ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ ОАО «МЕГАФОН РИТЕЙЛ»




 

Организация работы с документами в ОАО «Мегафон ритейл» включает в себя оперативность перемещения и исполнения документов и эффективность обеспечения руководства предприятия документной информацией.

В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов:

входящие;

исходящие;

внутренние

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества.

Из отделов предприятия, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании «Мегафон», оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

бланк предприятия для письма;

общий бланк для всех других видов документов.

Внутренние документы ОАО «Мегафон ритейл» оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов:

название предприятия;

название подразделения;

вид документа;

место составления;

дата;

номер.

Порядок работы с входящими документами

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ОАО «Мегафон ритейл» осуществляется менеджером данного предприятия, входящим структурно в отдел бухгалтерии и кадров.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Менеджер рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. После рассмотрения директор ОАО «Мегафон ритейл» наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивают в дело, копии разносят исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ОАО «Мегафон ритейл» подлинники подшивают в дело, а исполнителям передаются копии.

Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

составление документа исполнителем;

проверка правильности.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм.

В ОАО «Мегафон ритейл» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом данного предприятия. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, менеджер регистрирует исходящий документ.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

порядковый номер, документа, включающий номер дела;

адрес (корреспондент);

краткое содержание или заголовок;

отметка об исполнении (запись о решении вопроса);

исполнитель;

примечания.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствуют, но необходимо добавить графу «название вида документа».

На исходящих документах ОАО «Мегафон ритейл» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он проставляется в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения. Порядковой номер и дата.

Порядок работы с внутренними документами

В ОАО «Мегафон ритейл» регистрацией внутренних документов занимается менеджер отдела бухгалтерии и кадров. Все внутренние документы, поступающие на имя директора, а также приказы по основанной деятельности регистрирует он же.

Номенклатура дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2020-03-31 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: