Общество с ограниченной ответственностью «Астра»
(ООО «Астра»)
| УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Астра» Карпов В. И. Карпов 18.04.2020 Печать ООО «Астра» |
ПОЛОЖЕНИЕ
О документообороте ООО «Астра»
…
3. Общие положения об электронном документообороте
3.1. Электронный документооборот Общества представляет собой обмен электронными документами в соответствии с настоящим положением.
3.1.1. Организатор электронного документооборота – служба управления персоналом Общества.
3.1.2. Участники электронного документооборота – уполномоченные лица с техническими возможностями.
3.1.3. К техническим мероприятиям относятся:
– организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;
– обеспечение целостности обрабатываемых данных;
– обеспечение антивирусной защиты информации.
3.1.4. К организационным мероприятиям относятся:
– контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;
– определение должностных лиц – участников электронного документооборота и организатора электронного документооборота, ответственных за обеспечение информационной безопасности;
– установление порядка резервного копирования, порядка обновления антивирусных баз;
– установление порядка допуска для проведения ремонтных и программно-технических работ;
– организация режимных мероприятий.
3.1.5. Взаимодействие информационных систем электронного документооборота в настоящем – обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками электронного документооборота:
– направление и получение в электронной форме документов;
– получение информации;
– согласование информации в электронной форме.
3.1.6. Владелец сертификата ключа электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП – владелец сертификата ключа подписи – физическое лицо, на имя которого оператором выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы).
3.1.7. Доставка электронного документа – процесс перемещения электронного документа от отправителя к получателю.
3.1.8. Оператор – организация, осуществляющая выдачу и обслуживание сертификатов ЭЦП.
3.1.9. Отправитель электронного документа – физическое лицо, которое направляет электронный документ.
3.1.10. Получатель электронного документа – физическое или юридическое лицо, которому отправлен электронный документ.
3.1.11. Система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, представляющая собой совокупность программного, информационного и аппаратного обеспечения, реализующая электронный документооборот.
3.1.12. Средства ЭЦП – аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций – создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей.
3.1.13. Электронный документ – документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических и программных средств, фиксируемый в цифровом коде в форме идентифицируемого по содержательной части именованного файла, доступный для последующей обработки, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи. Электронный документ должен содержать как минимум один реквизит с ЭЦП.
3.1.14. ЭЦП – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
3.1.15. Электронное сообщение – логически целостная совокупность данных, имеющих смысл для участников информационного взаимодействия, закодированная способом, позволяющим обеспечить ее обработку средствами вычислительной техники, передачу по телекоммуникационным каналам связи и хранение на машиночитаемых носителях информации.
3.2. Формат файлов, используемых при электронном документообороте должен соответствовать стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.
3.3. При электронном документообороте происходит обмен как общедоступной информацией, так и информацией, отнесенной к сведениям, составляющим служебную тайну.
3.4. Электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. В электронном сообщении содержится сопроводительная и содержательная части. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть – текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и их реквизиты.
3.5. Система электронного документооборота Организации должна обеспечивать подготовку уведомлений о ходе прохождения и рассмотрения электронных сообщений.
3.6. Информационная безопасность обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.
3.7. Ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе несет отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа.
4. Организация электронного документооборота
4.1. Электронный документооборот включает в себя: формирование, отправку, доставку проверку электронного документа; подтверждение получения электронного документа; учет (регистрацию входящих и исходящих электронных документов); хранение электронных документов (ведение архивов электронных документов).
4.2. Формирование электронного документа осуществляется в следующем порядке:
– формирование электронного документа в виде именованного файла;
– подписание сформированного электронного документа в виде именованного файла электронной цифровой подписью.
4.3. Электронный документ может быть подписан только ЭЦП, для которой изготовлен сертификат ключа электронной цифровой подписи.
4.4. Все юридические действия, оформляемые посредством электронных документов в соответствии с настоящим Положением, признаются совершенными в письменной форме и не могут быть оспорены только на том основании, что они совершены в электронном виде.
4.5. После отправки электронного документа отправитель обязан принять подтверждение о получении электронного документа. Подтверждение автоматически направляется в форме электронного сообщения (статуса документа). В подтверждении должны быть указаны дата и время получения электронного документа.
4.6. Проверка электронного документа включает проверку подлинности всех электронных цифровых подписей электронного документа.
4.7. Электронный документ признается подлинным (действительным) при одновременном выполнении следующих условий:
– получено подтверждение подлинности ЭЦП с использованием сертификата ключа ЭЦП;
– сертификат ключа ЭЦП действителен (срок действия наступил и не истек на момент определения действительности электронного документа; не аннулирован или не приостановлен на момент определения действительности электронного документа).
4.8. В случае положительного результата проверки электронного документа данный электронный документ принимается к исполнению и подлежит дальнейшей обработке. В противном случае данный электронный документ считается непринятым, о чем получатель электронного документа информирует отправителя.
5. Учет электронных документов
5.1. Учет электронных документов осуществляется путем ведения электронных журналов учета. Программные средства ведения электронных журналов учета являются составной частью программного обеспечения, используемого для организации электронного документооборота.
5.2. При учете исходящего электронного документа учитываются следующие данные:
– уникальный исходящий номер документа;
– дата и время подготовки документа (дата и время проставления электронной подписи исполнителем документа);
– отметка об отправке документа (дата и время отправки документа может совпадать с датой и временем подготовки документа);
– иные данные.
5.4. При учете входящего электронного документа учитываются следующие данные:
– уникальный входящий номер документа;
– дата и время получения документа;
– исходящий номер полученного документа;
– дата и время подготовки документа (дата и время проставления электронной подписи исполнителем документа);
– иные данные.
5.5. Участники должны обеспечить защиту от несанкционированного доступа и непреднамеренного уничтожения и (или) искажения учетных данных, содержащихся в электронных журналах учета электронных документов.
5.6. Все учтенные электронные документы должны храниться в электронных архивах в течение сроков, предусмотренных нормативными документами.
5.7. Электронные документы должны храниться в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.
5.8. Электронные архивы подлежат защите от несанкционированного доступа, непреднамеренного уничтожения и (или) искажения.
5.9. Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с электронной цифровой подписью.
5.9.1. Электронный документ может иметь неограниченное количество оригиналов. Для создания дополнительного экземпляра электронного документа осуществляется воспроизводство содержания документа вместе с ЭЦП.
5.9.2. Все оригиналы электронного документа, идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.
5.10. Копии электронного документа.
5.10.1. Копии электронного документа создаются на бумажном носителе и заверяются собственноручной подписью лица, являющегося отправителем или получателем электронного документа.
5.10.2. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указания на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.