Тема 2.1. Общие принципы организации работы с документами. Документационное обеспечение управления.
Понятие организации работы с документами, общие принципы, способы организации документооборота. Структура и функции служб документационного обеспечения управления, факторы, определяющие их выбор в конкретной организации. Внешний и внутренний документопоток. Обработка входящих и исходящих документов. Учет, организация исполнения и контроля. Организация рационального движения документов внутри организации. Анализ структуры документооборота. Сокращение объема документооборота. Хранение документов. Оперативное хранение. Подготовка документов к архивному хранению. Акты о выделении документов к уничтожению и снятию с учета. Определение ценности документов.
Особенности составления, оформления и хранения первичных документов в бухгалтерии.
Особенности организации работы с конфиденциальными документами, порядок работы персонала с документами ограниченного доступа. Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний и переговоров.
Организация делопроизводства по обращениям граждан. Специфика формирования дел по обращениям граждан в различные инстанции.
Тема 2.2. Современные способы и техника создания документов, технологии обеспечения документационного управления.
Оснащение служб документирования управленческой деятельности современной оргтехникой, персональный менеджмент. Автоматизированные системы управления документооборотом. Разработка или использование готовых специализированных программ регистрации, контроля, хранения документов. Компьютерные технологии обеспечения управленческой деятельности: интегрированный пакет программ MS OFFICE, с шестью приложениями: WORD, EXCEL, ACCESS, BINDER, POWER POINT, OUTLOOK.
Средства и способы копирования и размножения документов.
3. Тематический план учебных занятий
Таблица1
По заочной форме обучения (на базе средней школы)
| № п/п | Наименование тем | Аудиторные занятия |
| Введение | самостоят. | |
| Раздел1. Документирование управленческой деятельности Тема 1.1.Система документации, законодательное и нормативно- методическое регулирование делопроизводства в организациях и на предприятии. Специфика делопроизводства на предприятиях нефтяной и газовой промышленности. | самостоят. | |
| Тема 1.2. Классификация документов, характеристика, содержание составление и оформление. | ||
| Раздел 2. Организация работы с документами. Тема 2.1. Общие принципы организации работы с документами. Документационное обеспечение управления. | ||
| Тема 2.2. Современные способы и техника создания документов, технологии обеспечения документационного управления. | самостоят. |
Общая трудоемкость дисциплины по рабочему учебному плану 80 часов
Аудиторных занятий 8 часов
Самостоятельная работа 72 часа
Форма контроля – зачет
Таблица 2
По заочной форме обучения (на базе среднего технического образования)
| № п/п | Наименование тем | Аудиторные занятия |
| Введение | самостоят. | |
| Раздел1. Документирование управленческой деятельности Тема 1.1.Система документации, законодательное и нормативно- методическое регулирование делопроизводства в организациях и на предприятии. Специфика делопроизводства на предприятиях нефтяной и газовой промышленности. | самостоят. | |
| Тема 1.2. Классификация документов, характеристика, содержание составление и оформление. | ||
| Раздел 2. Организация работы с документами. Тема 2.1. Общие принципы организации работы с документами. Документационное обеспечение управления. | ||
| Тема 2.2. Современные способы и техника создания документов, технологии обеспечения документационного управления. | самостоят. |
Общая трудоемкость дисциплины по рабочему учебному плану 80 часов
Аудиторных занятий 8 часов
Самостоятельная работа 72 часа
Форма контроля – зачет
Таблица 3
По заочной форме обучения (на базе высшей школы)
| № п/п | Наименование тем | Аудиторные занятия |
| Введение | самостоят. | |
| Раздел1. Документирование управленческой деятельности Тема 1.1.Система документации, законодательное и нормативно- методическое регулирование делопроизводства в организациях и на предприятии. Специфика делопроизводства на предприятиях нефтяной и газовой промышленности. | самостоят. | |
| Тема 1.2. Классификация документов, характеристика, содержание составление и оформление. | ||
| Раздел 2. Организация работы с документами. Тема 2.1. Общие принципы организации работы с документами. Документационное обеспечение управления. | ||
| Тема 2.2. Современные способы и техника создания документов, технологии обеспечения документационного управления. | самостоят. |
Общая трудоемкость дисциплины по рабочему учебному плану 80 часов
Аудиторных занятий 8 часов
Самостоятельная работа 72 часа
Форма контроля – зачет
4. Методические рекомендации по выполнению контрольной работы
Методические рекомендации разработаны в соответствии с рабочей программой по документированию управленческой деятельности, рассмотренной и одобренной на заседании кафедры экономики и управления и заседанием учебно-методической комиссии экономического факультета.
Цель выполнения контрольной работы - расширение объема знаний в процессе самостоятельного изучения дисциплины, необходимых для правильного составления и оформления документов, приобретение навыков по разработке и оформлению документации и ведению деловой переписки, освоение основ культуры межличностного общения; ознакомление с системой государственного регулирования делопроизводства.
Задачи необходимые решить студенту в процессе самостоятельного изучения курса и написания контрольной работы:
- выбрать номер контрольной работы в соответствие с номером зачетной книжки;
- изучить структуру и содержание рабочей программы;
- выбрать необходимую литературу в соответствие с вопросами, предложенными в контрольной работе.
Методические указания по выполнению контрольной работы:
- работа выполняется на листах формата А 4; верхнее, нижнее и поле слево - 2 см, правое поле - 1 см; междустрочный интервал -1,5; шрифт - 14 (Times New Roman)
- необходимо соблюдать поля в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;
- титульный лист заполняется в соответствии с требованиями, установленными методическим отделом и выпускающей кафедрой;
- номер задания контрольной работы должен соответствовать последней цифре номера зачетной книжки студента с указанием на титульном листе;
- объем контрольной работы 10-12 страниц, 14 шрифтом, с 1,5 интервалом;
- оформление работы учитывается при ее оценке; небрежно выполненные работы возвращаются студенту для исправления;
- при возникновении вопросов, связанных с изучением курса и выполнением контрольной работы, студент может обратиться к преподавателю, о днях консультации можно узнать по телефону кафедры экономики и управления;
- по результатам контрольной работы проводится собеседование, положительный результат собеседования является допуском к зачету.
Варианты контрольной работы:
ВАРИАНТ 1.
1. Нормативно-правовое регулирование делопроизводства. Гражданский кодекс.
2.Делопроизводство: основные понятия и термины. Классификация документов.
3.Руководствуясь требованиями ГОСТ Р 6.30 –2003, составить докладную записку о необходимости командирования сотрудника отдела (подразделения), при оформлении документа дополнить самостоятельно недостающими реквизитами.
4. Требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 к оформлению реквизитов «Гриф утверждения документа» и «Отметка об исполнении документа в организации».
ВАРИАНТ 2.
1.Нормативно-правовое регулирование делопроизводства. Закон Российской федерации «Об информации, информатизации и защите информации».
2.Классификация и краткая характеристика видов информационно-справочных документов.
3. Руководствуясь требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003, составить справку о ходе и результатах выполнения задания руководителя предприятия (организации), при оформлении справки недостающие реквизиты добавить самостоятельно.
4 Требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 к оформлению реквизитов «Подпись» и «Оттиск печати».
ВАРИАНТ 3.
1.Нормативно-правовое регулирование делопроизводства. Закон Российской Федерации «О государственной тайне».
2. Классификация, краткая характеристика видов организационных документов.
3. Руководствуясь требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003, составить акт приема –передачи материальных ценностей, при оформлении документ дополнить недостающими реквизитами.
4. Требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 к оформлению реквизитам «Адресат» и
«Идентификатор электронной копии документа».
ВАРИАНТ 4.
1. Нормативно-правовое регулирование делопроизводства. Закон Российской Федерации «О техническом регулировании»
2. Классификация, краткая характеристика видов распорядительных документов.
3. Руководствуясь требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003, составить протокол общего собрания работников, необходимым условием при составлении протокола является то, что решение по вопросу повестки дня принято в результате открытого голосования, недостающие реквизиты придумать самостоятельно.
4. Требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 к оформлению реквизитов «Государственный герб Российской Федерации» и «Эмблема организации».
ВАРИАНТ 5.
1.Система законодательных актов об Архивном фонде, их роль в организации делопроизводства.
3. Специфика организации работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
3. Руководствуясь требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003, составить протокол заседания совета директоров по вопросу производственной деятельности, обязательным условием является то, что решение совета директоров принято в результате открытого голосования, недостающие реквизиты придумать самостоятельно.
4. Требования ГОСТ Р 6.30 к оформлению реквизитов «Резолюция» и «Отметка о контроле».
ВАРИАНТ 6.
1.Система государственных стандартов, регулирующих делопроизводство.
2.Виды документов по личному составу, их краткая характеристика.
3. Руководствуясь требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003, составить письмо - приглашение для участия в конференции, недостающие реквизиты придумать самостоятельно.
4. Требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 к оформлению реквизитов «Гриф согласования документов» и «Визы согласования документов».
ВАРИАНТ 7.
1.Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
2.Организация работы с обращениями граждан в различные инстанции.
3. Руководствуясь требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003, составить письмо – ответ на приглашение для участия в конференции, придумать недостающие реквизиты.
4. Требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 к оформлению реквизитов «Основной государственный регистрационный номер» и «Идентификационный номер налогоплательщика»
ВАРИАНТ 8.
1.Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования.
2.Классификация и структура деловых писем, специфические особенности различных видов писем.
3. Руководствуясь требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003, составить приказ по основной деятельности предприятия, дополнить недостающими реквизитами.
4. Требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 к оформлению реквизитам «Исполнитель» и Отметка о заверении копии».
ВАРИАНТ 9.
1.Понятие «документооборот». Общие принципы организации документооборота.
2. Виды унифицированных текстов, их назначение.
3. Руководствуясь требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003, составить приказ по личному составу (тема по выбору студента), придумать недостающие реквизиты.
4. Требования ГОСТ 6.30 – 2003 к оформлению реквизита «Заголовок».
ВАРИАНТ 10.
1.Нормативно-правовое регулирование делопроизводства. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» об особенностях составления, оформления и хранения первичных документов в бухгалтерии.
2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел, составление номенклатуры дел, сроки хранения документов в делопроизводстве.
3. Руководствуясь требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003, составить должностную инструкцию (должность по выбору студента), придумать недостающие реквизиты.
4. Требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 к оформлению реквизитов «Код формы документа» и «Код организации».
Список рекомендуемой литературы
Основная
1. Федеральные законы об информатизации, информации и защите информации; о государственной тайне, о стандартизации, о бухгалтерском учете, об архивном фонде, о труде.
2. Гражданский кодекс РФ. Федеральный закон от 30.11.94. № 52-ФЗ
3. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов.
4. ГОСТ 6.01 – 87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации.
5. ГОСТ 6.10.7 – 90 Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец
6. Общероссийский классификатор управленческой документации – М., Издательство стандартов, 1994.
7. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 1998
8. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. – М., Росархив, 1994
9. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. – М., 1989
10. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете №105, 29.07.83
11. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы. М: Бизнес-школа «Интел-Синтез», М., 1998.
12. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент. М., ЗАО «Финстатинформ», 1999
13. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения): Учебник для ст-тов вуза /Под. Ред. Т.В. Кузнецовой – М.: ЮНИТИ, 2003. – 359 с.
14. Кирсанова,М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие /Ю.М. Аксенов, М.В. Кирсанова. – 5-е изд. испр. и доп. – М.:Инфра-М.; Н-сибирск. Сиб. соглашение, 2003.-320с. (высшее образование)
15. Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА, 1998
16. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: ПРИОР, 1999
Дополнительная
1. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для ст-тов СПО. /М.И. Басаков. Ростов н/Д.:Феникс, 2003. – 320 с.
2. Дашков, Л.П. Коммерческий договор: от заключения до исполнения./Л.П. Дашков, А.В. Брызгалин. Ростов-н/Д, Феникс, 1998.
3.Клэр Тейлор Основы делопроизводства в современном бизнесе./К.Тейлор М., Финансы и статистика, 1997
4. Колтунова, М.В. Что нужно знать составителю. 2-е изд./М.В. Колтунова – М.: Дело, 1999.
5. Машаров, В.Н. Ваши документы./В.Н. Машаров. Феникс, 1997
6. Павлюк, Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основная работа на компьютере. /Н.И. Воробъев, Л.В. Павлюк. – М., Из-во торговый дом «Герда», 1997
7. Печникова, Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие./А.В. Печникова, Т.В. Печникова – М.: ЭКМОС, 1998. – 208 с.
8. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управление (делопроизводство): Учебное пособие для студентов СПО /А.В. Пшенко. – М,: Форум, 2002. - 251с.
9. Рогожин, М.Ю. Документы делового общения./М.Ю. Рогожин – М.: Русская Деловая Литература, 1999
10. Тепнер, Р. Как овладеть искусством делового письма./Р.Тепнер.- М., ЮНИТИ, 1994
11. Чуковенкова А.Ю. Оформление документов: Комментарии к ГОСТ 6.30.97. /А.Ю. Чуковенкова. – М.: Дело, 2001. – 213 с.