12. Методика проектирования системы управления проектом с использованием матрицы РАЗУ.
Матрица разделения административных задач управления (РАЗУ) позволяет обоснованно разделить функции по подразделениям и службам аппарата управления проектом, а также обеспечить их комплексную реализацию. Она представляет собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования должностей, подразделений и служб, а в сказуемом перечисляются задачи, выполняемые этими исполнителями. Условным знаком обозначается отношение каждого подразделения, службы или конкретного работника к решению определенной задачи (см. табл. 59).
Деятельность по реализации функций управления при проектировании матрицы РАЗУ заключается в определении:
1) ответственности за решение той или иной задачи управления проектом;
2) содержания деятельности исполнителя по реализации задачи;
3) содержания деятельности исполнителя по подготовке и техническому обслуживанию реализации задачи.
13. Принципы построения организационных структур управления проектом.
Эффективность управления проектом. Во многом зависит от используемой организационной структуры. Под организационной структурой понимается совокупность элементов организации и связей между ними. Связи между должностями и структурными подразделениями могут быть либо вертикальные, по которым протекают административные процессы принятия решений, либо горизонтальные, по которым протекают процессы выполнения работ. При этом выделять горизонтальные и вертикальные связи и процессы можно лишь на низком уровне декомпозиции деятельности по проекту, а на среднем и высоком уровне деятельность по реализации проекта складывается из «диагональных» процессов и связей. Выбор и дальнейшее проектирование, анализ и создание организационной структуры является сложной, междисциплинарной, слабо структурируемой и формализуемой деятельностью. Общие принципы построения организационных структур управления проектами: соответствие организационной структуры системе взаимоотношений участников проекта; соответствие организационной структуры содержанию проекта; соответствие организационной структуры требованиям внешнего окружения.
|
|
14. Методика разработки матрицы распределения административных задач управления проектом.
Матрица РАЗУ может использоваться для оптимизации функциональной структуры организации посредством анализа функций подразделений, определения трудоемкости выполнения управленческих задач и норм загрузки подразделений и служб. Рациональное распределение функций управления способствует эффективному достижению целей организации (фирмы). Определение целенаправленности любой организации, т. е. общей цели существования фирмы, является весьма важной и сложной проблемой.
Цель - это желаемое состояние любой системы. Цель состоит из совокупности подцелей (задач) и должна обладать следующими характеристиками:
· конкретностью;
· обозримостью (краткосрочностью, долгосрочностью);
· реалистичностью (достижимостью);
· взаимосвязанностью (согласованностью с другими задачами);
· эффективностью (прибыльностью).
Достижение цели фирмы обеспечивается через реализацию функций управления.
|
|
Функция управления - это часть процесса управления, полученная в результате разделения всего процесса управления по характеру и содержанию связанного с ним труда. Иными словами, функция представляет собой совокупность управленческих работ, объединенных по признаку однородности. Выделение функции управления зависит от целевого назначения системы (фирмы). Эффективное выполнение функций управления предполагает распределение прав и обязанностей между подразделениями и персоналом.
Обоснованное разделение функций между подразделениями и службами аппарата управления обеспечивается посредством разработки и реализации матрицы РАЗУ.
Эта матрица представляет собой таблицу, в столбцах которой располагаются наименования подразделений и служб (либо конкретные работники аппарата управления), а в строках перечисляются задачи, выполняемые этими исполнителями. Условным знаком обозначается отношение каждого подразделения, службы или конкретного работника к решению определенной задачи.
С позиции системного подхода данную матрицу можно рассматривать как средство согласования входов и выходов системы. В наименованиях столбцов располагаются входы - функциональные подразделения, службы, должности участников процесса управления. В наименованиях строк - выходы - перечисляются функции (виды управленческих работ, составляющие процесс управления). В поле матрицы условными знаками показаны функции преобразования, связывающие совокупности входов и выходов.
15. Содержание процессов мониторинга и контроля при управлении реализацией проекта.
|
|
В самом общем виде методология проектного менеджмента определяет и формализует процедуры, методы и инструменты реализации пяти групп управленческих процессов (согласно стандарту PMBOK Guide):
· Инициации проекта
· Планирования
· Организации исполнения;
· Контроля исполнения;
· Завершения проекта.
Контроль исполнения проекта - процесс сравнения показателей плановых и фактических показателей выполнения проекта, анализ отклонений и их причин, оценка возможных альтернатив и принятие, в случае необходимости, решений о корректирующих действиях для ликвидации нежелательных отклонений.
Контроль проекта может включать следующие процедуры:
· Сбор отчетности о ходе работ по проекту
· Анализ текущего состояния проекта относительно основных базовых показателей (результаты, стоимость, время)
· Прогнозирование достижения целей проекта
· Подготовку и анализ последствий корректирующих воздействий
· Принятие решений о воздействиях и изменениях