Любой выпускаемый продукт имеет свой жизненный цикл от момента зарождения идеи продукта до снятия с производства, когда его уже не покупают. Так же и проект имеет своё начало и завершение.
Жизненный цикл проекта (project life cycle), в свою очередь представляет собой полный набор последовательных фаз (этапов) проекта от его начала и до завершения. Их название и число бывает различным, но чаще всего в жизненном цикле проекта выделяют четыре фазы: начальная фаза (фаза инициации, концепции), фаза разработки (планирования), фаза реализации (выполнения работ проекта) и фаза завершения. К этим четырем фазам может добавляться фаза контроля. Проект начинается с этапа инициации, а заканчивается этапом завершения проекта. Прохождение этапов организации исполнения и контроля не должно быть ранее этапа планирования.
Проект разбивается на фазы для улучшения управления им. Каждая из фаз жизненного цикла ограничена во времени и включает в себя работы и показатели, характеризующие достижение поставленных в ней целей. Фазы проекта могут последовательно сменять друг друга, а могут выполняться с совмещением работ во времени – по последовательно–параллельной схеме. Варианты последовательности фаз представлены на рисунке 2.
Рисунок 2 – Последовательности фаз жизненного цикла проекта
По мере разворачивания проекта усилия постепенно нарастают, достигая пика, а затем идут на убывание при сдаче проекта заказчику. Такая зависимость «количества усилий» от времени представлена на рисунке 3.
Рисунок 3 – Зависимость «количества усилий» от времени затраченного на проект
На начальной фазе производится разработка концепции проекта, включающая назначение руководителя проекта и формирование команды управления проектом, предварительное обследование и определение проекта.
Определение проекта предполагает:
- анализ проблемы и потребности в проекте;
- сбор исходных данных;
- определение (уточнение) целей и результатов проекта;
- определение основных характеристик проекта;
- определение критериев оценки успехов и неудач проекта;
- определение ограничений и предложений;
- оценка проектных рисков;
- анализ альтернатив для решения проблемы и выбора варианта проекта;
- выбор стратегии осуществления проекта;
- формирование Устава проекта;
- рассмотрение и утверждение концепции проекта.
Важно уже в начале проекта определить главную цель проекта, которая отражает причину его осуществления и выгоды для различных участников проекта, а также его внешнего окружения. Это не что иное, как миссия проекта.
Кроме того, необходимо определить саму цель проекта, которая представляет собой желаемый результат (эффект, выгода), достигаемый при успешном осуществлении проекта в заданных условиях его осуществления. Цель проекта достигается в результате решения ряда задач.
Не один проект не обходится без управляющего проектом и его команды (команды проекта). Управляющий проектом (главный менеджер) представляет собой физическое лицо, которому делегируются полномочия по руководству всеми работами по осуществлению проекта: планированию, контролю и координации всех участников проекта. Команда проекта создается на период его осуществления и распускается при завершении проекта.
На начальной стадии проекта необходимо определить характеристики проекта, критерии, по которым будут оцениваться результаты проекта, и ограничения. Эти критерии или как их ещё называют критерии успешности проекта (project success criteria) представляют собой совокупность показателей, которые дают возможность судить о степени успешности выполнения проекта.
Главным на фазе планирования (разработки) является разработка основных компонентов проекта и подготовка к его реализации.
Для определения всех работ проекта используется иерархическая структура работ (ИСР, Work breakdown structure – WBS), которая является графическим или списочным представлением состава работ проекта и отражает совокупность взаимосвязанных элементов проекта различных степеней детализации. При разработке ИСР, крупные работы разбиваются на более мелкие, последние в свою очередь еще на более мелкие и т.д., до тех пор, пока уровень детализации не будет признан достаточным.
После разработки базового плана проекта, в котором определены цели, стратегии, объемы работ, временные параметры, необходимые ресурсы, бюджет проекта и другие компоненты, а также в соответствие с которым будут выполнены работы проекта и относительного которого будет проведена оценка исполнения, план подписывается вышестоящим руководством и другими заинтересованными сторонами.
Фаза реализации – выполнение работ, предусмотренных проектом, материально-техническое обеспечение работ проекта, а также контроль выполнения хода работ проекта с помощью соответствующих систем учёта и отчетности.
В идеале выполнение проекта должно осуществляться строго по плану, но на практике это не всегда так. На этапе реализации проекта исполнителями выполняются работы проекта, а руководителем и командой управления проектом собираются сведения о ходе работ, анализируется полученная информацию от исполнителей и сравнивается с плановыми показателями, формируется отчетность о ходе реализации проекта, прогнозируется, как будет развиваться проект, и, при необходимости, вносятся изменения в план проекта.
На фазе контроля осуществляется отслеживание, анализ и регулирование хода выполнения проекта, выявление тех областей, в которых требуется применение корректирующих и предупреждающих действий, формирование запросов на изменения в проекте (при необходимости) для обеспечения достижения целей проекта. Целью данной фазы является проверка соответствия процессов и продукта проекта установленным требованиям.
Хотя некоторые изменения содержания проекта, стоимости и времени выполнения могут произойти по ходу его выполнения, но большинство проектов завершаются почти в запланированное время. Цель фазы окончания проекта – его формальное закрытие. На завершающей фазе достигаются конечные цели проекта, разрешение конфликтов, осуществляется подведение итогов, закрытие проекта, передача результатов проекта их владельцам. Обычно это самое важное событие для всех участников проекта.