Практические занятия
Раздел II. Задачи и структура
Информационного обеспечения управления
Практическое занятие №1
Тема: Задачи и структура
информационного обеспечения управления
Цель: изучение задач ИОУ и их реализации в различных организационных формах на предприятии.
Вопросы для изучения:
1. Взаимосвязь задач управления, информационной системы и ДОУ в организации.
2. Задачи службы ИОУ.
3. Варианты организации решения задач ИОУ на предприятии.
Практическое задание: разработка комплекса документов, регламентирующих работу службы ИОУ в организации.
Методические рекомендации:
Все задачи по организации ИОУ условно можно разделить на 3 группы:
1) связанные с организацией документационного обеспечения управления;
2) связанные с организацией движения и хранения бездокументной информации;
3) связанные с автоматизацией управления.
На практике, чаще всего, эти задачи распределены между различными службами или отдельными специалистами в организации. В условиях комплексной автоматизации деятельности предприятий всё актуальнее становится вопрос о единой службе, которая решала бы, во-первых, все поставленные задачи и, во-вторых, делала бы это комплексно, на единой концептуальной и методологической основе.
Поэтому главное требование к разрабатываемому студентами оргпроекту по службе ИОУ – это ее комплексность, т.е. выполнение всех задач по организации единого информационного пространства предприятия. Пакет документов должен давать представление о роли службы ИОУ в данной организации, основных направлениях ее деятельности, увязывать задачи и функции Службы с текущими и перспективными задачами организации. Для этого в пакет должны входить следующие документы:
|
|
1) Справка об организации. Ее задача – дать представление о направлениях деятельности организации, ее масштабе, численности работников, территориальной распределенности, структуре. Данный документ позволит оценить предлагаемую структуру и численность Службы, правильность содержания организационно-правовых документов Службы.
2) Положение о службе ИОУ. (Точное название службы ИОУ определяется разработчиками, исходя из ее задач, структуры, а также традиций предприятия). При разработке Положения авторы должны увязывать функции и задачи подразделения со стратегией предприятия. Из этого документа должна быть четко видна взаимосвязь работы службы с предприятием, ее роль в общей стратегии предприятия. Структура службы должна быть обоснована и исходить как из особенностей предприятия, так и из поставленных перед службой задач.
3) Должностные инструкции работникам Службы. Эти документы должны конкретизировать Положение о Службе. Основная учебная задача – увязать все направления работы Службы с конкретными задачами, стоящими перед исполнителями, не должно быть лакун, «пропадающих», «дополнительных» задач и функций.
4) Справка об информационной системе организации необходима для анализа содержания двух последующих документов. В справке должно быть отражено состояние информационный системы на данный момент времени. Из ее содержания должны быть видны достоинства и недостатки существующей системы. Содержание справки должно включать характеристику организации делопроизводства на предприятии, используемых систем автоматизации деятельности, технической и программной оснащенности организации.
|
|
5) Программа работы Службы на 5 лет. Должна быть увязана со справкой об организации, справкой об информационной системе, Положением о подразделении. Главная задача Программы – комплексное развитие, увязка всех действий в единое целое, вписывание результатов работы Службы в стратегию развития организации. Поэтому в программе должны быть не столько перечислены планируемые мероприятия, сколько представлена целостная, обоснованная картина предполагаемой деятельности Службы.
6) План-график работы Службы на ближайший год. При разработке данного документа студенты должны рассматривать возможность параллельного выполнения работ разных направлений Программы, учитывать их взаимозависимость и взаимосвязь. Немаловажной проблемой является и распределение конкретных видов работ между исполнителями – работниками Службы (в соответствии с их должностными инструкциями), а также организация взаимосвязи с другими подразделениями предприятия.
Все документы должны быть грамотно оформлены в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями.
Литература:
1. Годин, В. В. Управление информационными ресурсами / В. В. Годин. - М., 1999.
2. Степанова, Е. Е. Информационное обеспечение управленческой деятельности: учеб. пособие / Е. Е. Степанова, Н. В. Хмелевская. - М., 2002.
3. Ларин, М. В. Применение методологии информационного менеджмента в документационном обеспечении управления [Электронный ресурс] / М. В. Ларин // Материалы к конференции "Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в органах власти. Опыт Совета Федерации и Государственной Думы". – Режим доступа: https://www.gdm.ru/meropr/081002/081002o13.htm.