Цели, задачи и место дисциплины
Цель преподавания дисциплины
Основной целью изучаемой дисциплины является изучение вопросов, связанных с документированием управленческой деятельности и организацией работы с готовыми документами в организациях и на предприятиях всех форм собственности, а так же освоение знаний, необходимых для правильного составления и оформления документов, возникающих в процессе принятия и реализации управленческих решений на предприятиях нефтяной и газовой промышленности; приобретение навыков по разработке и оформлению документации и ведению деловой переписки.
Задачи изучения дисциплины:
- изучение системы документации и специфики делопроизводства в различных отраслях промышленности и человеческой деятельности;
- ознакомление студентов с общими принципами документационного обеспечения управления, порядком государственного регулирования делопроизводства на предприятиях всех форм собственности;
- освоение основных требований к документированию и документационному обеспечению управления;
- ознакомление с классификацией документов и их содержанием;
- формирование умений по созданию документов;
- приобретение опыта деловой переписки, формирование информационной и корпоративной культуры;
- ознакомление с организацией документооборота, систематизацией документооборота, номенклатурой дел, подготовки к хранению;
- привитие навыков качественной и быстрой обработки информации в целях своевременного принятия управленческих решений;
- научить систематизировать информацию по категориям и уровням доступа к ней, ознакомить с организацией работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения;
- организовать практические занятия по приобретению студентами навыков подготовки документов.
В результате обучения студент должен:
- документоведческую терминологию; нормативно-методические материалы по документированию управленческой деятельности; систему документации, закономерности развития документа; структуру документа; характеристику и состав унифицированных систем документации; правила составления и оформления документов; современные способы и технику создания документов;
- иметь представление об организации документодвижения на предприятиях различных отраслей народного хозяйства и его специфике на предприятиях нефтяной и газовой промышленности;
- владеть техникой деловой переписки с российскими и зарубежными партнерами, в том числе и на иностранном языке;
- владеть ситуацией современного делопроизводства организации и предприятия, использовать прикладные программные средства и средства оргтехники и находить способы и методы их совершенствования.
Место дисциплины в учебном процессе
Успешному освоению курса способствуют знания, полученные студентами в области управления персоналом, этики и психологии делового общения, менеджмента, правоведения, иностранного языка. Основные виды занятий - лекции и самостоятельная работа. Итоговый контроль – зачет.
Содержание дисциплины
Введение. Место и роль дисциплины в образовательной программе подготовки специалистов. История развития системы государственного делопроизводства в России и за рубежом. Значение знаний делопроизводства в формировании профессиональной компетентности специалиста в области работы с документами в условиях межкультурной коммуникации. Роль документоведения в совершенствовании процессов управления.
Раздел 1. Общие правила документирования
Тема 1.1. Система документации. Законодательное и нормативно- методическое регулирование делопроизводства в организациях и на предприятии.
Делопроизводство: основные понятия и категории. Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства: система федеральных, региональных законодательных актов, государственные стандарты. Система документации, признаки, основание классификации систем документации. Развитие систем документации на современном этапе. Государственная система документации. Унифицированные системы документации. Характеристика унифицированных систем документации. Государственные стандарты на унифицированные системы. Опыт международной стандартизации документов. Общероссийские и отраслевые унифицированные формы документов, альбом форм унифицированных документов, табель форм документов. Унифицикация и стандартизация форм управленческой документации.
Общие требования к систематизации документов и формирование дел. Составление заголовков дел и установление сроков, номенклатура дел. Реквизиты управленческих документов, бланки и форматы документов, их язык и стиль, подготовка текстов с использованием компьютерной программы MS OFFICE. Специфика делопроизводства на предприятиях нефтяной и газовой промышленности.
Тема 1.2. Классификация документов, характеристика и содержание, составление и оформление.
Документ и информация, связь этих понятий. Информация как основа принятия управленческих решений. Понятие «документ», его трансформация, электронный документ. Факторы влияющие на информационную, правовую и историческую ценность документов. Понятие «функция документа». Информационная, социальная, культурная, историческая, коммуникативная, управленческая, учетная, правовая функции документов. Способы и средства документирования. Классификация документов по различным признакам. Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность. Структура документа, понятия «реквизит», «формуляр документа», реквизиты документа, требования х оформлению документа. ГОСТ Р6.30-2003
Характеристика и содержание информационно-справочных, распорядительных, организационных и документов личного происхождения.
Система справочно-информационно-аналитической документации: докладная и объяснительная записки, справки, акты, протокол. Деловая переписка: классификация деловых писем, виды писем и их структура, правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами, лексика и стиль корреспонденции, межкультурная коммуникация. Процедура составления письма, особенности отправки деловых писем через электронную почту.
Система распорядительной документации. Документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решение, постановление). Документы, издаваемые в условиях единоначалия (указ, приказ, распоряжение). Процедура издания распорядительных документов.
Система организационных документов: устав, положение, инструкции, правила внутреннего распорядка, структура и штатная численность, штатное расписание. Структура, содержание, особенности составления, рассмотрения и утверждения организационных документов.
Документы личного происхождения: обращение, резюме, автобиография, характеристика, доверенность, расписки. Оформление документов, фиксирующих соглашение между работником и работодателем.