Справочно-информационные документы. Переписка – обобщенное название разл. по содержанию док-тов - деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации инф-ных связей между орг-ми – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.
Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации - деловые письма.
Деловые (служебн) письма – обобщенное наим-ние различных по содержанию док-тов, служащих средством общения между учрежд., частн.лицами. Служебными письмами называют все док-ты, которые служат для связи орг-ции (учр-ния) с внешн. структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.
По теме деловые письма разделяют на коммерческие и деловые:
Комм.письма используют при организации комм. сделки, заключении и выполнении контрактов. Комм.письма составляются от имени юр. лиц и нередко имеют правовую силу. К комм.корреспонденции относятся комм. письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).
Деловые письма решают организ-ные, правовые вопросы, проблемы эк.отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.
По выполняемым функциям делов. письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на: 1) письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение); 2)письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).
По признаку адресата делов. письма разделяют на обычные и циркулярные:1) обычные письма направляются одному получателю;2) циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).
По форме отправления делов.письма разделяют на:1) традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юр.силу: договоры, оферта, рекламация);2) электр-ые письма и факсы (используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юр.силы они не имеют).
По структуре делов. письма разделяют на:1) регламентированные, форма кот.строго оговорена ГОСТом; 2) нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие спец. бланка или строго определенного формата бумаги.
По цели делов. письма разделяют на:1) информационные, создаваемые с целью передать инфо;2) рекламные письма - документы, призванные повлиять на адресата.
Подготовка, составление и оформление делового (служебного) письма
Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.
Этапы подготовки и составления деловых писем:
Изучение существа вопроса - сбор достаточной информации. При необходимости – изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них. Подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование. Согласование проекта текста письма, редактирование. Подписание письма руководителем. Исходящая регистрация (все виды деловых писем обязательно регистрируются). Отправка письма.
При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов:
Наименование организации, Справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет[4].Дата и регистрационный номер.
Адресат. Заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4). Текст письма. Подписи составителей письма. Отметка об исполнителе. Отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах). Оттиск печати (в гарантийных письмах).
Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения.
Обращение. В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый господин Степанов!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!», «Господин президент!», «Глубокоуважаемая Анна Петровна!», «Дорогая Анна!». Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.
Вводная часть. Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.
Основная часть. Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма.
Заключение. Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся, что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов»; «Убедительно просим Вас не задерживать ответ»; «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).
Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла.