Для автоматического формирования нового ИС необходимо в контекстном меню панели Инвентаризационный список НФА выбрать пункт Сформировать>Из Карточек учета ТМЦ или Сформировать>Из Инвентарной картотеки в зависимости от типа ведомости, определяющей, какие НФА будут инвентаризироваться. В открывшемся окне следует указать основные параметры формируемого документа (см. Рисунок 363).
Рисунок 366. Параметры
· Инвентаризационный список – следует указать параметры создания ИС:
Тип документа – значение выбирается из выпадающего списка;
Номер документа – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера;
Дата документа – автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;
· Ведомость инвентаризации – следует указать параметры создаваемых ведомостей инвентаризации;
· Дата начала инвентаризации – именно на указанную в этом поле дату система будет анализировать учетные данные, значение выбирается из выпадающего календаря;
· Организация – наименование обслуживаемой организации, значение выбирается из выпадающего списка;
· Структурное подразделение, Местонахождение, МОЛ, Счет – при необходимости (например, для проведения инвентаризации при увольнении МОЛ и т.д.) можно выбрать фильтры, по которым будет сформирован ИС. Чтобы добавить значение следует нажать на кнопку со значком 
, затем на кнопку со значком 
и выбрать значение из раскрывающегося словаря. Чтобы убрать значение требуется нажать на кнопку со значком 
, выбрать значение из списка и нажать на кнопку со значком 
, расположенную напротив. Если требуется сформировать ИС по всем параметрам, то следует оставить эти поля незаполненными;
· Тип счета – значение выбирается из выпадающего списка.
Для продолжения следует нажать на кнопку Далее, либо Отмена для закрытия окна без сохранения информации.
После нажатия кнопки Далее появится окно «Результаты» (см. Рисунок 364) с данными о создаваемых ведомостях инвентаризации и ИС. Для создания документов следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.
Рисунок 367. Результаты
Перечень объектов:
Автоматически сформированный перечень объектов инвентаризации расположен в нижней области окна «Инвентаризационный список НФА» на закладке «Перечень объектов» (см. Рисунок 365). В системе реализован способ добавления объектов вручную, хотя он не является основным и рекомендуемым, его следует применять только для тех объектов, которые были обнаружены в процессе инвентаризации и которые не отражены в учете.
Рисунок 368. Добавление инвентаризационного списка ТМЦ, закладка «Перечень объектов»
Для управления записями об объектах инвентаризации доступны следующие действия:
· Добавление объекта;
· Редактирование объекта;
· Удаление объекта.
Для добавления объектов инвентаризации вручную необходимо выделить требуемый ИС в верхней области окна «Инвентаризационный список НФА», затем на нижней области перейти к закладке «Перечень объектов» и в контекстном меню выбрать пункт Добавить.
В открывшемся окне «Объект ТМЦ/ОС в ведомости инвентаризации:: Добавление» (см. Рисунок 366) необходимо заполнить следующие поля:
Рисунок 369. Добавление объекта инвентаризации НФА
· Номенклатура – следует указать номенклатурную позицию ТМЦ, значение выбирается при нажатии кнопки со значком 
из раскрывающегося словаря «Номенклатор»;
· Модификация – при наличии в номенклатурной позиции нескольких модификаций, можно указать одну из них;
· Вид НФА – значение выбирается при нажатии кнопки со значком 
из раскрывающегося словаря «Виды НФА»;
· Счет, КБК – значения выбираются при нажатии кнопки со значком из раскрывающихся словарей;
· Источник обеспечения – значение выбирается из выпадающего списка;
· Склад – значение выбирается из выпадающего списка;
· МОЛ по учету, МОЛ по факту – следует указать МОЛ, на которого зарегистрирован данный объект ТМЦ, а также указать кто фактически является ответственным за данный объект;
· Цена – указывается стоимость одной единицы ТМЦ;
· Количество по учету, Количество по факту – следует указать учетное и фактическое количество ТМЦ;
· Сумма по учету, Сумма по факту - значения рассчитываются автоматически на основе вышеуказанных данных;
· Штрих-код, Дата этикетки – при необходимости можно указать дополнительные сведения о ТМЦ.
Закладка «Причины расхождений»:
При расхождении учетных данных с фактическими необходимо указать причины расхождений, для этого следует перейти на закладку «Причины расхождений», где требуется заполнить следующие поля (см. Рисунок 367).
Рисунок 370. Причины расхождений
· Причины расхождений – можно указать значение из раскрывающегося словаря «Причины расхождений», где следует заранее подготовить наиболее часто встречающиеся формулировки. Также можно вручную указать причину расхождения учётных данных с фактическими;
· Примечание – поле предназначено для указания дополнительной информации.
После заполнения полей следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.
Если для добавления объекта не требуется вводить новые данные, а возможно изменить уже имеющиеся, то выбранный объект можно размножить. Для этого в контекстном меню добавленного объекта необходимо выбрать пункт Размножить. В открывшемся окне «Объект ТМЦ/ОС в ведомости инвентаризации:: Размножение» следует внести необходимые изменения и нажать кнопку OK. Содержание и способы заполнения полей при размножении объекта аналогичны его добавлению (см. выше).
Для изменения объекта следует в его контекстном меню выбрать пункт Изменить и внести соответствующие изменения. Заполнения полей при изменении объекта аналогичны его добавлению (см. выше).
Для удаления объекта следует в его контекстном меню выбрать пункт Удалить и подтвердить удаление.
Ведомости инвентаризации:
После создания ИС на данной закладке будут отражены созданные ведомости инвентаризации по каждому МОЛ (см. Рисунок 368).
Рисунок 371. Закладка «Ведомости инвентаризации»
Комиссия:
На закладке «Комиссия» необходимо указать членов комиссии (см. Рисунок 369).
Рисунок 372. Добавление инвентаризационного списка ТМЦ, закладка «Комиссия»
Указание состава инвентаризационной комиссии выполняется аналогично описанному для формирования индивидуального акта о приеме-передаче объекта ОС (см. раздел «Формирование индивидуального акта о приеме-передаче»).
Расхождения:
Данный раздел информативный, для редактирования недоступный. На закладке «Расхождения» автоматически отражаются все расхождения учётных данных с фактическими в соответствии с перечнем объектов (см. Рисунок 370).
Рисунок 373. Закладка «Расхождения»
После заполнения полей следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.
Ручное добавление ИС
Для добавления нового ИС вручную необходимо в контекстном меню панели Инвентаризационный список НФА выбрать пункт Инвентаризация ТМЦ или Инвентаризация ОС в зависимости от типа ведомости, определяющей, какие НФА будут инвентаризироваться. В открывшемся окне следует указать основные параметры регистрируемого документа (см. Рисунок 371).
Рисунок 374. Добавление инвентаризационного списка ТМЦ
Закладка «Инвентаризация»:
· Инвентаризационный список:
Тип документа – значение выбирается из выпадающего списка при регистрации первого ИС, для последующих ИС значение устанавливается автоматически;
Номер документа – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера. Автоматически формируется уникальный последовательный номер в пределах указанного префикса;
Дата документа – автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;
· Организация – наименование обслуживаемой организации, значение выбирается из выпадающего списка при регистрации первого ИС, для последующих ИС значение устанавливается автоматически;
· Структурное подразделение – заполняется при наличии в организации структурных подразделений. Выбирается при нажатии кнопки со значком из раскрывающегося словаря «Структурные подразделения». После выбора значения следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без внесения информации можно нажать на кнопку Отмена;
· Документ-основание – можно указать реквизиты документа-основания, которым устанавливаются сроки и необходимость проведения инвентаризации:
Вид документа, Тип документа – значения выбираются из выпадающего списка;
Номер документа – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера. Сочетание значений полей должно быть уникальным. Данные вводятся вручную;
Дата документа – дата, указанная в документе. По умолчанию стоит текущая дата. При необходимости можно изменить дату, выбрав значение из выпадающего календаря;
Создать – при нажатии создается документ с заданными значениями в разделе «Документы». Также если документ уже был занесен в раздел «Документы», то при нажатии кнопки со значком можно выбрать ранее созданный документ. После выбора значения следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без внесения информации можно нажать на кнопку Отмена;
· Дата начала инвентаризации, Дата окончания инвентаризации – значения выбираются из выпадающего календаря.
Описание заполнения полей на закладках «Перечень объектов», «Ведомости инвентаризации», «Комиссия», «Расхождения» аналогично соответствующим пунктам, указанным в разделе Автоматическое формирование ИС.
Кроме того существует возможность добавлять ИС путем размножения. Если для добавления ИС можно не добавлять новые данные, а изменить некоторые данные уже добавленного, то такие данные можно размножить. Для этого в контекстном меню добавленного ИС необходимо выбрать пункт Размножить. В открывшемся окне «Инвентаризационный список НФА/ОС:: Размножение» следует внести необходимые изменения и нажать кнопку OK. Содержание и способы заполнения полей при размножении ИС аналогичны его добавлению (см. выше).
Утверждение ИС
После проведения инвентаризации и внесения всех изменений в ИС его следует утвердить. Для этого в его контекстном меню следует выбрать пункт Утвердить. На экране появится окно «Входные объекты» (см. Рисунок 372). Для продолжения требуется нажать на кнопку Далее. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.
Рисунок 375. Входные объекты
После нажатия кнопки Далее на экране появится окно «Параметры» (см. Рисунок 373), где следует указать параметры создаваемого документа. Для продолжения требуется нажать на кнопку Далее. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.
Рисунок 376. Параметры
После нажатия кнопки Далее на экране появится окно «Результаты» (см. Рисунок 374). Для фиксирования результата необходимо нажать кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.
Рисунок 377. Результаты
Если в ИС у какого-либо объекта МОЛ по учету не совпадает с МОЛ по факту, то сформируются дополнительные инвентаризационные ведомости на МОЛ, которое является фактически ответственным за данный объект (см. Рисунок 375).
Рисунок 378
Изменение ИС
Для изменения параметров ИС следует:
· снять утверждение ИС, выбрав в его контекстном меню пункт Снять утверждение;
· в контекстном меню изменяемого ИС выбрать пункт Изменить. В открывшемся окне следует внести соответствующие изменения и нажать кнопку OK. Содержание и способы заполнения полей при изменении ИС аналогичны его добавлению (см. раздел «Добавление ИС»);
Удаление ИС
Для удаления ИС следует выполнить следующие действия:
· Снять утверждение ИС, выбрав в его контекстном меню пункт Снять утверждение.
· В контекстном меню удаляемого ИС выбрать пункт Удалить и подтвердить удаление.
После удаления ИС он исчезнет с главного окна раздела «Инвентаризационный список НФА». Если этого не произошло, следует в контекстном меню окна выбрать пункт Обновить.
Печать ИС
Непосредственно перед проведением инвентаризации следует распечатать общий инвентаризационный список. В системе реализована возможность печати формы, как для казенных учреждений, так и для бюджетных и автономных. Для печати в контекстном меню требуемого ИС следует выбрать пункт Печать> ОС ф. 0309001 либо Печать> Инвентаризационная опись ТМЦ ф. 0309003 в зависимости от типа учреждения (см. Рисунок 376). Также возможно распечатать Ведомость расхождений по результатам инвентаризации ф. 0504092.
Рисунок 379. Печать
После выбора формы на экране появится окно «Параметры отчета». Для просмотра акта следует нажать на кнопку Просмотр, для печати на кнопку Печать, для закрытия окна на кнопку Закрыть. Если поставить галочку в окошке «Закрыть по завершению», данное окно после просмотра или печати закроется автоматически.