Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиального органа. Ведение протокола — это обязанность секретаря. Секретарь несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации наряду с председателем коллегиального органа.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно дейст- вующих коллегиальных органов власти и управления (местных представительных органов, общих собраний учредителей, акционеров, заседаний правлений, советов директоров, комитетов, комиссий и других) и разовые или периодически созываемые собрания, конференции, совещания.
По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фонографическими.
Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назна-ченным лицом или секретарем данного коллегиального органа по должности.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее со- ставленные документы, отражающие процесс подготовки заседания, – повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты док- ладов и выступлений, проекты решений и др.
Составляемый на заседании черновик протокола должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если они есть), отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.
Протокол оформляется на общем бланке предприятия, учреждения органи- зации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
В типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты: наименова-ние организации (наименование структурного подразделения), наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата, регистрационный номер, место составления или издания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи (председатель, секретарь), отметка об исполнении доку-мента и направлении его в дело.
Название вида документа оформляется при угловом расположении рекви- зитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименова- ния организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке – центрованным способом.
Дата оформляется цифровым способом (12.10.2019) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата протокола является датой заседания, а не подписания и окончательного оформления документа.
Регистрационный номер протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания, и является порядковым номером заседания в пределах кален- дарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания, согласуется с названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы:
Заседания совета директоров
Общего собрания акционеров
Заголовок оформляется в верхнем левом углу через 2-3 межстрочных ин- тервала ниже реквизита «место составления или издания» от границы левого по- ля или на площади, отмеченной в бланке ограничительными уголками, и при продольном, и при угловом расположении реквизитов бланка.
Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение).
Состав присутствующих оформляется через 2 межстрочных интервала ниже заголовка от границы левого поля и начинается с указания председателя и секре- таря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире. Инициалы следуют за фамилией:
Председатель – Муравьев В.М.
Секретарь – Анютина П.С.
При наличии ведущего его фамилия, инициалы и полное наименование должности указываются ниже фамилий председателя и секретаря от границы левого поля:
Ведущий – главный менеджер финансово-инвестиционной компании «Вектор» Осипов В.Т.
Фамилии и инициалы присутствующих на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по долж- ности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется через 2 межстрочных интервала от границы левого поля и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствующих оформляются на всей ширине строки через один межстрочный интервал:
Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С, Дмитриев П.Е., Иванов Л.М.
Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка:
Присутствовали: 20 человек (список прилагается).
Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, пере- числяются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже слова «Присутствовали:» и заканчи- вается двоеточием. Приглашенные перечисляются с указанием полной долж- ности, т.е. в нее входит полное или сокращенное наименование предприятия или организации, по алфавиту фамилий. Эта часть состава присутствующих также оформляется на всей ширине строки через один межстрочный интервал:
Приглашенные: заместитель директора АО «Саяны» Тимофеев П.Н.
Перечень вопросов, вынесенных на обсуждение и решение коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже состава присутству-ющих и заканчиваются двоеточием.
Каждый вопрос формулируется с предлогом «о» (отвечает на вопрос «о чем?») и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика.
Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсужде-ния и оформляются с красной строки:
Повестка дня:
1. Об итогах финансово-хозяйственной деятельности за 2 квартал 2019 г.
Доклад коммерческого директора Иванкина Е.С.
2. О создании юридического отдела предприятия.
Доклад заместителя председателя правления Смолина А.Г.
Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно. Формулировку «Разное» в повестку дня включать не рекомендуется.
В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов с указанием времени их обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная заранее участникам заседания, в текст протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка: «Повестка дня прилагается».
Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами по- вестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Слово СЛУШАЛИ нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки оформляется в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (кого?), ставится тире и после него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом «о» содержание доклада. В случае, когда докладчик имеет текст выступления, этот текст может быть приложен к протоколу, что оформляется следующим образом: Текст доклада прилагается.
Слово ВЫСТУПИЛИ оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступа-ющих оформляются с красной строки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содер-жание выступления.
В случае необходимости после фамилии выступающего указывается на- именование его должности.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них запи- сываются в порядке их поступления и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.
Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, за- писываются после слова ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С крас- ной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные дейст- вия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и рас- полагаются по степени их значимости.
Пункт, устанавливающий правовую норму, формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – с какого или по какой срок?
Пункт, содержащий поручение или предписание, строится по речевым моделям: поручить кому – что сделать – к какому сроку? или что сделать – к какому сроку?
Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы кон- кретного исполнителя.
РЕШИЛИ:
1.1. Утвердить штатное расписание.
1.2. Заведующему отделом кадров завершить комплектование служб специалистами к 15.10.2019.
В случае необходимости указываются результаты голосования по каж- дому пункту решения: «за» – 10, «против» – 0, «воздержались» – 2 или 34 «единогласно».
Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экзем- пляре отредактированного протокола. Они располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами:
Председатель Личная подпись В.М. Муравьев
Секретарь Личная подпись П.С. Анютина
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым ру- ководителем организации, в компетенцию которого входит решение коллеги- ально обсужденных вопросов.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова УТ- ВЕРЖДАЮ, сокращенного наименования должности руководителя (т. к. полное наименование организации или предприятия указано на бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Личная подпись Е.В. Романов
30.09.2019
Краткий протокол содержит такую же вводную часть, как и полный про- токол; в основной части фиксируются лишь темы докладов, фамилии доклад- чиков и принятые решения:
Рассмотренные вопросы:
1.
2.
Принятые решения:
1.1.
1.2.
2.1.
2.2.
Выписка из протокола оформляется в случае необходимости; она подлежит удостоверению путем оформления реквизита «отметка о заверении копии».
Реквизиты выписки из протокола:
¾ наименование организации;
¾ наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);
¾ номер;
¾ дата;
¾ место заседания;
¾ гриф утверждения (если протокол утверждался);
¾ заголовок к тексту;
¾ текст: вводная часть, нужный пункт из основной части по схеме СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ;
¾ подпись (слова «председатель, секретарь» пишутся от нулевого положения табулятора, от второго положения табулятора — тире и через пробел — расшифровки подписей);
¾ отметка о заверении копии.
Из основной части протокола берется только тот вопрос повестки дня, который необходимо довести до сведения. Номер вопроса повестки дня в выписке из протокола должен совпадать с номером в самом протоколе. Выписка из протокола оформляется в стольких экземплярах, сколько необходимо. Выписка в дело не подшивается, но на самом протоколе делается запись о выдаче выписки (кому и когда оформлялась). При представлении выписки в другую организацию она заверяется печатью учреждения. Датой выписки является дата, указанная в отметке о заверении копии.