Правила документирования кассовых операций в организации
Кассовые операции, проводимые организацией, оформляются первичными документами и учетными регистрами. К ним относятся обязательные к применению формы:
− приходный кассовый ордер (КО-1) предназначен для оформления поступления наличных денег в кассу организации;
− расходный кассовый ордер (КО-2) предназначен для оформления выдачи наличных денег из кассы организации;
− кассовая книга (КО-4) предназначена для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе;
− книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5) предназначена для учета по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня;
– расчетно-платежная ведомость (Т-49) предназначена для расчетов и выплат заработной платы и других выплат сотрудникам организации;
– платежная ведомость (Т-53) предназначена для выплат оплаты труда и других выплат сотрудникам организации.
К кассовым документам относятся приходные (ПКО) и расходные (РКО) кассовые ордера. Любые исправления в ПКО и РКО запрещены.
Кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость являются учетными регистрами. Исправления в них допускаются. При внесении исправлений необходимо указать дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.
Основные требования, предъявляемые к оформлению кассовых документов:
1) кассовые документы юридического лица оформляются:
– главным бухгалтером;
– бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;
– руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера);
2) кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем;
3) при оформлении кассовых документов кассиром (или другим уполномоченным руководителем организации лицом) он должен иметь в наличии:
4) перечень лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, с образцами их подписей (перечень лиц утверждает руководитель внутренним распорядительным документом). В случае ведения кассовых операций руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются;
5) печать (штамп), содержащую реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции;
6) при наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств осуществляются в момент передачи наличных денег согласно ведомости и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира;
7) в ведомостях на выдачу зарплаты напротив фамилий работников, которыми не получены денежные средства ставится слово «депонировано»;
8) кассовые документы могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств с обязательной распечаткой.
Порядок и правила приема наличных денежных средств в кассу организации
Денежные средства поступают в кассу организации:
− с расчетного счета для выдачи заработной платы, премий, вознаграждений, пособий и других выплат, на командировочные и представительские расходы;
– от покупателей и заказчиков за проданную продукцию, товары (работы, услуги) до 100 000 руб. по каждой (одной) сделке;
− от учредителей в оплату взносов в уставный капитал;
− от подотчетных лиц в погашение неизрасходованных сумм;
− от работников в возмещение материального ущерба.
Приходный кассовый ордер предназначен для приема наличных денег организацией.
При получении наличных денег с расчетного счета кассир заполняет денежный чек, представляющий собой распоряжение организации обслуживающему банку выдать указанную в нем сумму наличных денег с его расчетного счета.
Чек заполняют от руки шариковой ручкой, где указывают сумму, дату выдачи, наименование получателя, а также сведения о назначении полученных сумм (на оплату труда, командировочные расходы и т.д.).
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет правильность его составления:
− наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии ‒ наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;
− соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;
− наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.
Далее кассир принимает наличные денежные средства путем их полистного, поштучного пересчета. При этом вноситель наличных денег должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.
Затем кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.
При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир:
− подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию к нему;
− проставляет оттиск штампа на квитанции к приходному кассовому ордеру;
− выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру вносителю наличных денег.
При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне внесенную сумму. Если вноситель наличных денег отказывается внести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму. Составленный ранее приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю для оформления нового приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.
Вносителю наличных денег по его просьбе квитанцию к приходному кассовому ордеру, оформленному в электронном виде, можно отправить на представленный им адрес электронной почты.