Важными задачами закупочной деятельности являются изучение внешней среды рынка поставщиков, выбор оптимального числа поставщиков и оценка работы потенциальных и реальных поставщиков. Организация может работать с единственным поставщиком. Этот вариант обеспечивает следующие преимущества:
- стремление добиться прочных взаимоотношений;
- ценовые скидки при размещении крупных заказов;
- более легкие коммуникации и меньший диапазон отклонений в характеристиках материалов и их поставках.
Обычно организации взаимодействуют с несколькими поставщиками одного и того же материала. Преимущества использования нескольких источников поставки материалов заключаются в следующем:
- конкуренция между поставщиками, приводящая к снижению цен;
- снижение вероятности сбоев в поставке;
- обеспечение доступа к большему объему информации;
- более легкое удовлетворение меняющегося спроса.
В логистике существует положение, что плохой поставщик может вызвать гораздо больше проблем, чем плохие материалы. Поэтому в большинстве организаций имеется база данных компетентных надежных поставщиков. Однако для нового продукта зачастую требуются и новые поставщики. Выбор поставщиков конкретного вида материальных ресурсов включает следующие действия: поиск потенциальных поставщиков, анализ выявленных поставщиков, оценку результатов работы с выбранными поставщиками и установление их рейтинга.
В процессе поиска источника закупок – потенциальных поставщиков – используются следующие способы:
1. Изучение рекламных материалов в СМИ, Интернет и фирменных каталогах.
2. Посещение выставок и ярмарок, торговых представительств, конгрессов и семинаров для установления прямых контактов.
3. Объявление конкурса (тендера).
4. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
5. Опрос общественного мнения (банки, торговые организации, аналитические и информационные агентства, государственные органы надзора).
Поступающая информация позволяет провести анализ потенциальных поставщиков на основе балльного метода, применение которого подразделяется на следующие этапы:
а) определение основных критериев выбора, а среди них – конкретных измеримых свойств (параметров);
б) выбор принципов оценивания относительно каждого конкретного критерия и их измеримых свойств;
в) введение возможных весовых коэффициентов для отдельных критериев и параметров, поскольку не все они могут быть одинаково важными для предприятия;
г) расчет количества баллов, выставляемых каждому потенциальному поставщику.
Количество критериев может варьироваться от одного до несколько десятков. Все зависит от стратегических и тактических целей организации, которая сама определяет эти критерии. К числу важнейших критериев выбора поставщика относятся: цена и качество поставляемых материалов, условия и сервис, то есть надежность и стабильность поставок. Эти факторы влияют на прибыль производителя/потребителя. Кроме них, в анализе используют следующие параметры поставщика:
- время выполнения заказа и его стабильность;
- доля своевременных поставок и доля продукции, имеющейся в запасе;
- возможности складирования и экспедирования продукции;
- удобство размещения заказа и коммуникации;
- техническая спецификация и спецификация качества;
- прошлый опыт взаимодействия с поставщиком.
При получении одинаковых критериев у нескольких поставщиков и для обеспечения наиболее выгодных условий поставок могут использоваться дополнительные критерии:
- финансовые условия – способность поставщика предоставлять рассрочку платежа и ценовые скидки;
- дислокация (близость поставщика), послепродажное обслуживание и обучение пользователей;
- обеспечение оборудования запасными частями, возврат некондиционных товаров;
- наличие у поставщика резервных мощностей и складских помещений;
- конкурентоспособность и уровень используемой техники и технологии;
- уровень организации управления качеством продукции у поставщика;
- финансовая устойчивость поставщика, подтвержденная независимым аудитором;
- имидж (репутация) поставщика в глазах общественности, его доброжелательность, способность к сотрудничеству и длительным партнерским отношениям;
- уровень риска и отсутствие негативного влияния на окружающую среду;
- уровень квалификации сотрудников, их социальный статус, психологический климат в коллективе и риск забастовок у поставщика.
Результаты оценки поставщиков представляют в табличной форме (табл. 4.2).
Рейтинги рассчитываются для разных поставщиков. В результате их сравнения выбирается оптимальный поставщик, имеющий максимальный рейтинг. В приведенном примере – это поставщик В.
Одной и наиболее эффективных форм выбора оптимального поставщика являются конкурсные торги (тендеры). Они проводятся с целью покупки большой партии МР или заключения долгосрочного контракта на поставку. Поставщики, желающие принять участие в конкурсе, направляют пакет предложений по поставке МР в тендерный комитет, который рассматривает эти предложения на закрытом заседании. После его завершения объявляется победитель конкурсных торгов, получающий контракт на поставку. Им признается участник, представивший наиболее выгодные условия поставки.
Таблица 4.2