Этот вид деятельности является наиболее скучной и неблагодарной работой, по крайней мере, по следующим двум причинам. Во-первых, многие считают, что просить деньги невежливо. Во-вторых, существует боязнь того, что клиенту это не понравится, и он не обратится к вам снова.
Обычно клиент не платит в срок по следующим причинам.
Клиент чем-то не удовлетворен в продукции или услугах фирмы, и задержка оплаты является лучшим способом привлечь к этому внимание.
У клиента есть достаточно денег, но составленное им расписание платежей не совпадает с ожиданиями фирмы- продавца. Можно сказать, что бюджеты двух контрагентов не согласуются.
У покупателя мало денег – их не хватает для того, чтобы выполнить все обязательства.
Рассматривая просроченную задолженность с финансовой точки зрения, следует подчеркнуть, что для клиента она является существенным источников финансовых ресурсов, особенно в условиях высоких процентных ставок. Поэтому клиент будет держаться этого правила всеми силами. Главная задача ТСМ в части обеспечения сбора дебиторской задолженности состоит в тщательном анализе всех клиентов и выяснении причин несвоевременной оплаты счетов фирмы.
Понятно, что сбор дебиторской задолженности близко сопрягается с маркетинговой деятельностью предприятия. Маркетинг отбирает и воспитывает клиентов. ТСМ отслеживает, чтобы эти действия маркетологов были устремлены на пополнение денежного пула компании.
Перечислим основные проблемные вопросы сбора дебиторской задолженности:
систематизация и анализ информации по всем клиентам фирмы, включая потенциальных заказчиков,
установление системы скидок в случае досрочной оплаты счетов фирмы,
разработка системы юридических мер “запугивания” недобросовестных клиентов,
подача заявлений в арбитражный суд о признании клиента банкротом,
применение факторинга с целью получения части непогашенной в срок дебиторской задолженности,
внедрение системы ответственности менеджеров по продажам за несвоевременную оплату их клиентами счетов фирмы,
отказ от обслуживания слабых в денежном смысле клиентов.
Вообще говоря, в отечественной практике преобладает система продажи каждому, “кто постучит в дверь”. В случае, если речь идет не о розничной продаже, такая практика пагубно сказывается на финансовом положении предприятия – большие суммы на дебиторском счету и дефицит реальных денег.
Важным из числа перечисленных выше факторов является персональная ответственность менеджеров за взыскание задолженностей. Эту ответственность должны делить между собой менеджеры по учету и менеджеры по продажам. Первые отвечают за своевременность поставки информации о том, что срок платежа истек. Вторые руководят работой и непосредственно участвуют в сборе дебиторской задолженности. Как может быть устроена подобная работы? Для начала отметим, что все общение может происходить без непосредственного визуального общения с клиентом, а с помощью средств связи. Первый звонок клиенту должен сделать менеджер по продажам, чтобы убедиться, что товар доставлен и у клиента нет претензий по уровню сервиса. В дальнейшем система может быть построена по-разному. Ответственность за информационную поддержку получения платежа может быть делегирована специальной группе в составе финансового отдела предприятия. Когда наступает срок погашения задолженности клиента, а учетная система фиксирует отсутствие такового, специально выделенный менеджер финансового отдела делает звонок клиенту и напоминает, что срок погашения истек. Если клиент не реагирует, то через три дня делается повторный звонок с обещанием применения соответствующих санкций. При отсутствии положительной реакции на второй звонок клиенту направляется официальное письмо, содержащее “последнее и решительное предупреждение”. Одновременно с этим менеджеру по продажам делается пожелание приостановить общение с клиентом в части новых поставок товара до момента погашения задолженности. Менеджер по продажам, общаясь с клиентом, использует свои рычаги давления и не возобновляет переговоры о новых поставках до тех пор, пока не будет погашена задолженность.
Важно, чтобы этот процесс не превратился в постоянно повторяющуюся рутину деятельности большого числа сотрудников фирмы. Учетная управленческая система должна постоянно систематизировать и анализировать всех клиентов, выявляя злостных неплательщиков, с тем, чтобы в дальнейшем отказаться от их целевого обслуживания.
6. Повседневное управление деньгами
ТСМ – есть процесс постоянный. Но самым постоянным из всех блоков ТСМ является рутинное ежедневное управление деньгами. Это прерогатива финансового директора, который дает распоряжение бухгалтерии о переводе денег на соответствующий счет какого-либо контрагента. Важность сбалансированного повседневного управления деньгами трудно переоценить. Перекосы в одну (агрессивную) или другую (вялую, инертную) сторону могут вызвать негативные последствия для компании в целом. Приведем несколько примеров.
Задержка платежей поставщикам может усложнить взаимоотношение с ними, что, в свою очередь, приведет к необходимости усиления контроля закупок и закупаемой продукции.
Из-за слишком агрессивной системы мер по сбору денег от клиентов можно утратить доверие покупателей.
Несвоевременность и недостоверность информации, содержащейся в финансовых отчетах, может привести к утрате доверия к финансовому отделу и привести к управленческим ошибкам на их основе.
Если происходит что-либо из перечисленного выше совместно с другими накладками и просчетами, то эффективность ТСМ в целом существенно снижается.
Ниже приведены основные задачи и проблемные вопросы, представляющие содержание повседневного управления деньгами:
оперативное бюджетирование дневных платежей,
ежедневные отчеты по денежным средствам,
рациональное погашение счетов к оплате,
выплата заработной платы и других вознаграждений работникам,
возмещение расходов (командировочных, представительских и т.п.),
использование системы электронных переводов,
использование кредитных карточек.
В процессе налаживания повседневного управления деньгами важно соблюсти два принципа:
а) в начале каждого дня необходимо твердо знать, кому и за что придется платить, и в конце каждого дня не менее твердо знать, кому и за что фактически уплачены деньги,
б) постараться избегать производить операции с наличными деньгами (банкнотами и монетами).
Необходимость оперативного бюджетирования была уже обоснована в предыдущих параграфах настоящего раздела. Оперативный дневной бюджет не носит подробного и исчерпывающего характера. Это – бюджет только денежных платежей, который сопоставляет все денежные поступления и выплаты, которые планируются на текущий день. Такой повседневный план составляется на основе общего бюджета предприятия (см. параграф 6) и формируется обычно в конце предыдущего дня. Еще раз подчеркнем невозможность повседневного управления деньгами в реальном масштабе времени и ценностей без высокопроизводительной учетной системы.
Не менее важной представляется система ежедневного отчета о состоянии денежных средств предприятия с тем, чтобы сопоставить ее результаты с планом.
Говоря о системе погашения кредиторской задолженности, следует иметь в виду два обстоятельства. С одной стороны, при регулярной задержке платежей репутация компании может быть безнадежно испорчена. С другой стороны, просроченная кредиторская задолженность является дополнительным источником денежных средств предприятия. Удивительно, но даже очень крупные компании нередко затевают игру со счетами к оплате. В большинстве случаев в бизнесе руководствуются золотым правилом делового мира, которое звучит достаточно цинично: “У кого есть деньги, тот и диктует свои правила”. Автор сам не раз попадал под жернова этого правила, когда по консалтинговому контракту на сумму $2000 крупное предприятие, имеющее месячный оборот около $20 млн., задерживало платеж более чем на месяц. Очевидно, истинное искусство финансового управления кредиторской задолженностью состоит в том, чтобы отобрать “правильного” кредитора и заплатить ему, и потянуть “неправильного” кредитора какое-то время, а может быть и вовсе не заплатить ему. В этом случае наши финансовые директора говорят “развести” кредитора. Самое главное состоит в том, что такая деятельность с позиций ТСМ не является противоречащей основным его принципам. Было бы странно ожидать, что ТСМ базировалась бы на библейских принципах.
Теперь кратко остановимся на втором принципе повседневного управления деньгами – по возможности избегать использования банкнот и монет. Представляется, что этот принцип очевиден, если не иметь в виду задачи, которые ставит перед собой предприятие, хотя бы частично работающее “в тени”. Многие отечественные предприятия, особенно из разряда крупных, постепенно переходят на выплату заработной платы с помощью депозитных карточек. Для возмещения представительских и командировочных расходов банки усиленно рекомендуют корпоративные депозитные и кредитные карточки. Использование “карточной” системы расчетов позволяет существенно экономить время и усилия работников в процессе повседневного управления деньгами.
Основная цель ТСМ – выигрыш во времени получения денег. Эта цель преимущественно достигается высокоавтоматизированной системой повседневного управления деньгами. Каждый практикующий финансист знает, что использование системы “банк – клиент”, основанной на электронной “выписке” платежных поручений, так называемых “платежек”, позволяет получить деньги в “тот же день”. Если при этом клиент обслуживается в том же банке, что и фирма, то деньги придут через два часа. Все это увеличивает оборачиваемость денег для обеспечения операционной деятельности, что позволяет высокоэффективно использовать деньги в процессе инвестиционной и финансовой деятельности предприятия.
7. Выбор банка и работа с ним
Существуют две взаимодополняющие друг друга цели в работе с банком (или банками). Первая цель – обеспечить себя необходимым качественным и квалифицированным обслуживанием. В этой связи фирма должна выбрать для себя банк, сервис которого отвечал бы ее требованиям в части удобства. Вторая цель – постоянство доступа к краткосрочным кредитам. Известна шутка: банки всегда готовы предоставить Вам деньги, за исключением тех случаев, когда они Вам действительно нужны. В современных условиях всеобщего недоверия (банка к клиенту, а клиента к банку) рассчитывать иметь постоянный кредитный источник для покрытия краткосрочного дефицита бюджета достаточно сложно. Тем не менее, как было показано выше, необходимым условием эффективного бюджетирования является возможность использования краткосрочных кредитов, лучше всего в виде кредитной линии.
Тщательно взвешенный подход, понимание того, что обе стороны этого процесса должны иметь свою выгоду при обеспечении взаимодействия, требует дисциплины при отношениях “банк – клиент” и некоторых расходов, которые поддерживают эти отношения. В реальной практике нередко бывают ситуации, когда одна из сторон перехватывает инициативу, нарушая баланс паритетов прибыли. Используя свой временный перевес, она совершает сделку, несправедливую по отношению к другой стороне. С этого момента доверие во взаимоотношениях будет подорвано. В частности, если банк, не посоветовавшись с основными клиентами, повысит ставки оплаты за обслуживание, то его клиенты могут соответственно потребовать снижения процентных ставок краткосрочного кредитования. Банк, который не прислушивается к этим требованиям, может лишиться клиентов. И наоборот, если предприятие регулярно недоплачивает банку за обслуживание своих операций, банк вряд ли будет благосклонен к предприятию в тот момент, когда последнему потребуется краткосрочная ссуда сроком даже на 1 месяц.
В системе работы с банками в рамках ТСМ могут быть рассмотрены следующие проблемные области:
установление критериев, по которым выбирается банк,
постоянный мониторинг состояния банка, с целью обнаружения возможных негативных аспектов его деятельности, например, снижения ликвидности,
уменьшение расходов на банковское обслуживание,
проведение периодической сверки банковских счетов,
получение кредитной линии и ее поддержание,
периодическое размещение временно свободных денежных средств на срочные банковские депозиты.
Несмотря на многогранность взаимоотношения фирмы и банка, основное назначение системы ТСМ состоит в обеспечение покрытия временного дефицита денег, равно как и поиск удачного размещения временно свободных денежных средств.