Занятие № 26
Лекция № 17
Тема: «Языковое оформление справочно-информационных документов (доклад-
ных и объяснительных записок, протоколов и выписок из протокола)».
Цель: обобщить и систематизировать знания студентов об языковом оформле-
нии справочно-информационных документов (докладных и объяснитель-
ных записок, протоколов и выписок из протокола); указывать ошибки, до-
пущенные в редактировании справочно-информационных документов;
развивать способность редактировать документы.
Задача: умение составлять и оформлять справочно-информационные документы.
План
1. Докладные и объяснительные записки.
2. Протокол и выписка из протокола.
Докладные и объяснительные записки.
Информационно-справочные документы – комплекс документов, разно-образных по содержанию и видовой характеристике. К ним относится внутренняя переписка: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, представление, заявление, справка, акт, протокол, отчет и др. Особую группу составляет деловая переписка.
Отдельные виды информационно-справочных документов составляются достаточно единообразно (различные записки), но некоторые, например, протоколы и акты, имеют специфические особенности оформления.
Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации, без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников. Отличие её от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству. Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.
Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.
Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации. Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть чётко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нём должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.
В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.
Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:
1. Повысить эффективность личной работоспособности. Когда
работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
2. Исправить ситуацию. Когда работнику известны определенные факты,
не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
3. Снять с себя ответственность. Если работник донёс какую-то
информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
4. Защититься, когда ущемляются права. Тут записка выступает
попыткой мирного урегулирования инцидента.
Они бывают двух типов:
¾ Внутренняя — пишется по желанию работника или его начальника с целью
увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
¾ Внешняя — направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписы-
вает только руководитель компании, а печатается он на фирменном бланке.
В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.
По содержанию записки разделяют на:
¾ Информационные — как правило, составляются регулярно, они детально
информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
¾ Отчетные — сообщают об итогах исполненного распоряжения в
конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
¾ Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести
определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.
Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем. Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста. Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.
Докладная записка включает два или три смысловых раздела:
¾ Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для
её формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
¾ Аналитическая — представляет анализ ситуации с потенциальными
последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
¾ Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит
убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.
Текст докладной записки может состоять из одной, двух или трёх коммуникативно-смысловых частей.
Одночастная структура представляет собой просьбу без обоснования или предложение без аргументации.
Двухчастная структура:
1-я часть – аргументация, обоснование выводов, которые будут изложены во второй части;
2-я часть – выводы (просьба, предложение, требование).
Трёхчастная структура:
1-я часть – изложение фактов, событий, обстоятельств, послуживших поводом к составлению документа, или формулирование цели, которая должна быть достигнута;
2-я часть – аргументация, обоснование выводов, которые будут изложены в третьей части;
3-я часть – выводы (просьба, предложение, требование).
Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.
Вообще, в организациях должен быть установлен специальный шаблон по написанию докладной записки, на который должны опираться сотрудники. Если по каким-то причинам он отсутствует, то доводим до вашего сведения образец общего оформления документа. Изменяется только внутренняя часть записки в зависимости от характера содержания.
Внутренняя записка включает реквизиты согласно:
¾ полное наименование структурного подразделения или рабочего отдела, откуда поступает информация;
¾ дата составления документа;
¾ название документа;
¾ инициалы адресата;
¾ непосредственно сам текст;
¾ подпись составителя.
Обязательными реквизитами внешней докладной записки являются:
¾ полное наименование предприятия;
¾ место составления (географический адрес и наименование структурного подразделения);
¾ в левом верхнем углу ставят дату и номер регистрации документа. Дата оформляется арабскими цифрами или буквенно-цифровым способом;
¾ заголовок (начинающийся со слов «Касательно…», «О…»);
¾ текст;
¾ инициалы составителя и занимаемая должность;
¾ подпись руководителя предприятия и ее расшифровка;
¾ номер телефона руководства.
В связи с, чем составляются докладные записки
1. Записки, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью
учреждения.
2. Прогул, когда сотрудник не явился на производство, в записке просится
привлечь его к выговору или штрафу.
3. Нарушение должностных обязанностей, где в резюмирующей разделе
требуется наложить на нарушителя дисциплинарное взыскание.
4. Документ на имя руководителя предприятия об оскорблении чести и
достоинства.
5. Нарушение трудовой дисциплины, если работник покинул рабочее
место раньше положенного времени.
6. Если сотрудник появился на работе в пьяном виде или под
наркотиками.
7. Если нужно выдать премию. Тогда предлагаются и виды поощрения
работника на основании внутренней документации учреждения.
Чаще всего на предприятиях оформляются докладные, связанные с нарушением сотрудниками трудовой дисциплины. Сюда относится: нахождение на рабочем месте в нетрезвом виде, отлучка во время рабочего процесса, нарушение внутренних уставов и т. д. За такие инциденты работнику может быть не только выговор, но и увольнение с административной ответственностью. Если у вас сложилась непонятная ситуация при составлении докладной на сотрудника, то лучше проконсультироваться с юристом или кадровиком насчет всех тонкостей, так как наказание за счет них можно смягчить. Как пример, если работник не был на рабочем месте больше 4 часов — это прогул, а если меньше, то это отлучка, которая карается не так строго. Так или иначе, перед тем как приступать к составлению записки, нужно принять от работника объяснительную, где он излагает причину, подтолкнувшую его на проступок.
Записка о наказании работника составляется на основании его письменного объяснения, которое потом рассматривает вышестоящее должностное лицо. Когда виновник не хочет предъявлять объяснительную, на него составляют акт. Если на производстве произошел несчастный случай, то проводит расследование специальная комиссия, которая осуществляет экспертизу и передает дело в прокуратуру. После, результаты вносят в акт и вписывают возможные виды мер наказания. Как пример, кража: для того чтобы процедура увольнения была законной проводят расследование. В любом случае, задача докладчика при составлении докладной записки — описать только факты, без приукрашиваний, чтобы руководитель мог четко увидеть ситуацию. Часто объяснительные от работников считают удовлетворительными и выносят просто выговор, но если виновник не счел нужным написать объяснительную о прогуле или опьянении, его увольняют без разбирательств.
Из-за того, что оскорбление — это административное нарушение, то о написании докладной записки по факту оскорбления на рабочем месте, хочется рассказать отдельно. В этом случае составление документа предполагает взять во внимание ряд тонкостей обязательных к учету. Неуважительное отношение к коллегам влияет на качество работы системы, от этого возникает дестабилизируемая психологическая обстановка в коллективе отчего и теряется имидж организации. Различного рода угрозы пресекаются не только наложением штрафа, но и исправительными работами.
Чтобы пресечь нарушителя начальство должно быть оперативно поставлено в известность. Непристойное поведение на работе – недопустимый элемент во взаимоотношениях коллектива. В документ нужно внести не только подробное описание инцидента, но и просьбу о наказании для нарушителя, чтобы в дальнейшем такого не повторилось. Стоит принять к сведению, что если руководство проигнорировало докладную об оскорблении и не приняло соответствующих мер, это карается административными штрафами.
ПРИМЕРЫ«ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ НА СОТРУДНИКОВ»
Если вы не знаете, как написать докладную записку на сотрудника, то образец представлен ниже:
1. Сначала пишем описание подразделения: «Аналитический отдел
Института аграрных исследований».
2. После идет шапка документа: «Руководителю аналитического отдела
Якову О.В. от старшего специалиста Матросова И.И.».
3. Пишем именование документа: «Докладная записка о нарушении
трудовой дисциплины».
4. Теперь излагается суть проблемы: «Довожу до вашего сведения, что
старший специалист Матросов Иван Иванович 03.07.2019 явился на работу с опозданием на 3 часа. Объяснительную нарушитель не предоставил, а на просьбу ее составить ответил оскорблением. Так как подобные нарушения происходят часто, предлагаю принять соответствующие меры с вынесением выговора».
5. Ставится дата и подпись с расшифровкой.