Процесс подготовки к мероприятию

Мероприятие организуется в любом специально оборудованном для этого помещении (возможно на базе летнего лагеря, пансионата, санатория). Организация выездных семинаров может проводиться не только в пределах города, но и в соседних городах, в областном округе. Место проведения семинара должно быть оборудовано мультимедией. Успешная организация семинаров и тренингов зависит от правильно выбранного места проведения мероприятия.

Выбирая место проведения семинара, мы учитываем:

• Масштаб проводимого мероприятия

• уровень обслуживания;

• окружающую обстановку;

• поиск ночлега;

• Отсутствие или наличие естественного освещения в помещении с возможностью затемнения окон.

Во время подготовки к мероприятию мы обращаем внимание на множество мелочей, благодаря которым проведение тренингов и семинаров будет наиболее комфортным.

При подготовке к семинарам необходимо организовать:

• Разработку и изготовление баннеров спонсоров семинара;

• Кейтеринговое обслуживание (приветственный кофе, обед, кофе-брейк, фуршет);

• Фото- и видео-сопровождение;

• Подбор мест проживания участников и почетных гостей семинара;

• Обеспечение безопасности на проводимом семинаре.

• Гостям и участникам семинара нужно обеспечить хороший уровень комфорта, поэтому Университет будущего возьмет на себя все вопросы по заказу, бронированию билетов для участников и гостей

Оборудование дляорганизация корпоративных семинаров:

• Wi-Fi доступ в Интернет;

• Проекторы;

• Наличие экрана соответствующего размера;

• Аудио- и видеоаппаратура;

• Микрофоны;

• Световое оборудование;

• Флипчарты;

• Кондиционеры.

Оформление помещения

Оформление зала, где будет проводиться семинар, подразумевает:

• Развешивание рекламных плакатов и баннеров спонсоров;

• Установление кабинок (выставочных стендов);

• Декорации;

• Размещение информационных стендов.

До начала семинара проводится проверка работоспособности оборудования: микрофонов, проекторов, аудио и видео систем.

Команда Университета Будущего встретит гостей, поможет пройти регистрацию и поможет решить вопросы по ходу проведения мероприятия.

Чтобы гарантировать гладкое проведение мероприятия, каждый человек будет ознакомлен со своей ролью, и каждый будет четко знать и выполнять то, что ему поручено. Это будет достигнуто посредством подготовки подробного списка действий мероприятия вместе с распределением обязанностей между всем участниками команды.

Стратегия продвижения мероприятия и привлечения

Целевой аудитории

Интернет-реклама

Особенность интернет - рекламы заключается в наиболее выраженном делении процесса на два этапа: первый - это в привлечение внимания целевой аудитории к предмету коммуникации, и второй - посещение сайта, где происходит основная передача информации, направленная на формирование желаемого отношения посетителей к товару или услуге.

Ниже приводится перечень задач, успешно решаемых в рамках интернет-проектов.

• расширение бизнеса;

• реклама;

• позиционирование товара или услуги;

• продвижение товара, бренда, торговой марки;

• привлечение клиентов;

• информационная поддержка продаж;

• работа с постоянным клиентом;

• формирование новых сегментов рынка;

• поиск партнеров;

• формирование и поддержка дилерской сети;

• анализ рынков;

• анализ конкуренции.

Теперь нужно привлечь целевую аудиторию. Количество способов сделать это ограничено, и вряд ли можно сказать что-нибудь новое в этой области. Остается только комбинировать существующие методы.

Поисковая оптимизация. Поисковые машины и каталоги - это и самый доступный, а при правильной постановке дела и эффективный инструмент привлечения клиентов. Подобрать ключевые слова достаточно сложно, особенно в уже сформировавшейся сфере рынка. Излишняя оригинальность может повлечь за собой снижение релевантности.

Обмен ссылками. Размещение ссылок на сайтах с целевой аудиторией может стать и средством привлечения клиентов.

Баннерная реклама. Баннерная реклама, недорогой, но требующий тонкой настройки рекламный инструмент. Чтобы добиться приемлемых результатов от нее, необходима точная фокусировка рекламной кампании на целевой аудитории.

Почтовая рассылка. Этот вид рекламы требует предельно четкой концентрации на целевой аудитории и адекватного построения рекламного сообщения. Более стабильный вариант почтовой рассылки заключается в организации постоянной тематической рассылки, подписка на которую производится самой заинтересованной стороной.

Экшн-план подготовки и проведения мероприятия

Смета

Исходя из составленной сметы организационный взнос на участие в мероприятии составляет 7 000 рублей для каждого участника. Смета может меняться в зависимости от количества человек, гонораров лекторов и пр.