В Microsoft Excel имеется множество функций, предназначенных для обработки списков. Каждая из них возвращает информацию об элементах некоторого интервала, удовлетворяющих одному или нескольким критериям.
Для вызова других функций нажать кнопку 
, при этом появится окно выбора функций.
Все функции разбиты по категориям.
Наиболее полезными являются:
«10 недавно использовавшихся» - это те функции, которые наиболее часто используются.
«Математические» - СУММ (число1; число2;…), КОРЕНЬ(число), СТЕПЕНЬ (число, степень), ОКРУГЛ(), ЦЕЛОЕ(), SIN(), COS()…
«Статистические» - СРЗНАЧ(), СТАНДОТКЛОН(), МАКС (число1; число2;…), МИН (число1; число2;…), СРЗНАЧ (число1; число2;…), ДИСП (число1; число2;…).
«Дата и время» - работа с датами, например, функция ТДАТА().
«Логические » - ЕСЛИ (условие; результат если условие истинно; результат если условие ложно).
СЧЁТЕСЛИ (интервал; критерий) - возвращает количество ячеек в интервале, которые удовлетворяют критерию;
СУММЕСЛИ (интервал; критерий; интервал суммирования) - возвращает сумму значений в ячейках из интервала суммирования, отфильтрованных в соответствии с критерием, применяемым к интервалу;
СРЗНАЧ (число1; число2;…) - возвращает среднее арифметическое своих аргументов, которые могут быть числами или именами;
МИН (число1; число2;…) - возвращает минимальное значение из списка аргументов;
ВПР{VLOOKUP} (ЗН; ИН; номер; ключ) - значение из столбца с заданным номером, находящегося в той строке ИН, где левый элемент совпадает с ЗН. Ключ=0 требует точного совпадения. Если совпадения нет, то выдается сообщение об ошибке #N/A.
Подведение промежуточных итогов в таблице
Данный вид итогов вставляет строки промежуточных и общих итогов для выбранных столбцов в соответствии с заданной итоговой функцией. Подведение итогов может выполняться для одного и того же списка записей многократно.
Для получения промежуточных итогов нужно:
- Выделить исходный список.
- Команда Данные, Итоги. Откроется окно диалога
Рисунок 1.3 - Промежуточные итоги
- В списке «При каждом изменении в»: выбрать группообразующий столбец.
- В списке «Операция»: выбирать итоговую функцию.
- В списке флажков «Добавить итоги по»: указываются столбцы, по которым подводятся итоги.
Три нижних флажка служат для:
- Заменить текущие итоги - обновление итоговых данных.
Конец страницы между группами - разрешает создавать разрывы страницы в области таблицы (каждая группа данных с промежуточными итогами будет распечатываться на отдельной странице).
Итоги под данными - обеспечивает размещение итоговых данных ниже исходных.
Создание сводных таблиц
Сводными называются вспомогательные таблицы, которые содержат часть данных анализируемой таблицы отображаемых так, чтобы зависимости между ними отображались наилучшим образом.
Команда Данные, Сводная таблица вызывает Мастер свободных таблиц для построения сводов итогов определенных видов на основании данных списков, других сводных списков внешних БД. Мастер сводных таблиц позволяет создать таблицу подведением промежуточных итогов по разным полям одновременно.
Мастер сводных таблиц осуществляет построение в несколько этапов.
Первый этап: указания вида источника сводной таблицы.
В качестве источника данных для сводной таблицы можно указать список Exсel, внешний источник данных, несколько диапазонов консолидации.
Второй этап: указание интервала ячеек для построения сводной таблицы.
Список должен обязательно содержать имена полей. Для ссылки на закрытый интервал другой рабочей книги нажимается кнопка Обзор. После выбора исходного диапазона нужно щелкнуть на кнопке Далее>.
Рисунок 1.3 - Мастер сводной таблицы
Третий этап: построение макета сводной таблицы.
Для начала построения макета нужно щелкнуть на кнопке Макет. Появиться окно диалога.
Рисунок 1.5 - Макет сводной диаграммы
Структура сводной таблицы состоит из следующих областей, которые вы определяете в макете:
- страница - на ней размещаются поля, значения которых обеспечивают фильтрацию записей; на странице могут быть размещены несколько полей, между которыми устанавливается иерархия связи сверху вниз; структуру определять необязательно; (поля, значения которых будут формировать заголовки столбцов, причем 1-ое поле будет главным заголовком, 2-ое подзаголовком);
- столбец - поле размещается слева направо, обеспечивая группирование данных сводной таблицы по иерархии полей; при условии существования области страницы каждой строки определять столбец необязательно; (поля для заголовков строк 1-е поле определяет заголовок 1-ого уровня и т.д.);
- строка - поля размещаются сверху вниз, обеспечивая группирование данных сводной таблицы иерархии полей; при условии существования области определять строку не обязательно;
- данные- поля, по которым подводятся итоги, согласно выбранной функции; обязательно определяемая область.