Организация работы с документами в ОАО «Мегафон ритейл» включает в себя оперативность перемещения и исполнения документов и эффективность обеспечения руководства предприятия документной информацией.
В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов:
входящие;
исходящие;
внутренние
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества.
Из отделов предприятия, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе.
Исходящие документы, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании «Мегафон», оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:
бланк предприятия для письма;
общий бланк для всех других видов документов.
Внутренние документы ОАО «Мегафон ритейл» оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов:
название предприятия;
название подразделения;
вид документа;
место составления;
дата;
номер.
Порядок работы с входящими документами
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ОАО «Мегафон ритейл» осуществляется менеджером данного предприятия, входящим структурно в отдел бухгалтерии и кадров.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Менеджер рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. После рассмотрения директор ОАО «Мегафон ритейл» наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивают в дело, копии разносят исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.
В соответствии с существующими требованиями должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ОАО «Мегафон ритейл» подлинники подшивают в дело, а исполнителям передаются копии.
Порядок работы с исходящими документами
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
составление документа исполнителем;
проверка правильности.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм.
В ОАО «Мегафон ритейл» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом данного предприятия. Такое согласование оформляется визой.
После подписания руководителем, менеджер регистрирует исходящий документ.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
порядковый номер, документа, включающий номер дела;
адрес (корреспондент);
краткое содержание или заголовок;
отметка об исполнении (запись о решении вопроса);
исполнитель;
примечания.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствуют, но необходимо добавить графу «название вида документа».
На исходящих документах ОАО «Мегафон ритейл» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он проставляется в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения. Порядковой номер и дата.
Порядок работы с внутренними документами
В ОАО «Мегафон ритейл» регистрацией внутренних документов занимается менеджер отдела бухгалтерии и кадров. Все внутренние документы, поступающие на имя директора, а также приказы по основанной деятельности регистрирует он же.
Номенклатура дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.