Н.А. Панова, ведущий консультант по бюджетированию и процессам ГК "Инталев"
Приступая к проекту создания системы управленческого учета, любая компания рано или поздно столкнется с проблемой интеграции бухгалтерского и управленческого учета. Чтобы эта задача не стала камнем преткновения на этапе реализации проекта, необходимо спланировать ее решение еще в ходе разработки концепции проекта. При этом чем более эффективным окажется ее решение, тем быстрее и дешевле пройдет реализация как самого проекта по постановке управленческого учета, так и функционирования системы.
Основой для разрешения данной проблемы станет триединство методологических, технических и организационных подсистем интеграционного процесса. Алгоритм будет выглядеть следующим образом:
разработка методологии управленческого учета;
выбор на ее основе программных и технических средств автоматизации;
разработка организационных регламентов и процедур по сбору, обработке и интеграции данных в обеих системах учета, исходя из требований разработанной методологии и выбранного ПТО.
Рассмотрим подробнее этапы решения задачи интеграции.
Первый этап – разработка методологии интеграции управленческого и бухгалтерского учета. На этом этапе необходимо решить ряд подзадач. Первоначально следует определиться с кругом пользователей информации из управленческой системы учета. В отличие от бухгалтерского учета, который направлен в основном на удовлетворение интересов внешних пользователей (налоговые инспекции, банки, акционеры), пользователями управленческого учета выступают преимущественно внутренние субъекты, но в некоторых случаях информация из управленческого контура может предоставляться и внешним субъектам, например банкам, коммерческим контрагентам. Даже в случае принятия решения о том, что управленческий учет должен использоваться только для внутренних потребностей, следует иметь в виду, что и здесь существуют разные группы пользователей, которые с помощью управленческого учета решают разные задачи. Поэтому требования к информативности и оперативности представления данных у руководителя подразделения и генерального директора будут различными.
Определение состава пользователей информации позволит сформировать набор требований каждой группы к составу, оперативности и способу представления информации в управленческом учете, а также цели создания и функционирования системы управленческого учета.
Далее следует переходить к формированию управленческой учетной политики, которая опишет принимаемую на предприятии совокупность способов ведения управленческого учета – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. Казалось бы, внешне управленческая учетная политика ничем не отличается от бухгалтерской учетной политики, однако между этими системами учета существуют различия. Основные отличительные черты накладывает сама цель, ради достижения которой и создается альтернативный способ учета. Бухгалтерская учетная политика жестко привязана к юридическому лицу и едина для всех операций данного предприятия. В отличие от нее управленческая учетная политика предполагает возможность применять различные варианты оценки хозяйственных событий в зависимости от времени, подразделения, направления бизнеса и даже экономического смысла отдельной хозяйственной операции.
Например, бухгалтерский учет требует определять момент получения доходов по моменту отгрузки готовой продукции или дате подписания акта выполнения работ, а в управленческом учете компания может учитывать у себя доходы после поступления оплаты от покупателя. Еще большие различия могут возникнуть при начислении амортизации. В управленческом учете могут устанавливаться сокращенные сроки полезного использования основных средств, а также применяться разные способы начисления амортизации для каждого отдельного вида или объекта учета (основного средства).
Значительные различия в учетных политиках могут вызвать желание упростить задачу, организовав управленческий учет как параллельный и не взаимодействующий с системой бухгалтерского учета. Однако это лишь видимый и не самый эффективный способ упрощения, так как бухгалтерский, управленческий, да и любые другие учеты в компании имеют общий базис – все они отражают одни и те же факты финансово - хозяйственной деятельности. Принятие решения о параллельном ведении двух систем учета не только увеличит стоимость проекта на этапе функционирования (создание и содержание еще одной учетной службы), но и вызовет организационные проблемы (борьбу двух подразделений за очередность поступления документов и информации), а также может привести к кардинальным различиям в отчетах о результатах финансово - хозяйственной деятельности компании.
Чтобы избежать подобных проблем, необходимо после разработки управленческой учетной политики тщательно проанализировать хозяйственную систему организации, принципы отражения операций в бухгалтерском учете и найти точки единства (интеграции) двух систем учета.
Следующим шагом станет разработка регламента трансформации данных бухгалтерского учета в управленческий контур, а данных управленческого контура – в бухгалтерский учет.
Процедура трансформации свяжет счета управленческого и бухгалтерского планов счетов (в случае применения в управленческом учете способа «двойной записи») или бухгалтерский план счетов с показателями управленческого счета (в случае применения в управленческом контуре «кассового» метода учета). Следует отметить, что в процедуре трансформации обязательно должны быть учтены различия, закрепленные в учетных политиках обеих систем учета, что достигается использованием различных аналитик. На этом этапе полезно создать специальное положение о порядке трансформации (далее Положение), которое наглядно зафиксирует моменты расхождения между двумя системами учета.
При разработке Положения необходимо уделить особое внимание выявлению недостающей в бухгалтерском контуре учета информации. Это позволит разработчикам проекта принять решение о способах сбора и фиксации недостающей информации. Кроме того, могут появиться и новые способы получения информации для отражения ее в бухгалтерском контуре. На этой же стадии необходимо принять предварительное решение о порядке внесения информации в информационную среду (бухгалтерский контур – трансформация в управленческий) или, наоборот, – внесения в управленческий контур, а затем трансформации в бухгалтерский. Окончательно ответить на этот вопрос можно будет после выбора программного средства для автоматизации управленческого учета.
Далее можно приступать ко второму этапу решения задачи интеграции – выбору программно - технических средств для автоматизации управленческого учета. На этом этапе придется принять принципиальное решение о выборе способа осуществления автоматизации:
написание собственной программы;
приобретение стандартной отраслевой программы («коробочный» продукт), в качестве примеров таких программных продуктов можно назвать различные отраслевые решения, созданные на платформе 1 С: «Торговля и склад», «Аренда», «Общепит»;
приобретение стандартной программы с возможностью ее гибкой индивидуальной настройки.
Первый способ позволит максимально полно реализовать те задачи, для решения которых создается система управленческого учета. Он поможет учесть все нюансы конкретного бизнеса. Однако данный способ, скорее всего, окажется наиболее затратным на этапах создания и функционирования и самым длительным по времени реализации. При этом руководство компании попадает в зависимость от конкретного разработчика, а компания будет вынуждена обучать самостоятельно каждого вновь принятого сотрудника.
Второй способ позволит осуществить процесс автоматизации быстро и недорого. При этом на рынке труда всегда можно найти специалистов, знающих данный программный продукт. Недостатком этого подхода является то, что руководство компании, вероятно, будет вынуждено сократить список методологических требований к управленческому учету. В случае если компания решит сменить направление деятельности, придется приобретать новый программный продукт.
Третий способ, как и всякая «золотая середина», находится между первыми двумя решениями по стоимости и срокам внедрения. Но он сочетает в себе гибкость первого варианта и простоту внедрения второго, что часто становится основополагающим фактором при выборе способа автоматизации. Еще большую привлекательность он получает в случае, если программный продукт имеет возможность «визуальных» настроек (в этом случае не потребуется помощь программистов при настройке и функционировании программы, каждый пользователь после небольшого обучения сможет самостоятельно формировать для себя любые отчеты, справочники и показатели) и совместим с той же программной платформой, которую компания использует для ведения бухгалтерского учета. Это упрощает и ускоряет интеграцию двух систем.
Вне зависимости от выбранного способа автоматизации этап технического аспекта решения задачи интеграции бухгалтерского и управленческого учета предполагает выполнение следующих действий:
определение соответствия выбранного программного продукта тем методологическим требованиям, которые были выстроены для управленческого учета в целом и для системы интеграции в частности;
определение возможных сроков проведения автоматизации и настройки трансформации бухгалтерских и управленческих данных;
определение бюджета автоматизации, который будет включать стоимость создания или приобретения программного продукта, модернизации технического парка (компьютеры, серверы), обучения сотрудников работе с новым программным продуктом, консалтингового сопровождения при настройке и функционировании программного продукта, технической поддержки функционирования программного продукта, устранения возможных сбоев в процессе функционирования программы;
подведение итогов проведения автоматизации с использованием данного программного продукта (стоимость и временные затраты на сбор, обработку и анализ информации в управленческом и бухгалтерском контуре; степень взаимодействия и взаимопроникновения двух систем учета).
Идеальным будет вариант, когда информация, вводимая в одном из контуров, мгновенно отображается в другом, причем в нужной интерпретации.
Имея информацию по каждому из рассматриваемых вариантов, можно расставить приоритеты в критериях и выбрать наиболее приемлемый вариант. При этом, во - первых, руководство компании будет иметь четкое представление о том, насколько выбранный программный продукт соответствует разработанной методологии учета, и при необходимости сможет внести в нее изменения. Во - вторых, разработанная методология и возможности выбранной программы дадут необходимый материал для реализации третьего этапа.
Третий этап – осуществление организационно - функциональной системы интеграции. Управленческий учет является частью системы управления на предприятии, а в момент своего создания – новым элементом этой системы. Его появление не может не вызвать изменений в других элементах системы. Он обусловит появление новых процессов сбора, систематизации и анализа финансовой информации или приведет к изменениям в существующих. Для осуществления этих процессов потребуется привлечение новых специалистов или изменение должностных функций специалистов, работающих в компании. Таким образом, в ходе проведения третьего этапа необходимо будет спланировать инновационные изменения в функциональной и организационной структуре компании. Если было принято принципиальное решение о том, что бухгалтерский и управленческий контур используют единую базу оперативной информации, то в целях сокращения трудозатрат первичную информацию (документ) в нее могут вносить сотрудники операционных подразделений (отдел продаж, производство, склады и т. д.). Информация будет попадать в учетную систему в месте и в момент осуществления хозяйственной операции, а затем с помощью специальных настроек транслироваться в бухгалтерскую и управленческую подсистемы учета.
Другим вариантом изменения организационной структуры в рамках решения задач интеграции является корректировка организационной структуры бухгалтерской службы, т. е. выделение в ней группы оперативного учета и перевод ее работников в операционные подразделения компании. Данный вариант наиболее приемлем в тех случаях, когда информация вначале попадает в бухгалтерский контур, а затем транслируется в управленческий.
Опыт решения подобных задач показывает, что чаще всего используется вариант организации встречных потоков. Из управленческого контура в бухгалтерский передаются данные об отгрузках, объемах выполненных работ, остатках на складах, прямых производственных затратах. Из бухгалтерского контура в управленческий – о движении денежных средств, накладных расходах, начисленной и выплаченной заработной плате, начисленных и уплаченных налогах, дивидендах и других выплатах из прибыли компании.
На этом задачу создания взаимоинтегрированной системы бухгалтерского и управленческого учета можно считать решенной. Однако необходимо помнить, что успех любого инновационного проекта (а создание системы управленческого учета, несомненно, относится к таковым) достигается при соблюдении следующих условий:
наличие у руководства четкого понимания целей проекта и путей их достижения;
наличие слаженной команды разработчиков проекта, включающей в себя представителей всех структурных единиц компании, которых затрагивает проект (бухгалтерии в первую очередь);
обучение всех сотрудников новым методам работы;
материальное и моральное стимулирование разработчиков проекта при его эффективном старте, а также всех сотрудников за качественное исполнение новых функциональных обязанностей (до того момента, пока они не станут обыденными).
АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ ИНТЕГРАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО И БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
