотчетными лицами, учет основных средств и материалов, расчет зарплаты) и может быть успешно использована для автоматизации предприятий любого профиля. Интерфейс системы направлен на пользователя, благодаря чему большинство настроек может быть выполнено пользователем самостоятельно, без привлечения специалистов фирмы-разработчика.

"БЭСТ-4" предлагает готовое решение для каждого вида бизнеса, например поддерживает автоматизацию и оптовой, и розничной торговли.

Компания "Интеллект-Сервис" разработала технологию автоматизации магазинов на основе широко апробированной программы "БЭСТ-4". Как известно, для предприятий розничной торговли особо актуальны два момента: учет товаров в розничных ценах и проведение переоценки. Именно эти задачи и решает программа "БЭСТ-4-Магазин". Набор функций, существенных именно для розничной торговли, делает эту программу удобной и для менеджеров, и для бухгалтеров.

Модуль "БЭСТ-КПМ", предназначенный для автоматизации рабочего места кассира-операциониста, позволяет свести в единую систему компьютер и кассовый аппарат. Приложение работает как эмулятор РОS-терминала и обеспечивает автоматическую регистрацию розничных продаж, оформление и печать чеков, поддержку внешних устройств (сканеры штрих-кодов, электронные весы), занесение сведений в фискальную память. Следует особо отметить, что "БЭСТ-КПМ" - относительно дешевое решение, так как программа и простой кассовый аппарат в сумме стоят существенно меньше, чем любой РОS-терминал.

Система "БЭСТ-ПРО" предназначена для автоматизации учета и управления на промышленных предприятиях и адаптирована к различным условиям хозяйствования, в том числе и во время кризисов.

Компания "Омега", известная серией бухгалтерских программ ABACUS, подготовила для пользователей программу AF7. Она позволяет работать с единой, в том числе и распределенной, базой данных на большом количестве рабочих мест в сети и обеспечивает высокое быстродействие. Базовые разделы AF7 представляют собой законченные решения по автоматизации основных участков учета предприятия.

Последние версии системы "Флагман" компании "Инфософт" включают подсистемы "Финансовый менеджмент", "Договоры и взаиморасчеты", "Зарплата", "Налоговый и бухгалтерский учет". Рейтинг фирм, разработчиков бухгалтерских программ.

Бесспорным лидером среди разработчиков является фирма 1С.

"1С: Бухгалтерия" Одной из наиболее популярных и распространенных программ автоматизации учета является программа "1С: Бухгалтерия" для Windows (по данным "Финансовой газеты", газеты "Софт-Маркет" и др.). Программа имеет большую и долгую историю, начиная с первых версий для операционной системы DOS. Она достаточно удобна, универсальна и проста в пользовании. Бухгалтеру требуется совсем немного времени, чтобы освоить простые, но весьма эффективные приемы работы, позволяющие решить основные проблемы ведения учета.

"1С: Бухгалтерия" представляет собой программный продукт, относящийся к системе программ "1С: Предприятие", и фактически представляет собой систему "1С: Предприятие" с компонентой "Бухгалтерский учет".

По классификации компьютерных бухгалтерских систем эта программа относится к категории бухгалтерских конструкторов, а также комплексных бухгалтерских систем.

Установка системы производится при помощи специальной программы установки.