Понятие информационной системы
В широком смысле информационная система – это совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.
В узком смысле информационной системой называют только часть указанных компонентов – базы данных, специализированные программы (а чаще это комплекс программ), предназначенных для организации и ведения баз данных, и другие специализированные прикладные программы.
Автоматизированная информационная система (АИС) обычно определяется как совокупность программно-аппаратных средств, предназначенных для автоматизации деятельности, связанной с хранением, передачей и обработкой информации.
Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления.
Классическими примерами информационных систем являются банковские системы, автоматизированные системы управления предприятиями, системы резервирования авиационных или железнодорожных билетов, медицинские информационные системы, предназначенные для использования в лечебном учреждении и т.д.
Весьма удобно, что современные системы управления базами данных обладают широкими возможностями резервного копирования и архивации данных, параллельной обработки информации и т.д.
Все информационные системы, предназначенные для выполнения функций менеджмента, относят к экономическим.
Начисление заработной платы с помощью ЭВМ началась еще в 50-е гг ХХ века. С помощью первых компьютеров решались и другие задачи в организации, связанные с необходимостью переработки больших информационных массивов.
Уже в 60-е годы возникает идея комплексной автоматизации управления предприятиями и интеграции информационного обеспечения на основе баз данных. Реальностью автоматизированные системы управления стали в 70-е годы на базе ЭВМ 3-го поколения, которые позволили создавать вычислительные системы с распределенной терминальной сетью. Однако недостаточное быстродействие и надежность вычислительных машин, отсутствие гибких средств реализации информационных потребностей пользователей не смогли превратить эти системы в инструмент коренного повышения эффективности управления предприятиями.
80-годы отмечены внедрением персональных ЭВМ в практику работы управленческих работников, созданием широкого набора автоматизированных рабочих мест с удобными для пользователей приложения. Однако рассредоточение системы в виде отдельных автоматизированных рабочих мест, локальная («островная») автоматизация не способствовали интеграции управленческих функций и, как следствие, существенному повышению эффективности управления организацией.
Для 90-х годов характерно более активное развитие телекоммуникационных средств, которое привело к созданию гибких локальных и глобальных вычислительных сетей, предопределивших возможность разработки и внедрения уже корпоративных экономических информационных систем, которые объединяют возможности систем комплексной автоматизации управления 70-х и локальной автоматизации 80-х.
Методологическую основу проектирования экономических информационных систем составляет системный подход, в соответствии с которым, как вы знаете, любая система представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, функционирующих совместно для достижения общей цели.
Автоматизированные системы управления персоналом (Human Resource systems).
С появлением первых средств автоматизации были разработаны и первые программы учета и управления персоналом, число которые в разных странах сейчас исчисляются сотнями.
Если говорить об Украине, то в бывшем СССР каждое уважающее себя предприятие или организация, имевшие собственный отдел автоматизированных систем управления, еще в 1980-е гг. пользовались программами учета персонала собственной разработки.
Существующие в настоящее время на рынке автоматизированные системы управления персоналом (не учитывая до сих пор эксплуатируемые на ряде предприятий локальные автоматизированные рабочие места от многочисленных мелких разработчиков) по их функциональной направленности можно разделить на следующие основные группы:
- многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия;
- экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;
- программы расчета зарплаты;
-комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутриорганизации, рассчитывать зарплату.
В частности, с помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества претендента на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов организации. Такие программы позволяют достаточно эффективно (с формальной точки зрения) отбирать перспективных специалистов. Подобные системы достаточно дороги, их имеет смысл использовать только для крупных предприятий при наличии на них большого количества вакансий. Эти системы не позволяют автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых служб.
Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы в любой организации. В первую очередь, такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой организации, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии. Поэтому немаловажным фактором условий использования систем управления персоналом является также возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и управления предприятием.
И так, современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов.
Обычно кадровая информация хранится разрозненно, чаще в бумажном виде, и для того чтобы провести какую-либо статистику или аналитику движения персонала в организации приходится потратить несколько дней. Существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени.
Рассмотрим, например, процесс приема на работу и оформления личных данных сотрудника. Обычно работник предоставляет персональные данные, которые вкладываются в его личное дело: анкета, автобиография, копии документов об образовании, результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу и т.д. Все это хранится в отдельной папке, к которой впоследствии будут подшиваться новые документы. В организациях, где работают от тысячи человек и выше, оперативное получение личной информации о сотруднике при такой организации дел – сложная задача.
Таким образом, информационная система управления персоналом предназначена для хранения и мгновенного получения всех необходимых сведений о сотрудниках. Также она позволяет вести табель учета рабочих, выходных, больничных и отпускных дней, рассчитывать заработную плату сотрудников, начислять премии, взыскивать штрафы, формировать различную отчетность. Расчет зарплаты производится на основании данных об окладе сотрудника и сведений из табеля за расчетный период. Все данные по рассчитанной заработной плате переносятся в архив системы, на их основании составляются отчеты. Единая система управления кадрами включает и поддержку стандартных функций кадрового делопроизводства (прием на работу, увольнение, перемещение, назначение отпуска и т.д.).
И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.
Рассмотрим преимущества автоматизированных информационных систем управления персоналом. Майкл Армстронг в книге «Практика управления человеческими ресурсами» отмечает, что подобная система может:
- дать возможность отделу персонала оказывать большую помощь линейным руководителям;
- обеспечить канал для связи различных аспектов политики в отношении персонала и процессов по всей организации, тем самым способствуя развитию комплексного и последовательного подхода к управлению персоналом;
- предоставить необходимые данные для принятия стратегических решений в сфере управления персоналом, давая возможность связанным с этой сферой работникам быстро получать и анализировать информацию с целью проверить свои идеи и планы. Способствует выявлению преимуществ стратегий управления персоналом в терминах, которые можно признать с точки зрения коммерческой деятельности, например, добавленная стоимость, а не просто сокращения расходов;
- сократить объем работы отдела человеческих ресурсов, устраняя несущественные задачи, в тоже время, позволяя отделу эффективно способствовать управлению.
В полном объеме этих преимуществ можно достичь только в случае, если потребности в информации о человеческих ресурсах рассматриваются со стратегической, организационной, корпоративной точки зрения. Если система используется просто для автоматизации отдельных аспектов управления персоналом, например, только делопроизводства, учета посещаемости, оценки работы и т.д., она не реализует свой потенциал.
К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований:
- рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов;
- возможность машинной обработки информации, содержащейся в бумажных документах и в электронных документах;
- необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.
Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать - то что.
В редких случаях, при грамотной разработке, собственные системы бывают дешевле и эффективнее готовых программных продуктов. Но преимущественно, то, что разработано или разрабатывается сейчас на украинских предприятиях, является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала предприятия и требует постоянной переработки. И это не вина отделов автоматизированных систем управления, это объективный процесс. Информационные системы, выросшие из автоматизации рабочих мест советских бухгалтеров, несут в себе эти следы. Решив функции автоматизации бухгалтерии, они только начали движение в направлении производства, управления персоналом, систем принятия управленческих решений, а это задачи, по качественным и количественным параметрам, несравнимые с бухгалтерским учетом.
HR-модули систем класса mySAP [Эс-Эй-Пи] Business Suite [swi:t] или Oracle E-Business Suite отличаются большей функциональностью, возможностью реализовывать «сквозные» бизнес-процессы, исключить, двойной ввод данных и т.д. Для крупной компании это важно.
Для среднего рынка популярны программные решения на основе Microsoft Dynamics, разработки Робертсон и Блумс Корпорейшн - «RB HR & Payroll - Управление кадрами и Зарплата» и российские системы, например «1С:Предприятие», «1С:Зарплата и управление персоналом», «БОСС-Кадровик».
Из-за необходимости приобретать лицензии на использование программного обеспечения Microsoft многие предприятия для использования информационных систем предпочитают переходить на операционные системы Linux (Unix).
Также программное обеспечение на платформе Linux (Unix) весьма нетребовательно к ресурсам компьютеров и серверов и может работать на устаревшем оборудовании, а это снижение затрат на модернизацию парка компьютерной техники.
Устранение проблем связанных с вирусами и троянскими программами. При работе под операционной системой на основе линуксовского ядра нет необходимости в покупке антивирусного ПО для клиентских компьютеров.
Многие компании-разработчики продвигают и продают комплексные финансово-управленческие системы, в состав которых входит модуль по управлению человеческими ресурсами. То есть, чтобы автоматизировать управление кадрами, клиенту необходимо купить всю, иначе инвестиции в информационные технологии будут неэффективны (так называемая «кусочная» автоматизация).
Разумеется, для внедрения всех этих систем требуется помощь специалистов, консультантов. Успешное внедрение системы зависит от многих факторов. Изначально она представляет собой некий шаблон. Дальше следует выяснение требований заказчика и доработка системы в соответствии с ними.
Эффективная автоматизированная система управления персоналом должна соответствовать, как минимум, следующим параметрам:
- удовлетворять потребности организации;
- быть удобной в пользовании;
- гибкой (т.е. должна быть совместимой с различными операционными системами, должны быть совместимые системы кодирования, она должна позволять менять свою конфигурацию в достаточных пределах, достраиваться с помощью нужных организации прикладных програм);
- предоставлять достаточные возможности для составления отчетов;
- в ней должно быть соответствие цены и качества;
- должна обеспечиваться серьезная поддержка со стороны поставщика;
- должна быть надежной.