Образцы использования основных элементов проекта
(извлечения из ВКР)
РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
ИНСТРУМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ АДАПТАЦИЕЙ ПЕРСОНАЛА НА ОСНОВЕ ТЕХНОЛОГИИ ГЕЙМИФИКАЦИИ
Описание проекта
Проведенный анализ существующей системы адаптации персонала показал отсутствие четкого и регламентированного процесса введения новых сотрудников в стабильный рабочий процесс за счет несовершенства документального оформления и низкой активности наставников.
С учетом дальнейшего роста штата обусловленного увеличением объемов производства, географией предоставления услуг и наличием большого кадрового потенциала компании является необходимым провести разработку проекта по совершенствованию системы адаптации персонала на основе применения современных технологий, в частности технологии геймификайии.
Выбор технологии геймификации в свою очередь обоснован ее практической эффективностью, достигнутой многими крупными транспортными компаниями, в числе которых находятся ОАО «РЖД», ООО «ЖелдорАльянс», ООО ТК «КИТ», а именно:
–уменьшением сроков вхождения в должность новых сотрудников и снижением времени более низкой производительности труда;
–формированием прозрачной и гибкой системы оценок деятельности сотрудников компании, подстраивающейся под актуальные задачи организации;
–повышением эффективности обучения за счет укрепления мотивации и интерактивности;
–увеличением оперативности обратной связи по результатам процесса адаптации;
–обеспечением индивидуального подхода к развитию сотрудников, в полной мере раскрывающего потенциал и исключающего субъективность кадровых работников.
Концепцию разрабатываемого проекта отобразим при помощи устава, представленного в таблице 3.1.
Таблица 3.1 – Устав проекта
| № п/п | Раздел устава проекта | Описание раздела |
| Наименование проекта | «Совершенствование системы адаптации при помощи внедрения технологии геймификации» | |
| Проблема проекта | Достижение эффективности внедрения проекта | |
| Описание исходной ситуации | Система адаптации сотрудников малоэффективна, что обусловлено: – отсутствием документального оформления процесса адаптации и оценок качества проведения введения в должность; – низким уровнем соотнесения выполняемых функций и результатов трудовой деятельности с первоначальными навыками, полученными в ходе процесса адаптации, возникающим в основном за счет низкой активности наставников в процессе адаптации, несоблюдения сроков ввода в должность по средним нормативам и отсутствия личной мотивации сотрудников. | |
| Обоснование необходимости проекта | Дальнейшее расширение штата сотрудников, обусловленное увеличением объемов предоставления транспортных услуг и географии транспортировки грузов. Открытие нового крупного склада. | |
| Инициатор проекта | Исполнитель КП или ВКР | |
| Сущность проекта | Система адаптации персонала, основанная на технологии геймификации станет стартом успешного введения новых сотрудников в должность. Она будет включать в себя интерактивный курс, позволяющий погрузиться в профессиональную деятельность основных работников компании (менеджеров по работе с клиентами, водителей, кладовщиков). Размещенные на сайте компании виртуальные экскурсии, позволят соискателям ближе познакомится с деятельностью организации и примерить на себя интересующую должность. Разработанные интерактивные карты обучения позволят с легкостью изучать необходимые рабочие материалы и станут инструментом оценки эффективности процесса адаптации персонала. | |
| Цели, задачи проекта | Цель – разработать и внедрить современную системы адаптации персонала, основанную на технологии геймификации. Задачи: |
Продолжение таблицы 3.1
| Цели, задачи проекта | 1 Разработать интерактивные курсы, имитирующие работу на основных производственных участках логистической компании. 2 Регламентировать процесс адаптации персонала. 3 Внедрить инструменты геймификации в процесс адаптации персонала. | |
| Ожидаемая эффективность | Экономическая эффективность: 1 Повышение производительности труда. 2 Увеличение объема транспортных услуг за счет снижение времени низкой производительности труда и более быстрой адаптации. Социальная эффективность: 1 Сокращение периода адаптации. 2 Улучшение морально-психологического климата в коллективе. 3 Совершенствование организационной культуры. 4 Снижение текучести кадров. 5 Увеличение вклада каждого сотрудника в достижение целей компании. | |
| Продукт проекта | 1 Система адаптации персонала, основанная на технологии геймификации (интерактивный курс, имитирующий работу сотрудников ООО «Азбука доставки»; интерактивные карты обучения). 2 Положение об адаптации персонала. | |
| Окружение проекта | Руководитель компании, старший менеджер, участники процесса адаптации. |
Целевую структуру проекта изобразим при помощи рисунка 3.1.
Основа разработки современной системы адаптации персонала ООО «Азбука доставки» лежит в миссии компании – создание условий взаимовыгодного и результативного сотрудничества между предприятием и его сотрудниками.
Цель проекта состоит в совершенствовании системы адаптации персонала, направленной на обеспечение предприятия высококвалифицированными кадрами, способными к достижению стратегических и тактических целей компании. Ее достижение предполагается реализовать посредством разработки следующих мероприятий:
1.Регламентировать процесс адаптации персонала посредством документального оформления и распределения обязанностей среди причастных лиц.
Как показал аудит кадровых документов, регламентирующих процедуру введения вновь принятых сотрудников, в компании отсутствуют основные положения в данной области. Поэтому для обеспечения непрерывности и результативности процесса адаптации необходимо распределить функциональные обязанности и создать документальную базу.
Так как в организационной структуре компании не предусмотрена должность менеджера по персоналу, предлагаем внести данную ставку в основной штат сотрудников и закрепить следующие должностные обязанности в области адаптации персонала:
–организация регистрации и прослеживание процесса адаптации в ходе интерактивных курсов;
–мониторинг и другие виды анализа и контроля профессионального уровня персонала после прохождения этапов интерактивного курса;
–корректировка и обновление программ обучения и развития интерактивных курсов;
–организация проверки знаний, проведение тестирования, отчет по результатам проверки знаний после прохождения интерактивных курсов;
–подготовка учебных, информационных и методических материалов по учебным вопросам;
–подготовка контента для размещения на корпоративном информационном сайте для работников предприятия;
–взаимодействие с руководителями и сотрудниками по вопросам адаптации персонала;
–участие в подготовке и организации корпоративных мероприятий, приуроченных к результатам прохождения адаптации.
Обратим так же внимание на порядок взаимодействия между руководителями отделов в процессе адаптации. Ситуация при введении в должность нового сотрудника должна свестись к формированию качеств универсального специалиста, т.е. новый работник должен знать в полной мере весь процесс работы своего отдела и причастных к нему подразделений. Здесь руководители должны быть заинтересованы в обмене опытом между своими сотрудниками.
2 Разработать интерактивный курс, имитирующий работу основных отделов компании и интерактивные карты обучения.
Интерактивный курс, имитирующий работу основных отделов компании, будет содержать краткий обзор основных функциональных обязанностей работников и порядок выполнения производственных операций. Его цель состоит в ознакомлении новых работников или соискателей на должность с тем как проходят рабочие будни основных сотрудников, какие ценности существуют в компании, и какая история стоит за деятельностью организации.
Интерактивные карты обучения будут содержать в себе систему оценок и наград и определенные этапы прохождения процесса адаптации. Их суть состоит в прохождении определенных наборов карт в зависимости от занимаемой им должности. По ходу продвижения курса сотрудник должен выполнять как игровые, так и образовательные задачи.
Рисунок 3.1 – Дерево целей проекта по совершенствованию инструментов управления адаптацией
3.2 План управления проектом
В состав проектной команды по реализации проекта будут входить основные сотрудники компании (рисунок 3.3).
– руководитель компании;
– менеджер по персоналу.
Затраты, необходимые на функционирование проектной команды показаны в таблице 3.2.
Помимо трудовых ресурсов компании для внедрения проекта необходимо будет привлечь сторонние организации с целью:
– разработки дизайна интерактивных карт;
– съемки и монтажа видео для виртуальной экскурсии;
– обеспечения информационными и методическими материалами для разработки методологии обучения и создания концепции интерактивного курса.
Итоговые затраты на реализацию курса показаны в таблице 3.3.
Распределим ответственность участников проектной команды и сторонних организаций при помощи матрицы ответственности представленной в виде таблицы 3.4. Примем следующие условные обозначения:
– П – прием работ;
– К – консультация;
– И – исполнение;
– О – ответственный.
Таблица 3.4 – Матрица ответственности команды проекта
| Наименование работы / участник проекта | Руководитель компании | Менеджер по работе с персоналом | IT-специалист сторонней организации | Дизайнер сторонней организации | Приглашенный специалист по внедрению геймификации в практику адаптации персоанала |
| 1 Регламентация процесса адаптации | |||||
| Создание должностной инструкции менеджера по персоналу | П | И | К, О | ||
| Дополнение регламента взаимодействия руководителей отделов компании | П | И | К, О | ||
| Разработка процедуры адаптации сотрудников и ее регламентация | П | И, О | К | ||
| 2 Разработка интерактивного курса и интерактивных карт обучения | |||||
| Создание видеоматериала для виртуальной экскурсии | П | О | И | ||
| Разработка концепции интерактивного курса | П | И | К | К, О | |
| Разработка методологии обучения в рамках интерактивных карт обучения | П | И, О | К | ||
| Разработка системы вознаграждений и поощрений | П | И | И | К, О | |
| Тестирование интерактивного курса и интерактивных карт обучения | П | И | И | К | К, О |
| 3 Внедрение инструментов геймификации в процесс адаптации персонала |
Продолжение таблицы 3.4
| Размещение интерактивного курса на корпоративном портале | П | К | И, О | К | К |
| Внедрение интерактивных карт обучения в процессы обучения сотрудников | П | И | К | К | К, О |
| Формирование итоговой оценки технологии | П | И, О | К |
Сроки реализации проекта по совершенствованию системы адаптации персонала представим в таблице 3.5.
Таблица 3.5 – Сроки реализации проекта
| Этапы и виды работ | Длительно-сть, дней | Начало, (день, месяц, год) | Окончание (день, месяц, год) |
| 1 Регламентация процесса адаптации | 07.07.2018 | 14.07.2018 | |
| Создание должностной инструкции менеджера по персоналу | 07.07.2018 | 09.07.2018 | |
| Дополнение регламента взаимодействия руководителей отделов компании | 07.07.2018 | 10.07.2018 | |
| Разработка процедуры адаптации сотрудников и ее регламентация | 10.07.2018 | 14.07.2018 | |
| 2 Разработка интерактивного курса и интерактивных карт обучения | 14.07.2018 | 01.08.2018 | |
| Создание видеоматериала для виртуальной экскурсии | 14.07.2018 | 28.07.2018 | |
| Разработка концепции интерактивного курса | 16.07.2018 | 20.07.2018 | |
| Разработка методологии обучения в рамках интерактивных карт обучения | 16.07.2018 | 25.07.2018 | |
| Разработка системы вознаграждений и поощрений | 16.07.2018 | 25.07.2018 | |
| Тестирование интерактивного курса и интерактивных карт обучения | 25.07.2018 | 01.08.2018 | |
| 3 Внедрение инструментов геймификации в процесс адаптации персонала | 01.08.2018 | 01.09.2018 | |
| Размещение интерактивного курса на корпоративном портале | 01.08.2018 | 14.08.2018 | |
| Внедрение интерактивных карт обучения в процессы обучения сотрудников | 14.08.2018 | 20.08.2018 | |
| Формирование итоговой оценки технологии | 20.08.2018 | 01.09.2018 | |
| Итого: | 07.07.2018 | 01.09.2018 |
При помощи диаграммы Ганта изобразим временные рамки реализации проекта (рисунок 3.3).
Далее оценим проект с точки зрения его экономической и социальной эффективности.
Оценка эффективности реализации проекта
К основным социальным эффектам реализации проекта можно отнести следующие положительные моменты:
1 Сокращение периода адаптации.
2 Улучшение морально-психологического климата в коллективе.
3 Совершенствование организационной культуры.
4 Снижение текучести кадров.
5 Увеличение вклада каждого сотрудника в достижение целей компании.
Экономическая эффективность будет основана на уменьшении времени адаптации сотрудников компании и снижении текучести кадров.
В таблице 3.6 приведем расчет единовременных затрат проекта.
В качестве единовременных затрат примем расходы по дизайну интерактивных карт, созданию видеоматериалов (виртуальная экскурсия) и обустройству нового рабочего места менеджера по персоналу, отнесем расходы на оплату труда проектной команды (менеджера по персоналу и руководитель компании).
Таблица 3.8 – Расчеты эффективности проекта
| Показатель | До внедрения проекта | После внедрения проекта |
| Срок адаптации нового сотрудника | 2 месяца | 1 месяц |
| Заработная плата сотрудников в период адаптации | 15 000,0 | 15 000,0 |
| Обустройство рабочего места | от 1000,0 до 22 000,0 | от 1000,0 до 22 000,0 |
| Затраты на наставничество | от 3 000,0 до 5000,0 | 0,0 |
| Уровень текучести кадров | 1 чел. в год 6,7 % | 1 чел. в год 5,0 % |
| Количество принятых новых сотрудников | ||
| Издержки, полученные в результате низкой квалификации персонала | 100 000,0 | 50 000,0 |
Рассчитаем экономию до и после внедрения проекта:
– до проекта было принято 3 новых сотрудника (2 кладовщика и 1 менеджер по продажам) и выбыл 1 сотрудник (менеджер по продажам). Тогда расходы на адаптацию и обучения составят: (15 000,0 ·2 + 15 000,0) ·2 мес. + (20 000,0+ 1000,0· 2) + (5 000,0 + 3 000,0 · 2) · 2 мес. + 100 000,0 + 15 000,0 · 2 мес. + 5 000,0 · 2 мес. = 290 600,0 руб.
где 15 000,0 – заработная плата в период адаптации новых сотрудников, руб.;
20 000,0 и 1000,0 – затраты на обустройство нового рабочего места менеджера по продажам и кладовщика соответственно, руб.;
5 000,0 и 3 000,0 – затраты на наставничество менеджера по продажам и кладовщика соответственно, руб.;
100 000,0 – издержки, полученные в результате низкой квалификации персонала, руб.
– после проекта было принято 5 новых сотрудников (2 кладовщика, 1 менеджер по персоналу, 1 логист и 1 менеджер по продажам) и выбыл 1 сотрудник (кладовщик). Тогда затраты на адаптацию составят: 15 000,0 ·5 чел. + 20 000,0 · 2 чел. + 22 000,0 + 1000,0 · 2 чел. + 50 000,0 + 15 000,0 = 204 000,0 руб.
Тогда экономия расходов на адаптацию и обучение персонала составит: 290 600,0 – 204 000,0 = 86 600,0 руб.
Предполагаемый срок окупаемости проекта равен: 325 708,6/86 600,0 = 3,7 лет.
Таким образом, по результатам проведенных расчетов, мероприятие по внедрению геймификации в практику адаптации персонала ООО "Х" является экономически целесообразным.
Тема ВКР: «Разработка планов индивидуального развития для ключевых сотрудников предприятия»