ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Методические указания к практическим занятиям
Омск 2006
Составители: В.А. Цыганков, канд эконом. наук, доцент;
Н.С. Морозова, канд. техн. наук, доцент
Методические указания основаны на изучении и обобщении существующей практики работы с документами. Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные Положения», а также ГОСТ Р 6.30-97 (в ред. от 21.01.2000 г.).
Предназначены для студентов экономических специальностей, изучающих делопроизводство, а также будут полезны для практических работников службы документационного обеспечения управления.
Печатается по решению редакционно-издательского совета Омского государственного технического университета
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Для изготовления бланков документов используются реквизиты с 01 по 10, а также отметки для расположения реквизитов: с 11 по 15 и с 18 по 20. При оформлении документов используются реквизиты с 11 по 13 и с 15 по 30.
Примерное размещение и табуляция реквизитов при оформлении документов представлена на следующей схеме:
1,25 см 3,75 см 8 см 10 см 12 см 14 см 16 см
0 1 2 3 4 5 6 7 8
| Наименование организации | Гриф утверждения | ||||||||
| Справочные данные об организации | Адресат | ||||||||
| Наименование документа | |||||||||
| 00.00.0000 | № 00 | ||||||||
| На № 00 от 00.00.0000 | |||||||||
| Место издания документа | |||||||||
| Заголовок к тексту | |||||||||
| Абзац | ТЕКСТ | ||||||||
| Приложение | |||||||||
| |||||||||
| Должность лица подписавшего | |||||||||
| документ | Личная подпись | И.О. | Фамилия | ||||||
| Виза | |||||||||
| Гриф согласования | |||||||||
| Отметка о заверении копии | |||||||||
| Отметка об исполнителе | |||||||||
| Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Идентификатор электронной копии документа | Отметка о поступлении документа | ||||||||
Ниже даны методические указания по оформлению и расположению соответствующих реквизитов.
|
|
01-02. Реквизиты «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации».
|
|
Размещаются на бланке документов в соответствии с федеративным конституционным законом (ФЗК) о государственном гербе РФ от 25 декабря 2000 г. за № 2 ФЗК (с изменениями и дополнениями от 3 июля 2002 года) и в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Герб рекомендуется выполнять размером 20 мм и размещать центровано относительно наименования организации:
а) углового бланка б) продольного бланка
| Герб ГУБЕРНАТОР ОМСКОЙ ОБЛАСТИ | Герб ГУБЕРНАТОР ОМСКОЙ ОБЛАСТИ |
Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитами «Наименование организации»:
а) углового бланка б) продольного бланка
| Герб ГУБЕРНАТОР ОМСКОЙ ОБЛАСТИ | Герб ГУБЕРНАТОР ОМСКОЙ ОБЛАСТИ |
03. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)».
Эмблема размещается на бланках писем, бланках строгой отчетности, нормативных документах в соответствии с ФЗ о товарных знаках от 24 декабря 2002 года и располагается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации:
а) углового бланка б) продольного бланка
| Эмблема ООО «ПРИБОР» | Эмблема ООО «ПРИБОР» |
Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитами «Наименование организации»:
а) углового бланка б) продольного бланка
| Эмблема ООО «ПРИБОР» | Эмблема ООО «ПРИБОР |
04. Реквизит «Код организации»
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее проставлен типографским способом на документе, например, при изготовлении бланка этого документа. Код служит для ускорения прохождения информации по каналам связи и имеет числовое изображение: 03415612.
|
|
05. Реквизит «Основной государственный регистрационный номер».
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документом, выдаваемым налоговым органом ─ Свидетельством о регистрации юридического лица. Номер всегда помещают на бланках писем. Реквизит оформляется в виде цифр: 1037003156.
06. Реквизит «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет».
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документом, выдаваемым налоговым органом - Свидетельством о регистрации юридического лица. Реквизит входит в справочные данные о предприятии и оформляется в виде цифр: 5512110447/554066340.
07. Код формы документа.
Код формы проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации. Реквизит не проставляется на письмах, инструкциях, справках, заявлениях и т.д. Код оформляется в виде цифр: 654845.
08. Наименование организации.
На документах указываются наименования, закрепленные в учредительных документах (полное, сокращенное, на иностранном языке). При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем ниже или за ним сокращенное (в скобках):
| НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «ПОЛЕТ» (НПО «ПОЛЕТ») |
При наличии наименования организации на иностранном языке разрабатывается двуязычный бланк (слева – государственном языке РФ, справа – на иностранном языке:
| Межрегиональное отделение общественной организации – общество «Знание» России Сибирский Дом знаний ул. Плеханова, 32 г. Омск, 644120 Тел.: (3812) 65-47-12 Факс: (3812) 65-52-87 E-mail: znanie@chel.surnet.ru | Siberian House of Knowledge, Scientfie and Technical Propaganda the «Rnowledge» Society of Russia 32 Plekhanov St., Chelyabinsk, Russia, 644120, OMSK tel.: (3812) 65-47-12 fax.: (3812) 65-52-87 E-mail: znanie@chel.surnet.ru |
При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования предприятия:
| ОАО АК «ОМСКЭНЕРГО» Западно-сибирские электрические сети (ЗЭС) |
09. Реквизит «Справочные данные об организации».
Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.
В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных букв, цифр или каких-либо знаков. Почтовый адрес оформляется в соответствии с оказанием почтовых услуг.
Полный перечень справочных данных имеет следующий порядок их написания:
– почтовый адрес;
– номер телефона, номер телефакса, номер телетайпа;
– адрес электронной почты;
– ИНН/КПП;
– расчетный счет (р/с);
– БИК (банковский идентификационный код);
– корреспондентский счет (кор./с);
– наименование банка.
Справочные данные могут содержать только почтовый адрес:
| ЗАО «ЗАПСИБТЕХНОЛОГИЯ» |
Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, электронной почты:
| ЗАО «ЗАПСИБТЕХНОЛОГИЯ» Россия, 644099, г. Омск, пр. Мира, д. 56 тел.: (3812) 65-45-00, факс: (3812) 65-47-12 E-mail: cooper@sityline.ru |
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах:
| ЗАО «ЗАПСИБТЕХНОЛОГИЯ» Россия, 644099, г. Омск, пр. Мира, д. 56 тел.: (3812) 65-45-00, факс: (3812) 65-47-12 р/с 40125500100235004177 в Омском ОСБ 5487/0454 г. Омск, БИК 048112100 кор./с 3010000250010113000 |
10. Реквизит «Наименование вида документа».
Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Этот реквизит пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованием видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД (класс 020000): ПРИКАЗ; АКТ.
Для упорядочения процесса документирования управленческой деятельности на предприятиях должен быть разработан Табель форм документов, применяемых в организации. Этот список должен быть сгруппирован по управленческим функциям. Форма табеля разрабатывается на предприятии. В табель могут входить следующие графы:
| № п/п | Наименование фирмы | Дата утверждения | Кем утвержден | Код по классификатору | Ограничение доступа | Периодичность издания | Ответственный за издание | Примечание | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
11. Реквизит «Дата документа».
Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.
День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год обозначается четырьмя цифрами:
25.07.2005 или 2007.07.25.
После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение, т.к. в конце предложения всегда ставится точка.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год»:
14 июня 2005 г. или 14 июня 2005 года.
При словесно-цифровом способе изображения дат обязательно добавление 0 для чисел с 1 по 9:
04 марта 2005 г.
При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр.
Дата на документе должна проставляться должностным лицом, подписывающее документ, непосредственно при подписании, не датировать документ при его изготовлении. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании.
Однако в документах, в которых фиксируется работа коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их изготовлении.
12. Реквизит «Регистрационный номер документа».
Регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящем документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа (в пределах календарного года).
Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как минимум из двух частей, которые отделяются друг от друга косой линией:
– порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года и индекс структурного подразделения (если таковое имеется);
– номера дела по номенклатуре дел.
Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть принята такой:
– для входящих документов: очередной порядковый регистрационный номер документа/номер дела, например: 258/03-12 (258 – очередной номер документа, 03-12 – номер дела по номенклатуре;
– для исходящих документов: номер дела/ очередной порядковый регистрационный номер, например: 03-12/258.
К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости коды классификаторов: корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.
Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, представленных через косую черту:
03-12/258/04-14/145
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу; отчеты; докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы, применяя простую нумерацию:
Приказ № 10; Протокол № 2; Акт № 1.
13. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».
Реквизит проставляется на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:
На № 14/05-45 от 09.04.2005
14. Реквизит «Место составления или издания документа».
В каждом документе должно быть указано место его составления или издания, кроме служебных писем, в которых содержится эта информация в справочных данных об организации, а также в тех документах, где уже в реквизите «Наименование организации» входит место его издания:
ЗАО «Омский каучуковый завод»;
ООО «Московская кондитерская фабрика».
В других случаях место составления или издания специально указывается в документах с учетом административно-территориального деления:
г. Тара Омской обл.
пос. Большеречье Большереченского р-на Омской обл.
Административно-территориальное деление страны (край, область, район) необходимо учитывать в связи с возможным повторение наименований населенных пунктов в различных регионах:
15. Реквизит «Адресат».
Документы адресуются предприятиям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. Наименование предприятия и его структурного подразделения указывают в верхней правой стороне бланка в именительном
падеже:
Омский государственный
технический университет
Учебно-методический отдел
Не допускается адресование типа:
Предприятию ОАО «ФРЕЗЕР»
При адресовании документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, при этом инициалы указываются перед фамилией:
ОАО «ФРЕЗЕР»
Главному специалисту
В.И. Семенову
При адресовании документа руководителю предприятия наименование предприятия входит в состав наименования должности адресата:
Генеральному директору
ОАО «ФРЕЗЕР»
И.Н. Петрову
Указанный порядок адресования распространяется только на внутреннюю переписку предприятия, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя предприятия или руководителя структурных подразделений.
Если документ составляется в несколько однородных предприятий, их указывают обобщенно:
Директорам
машиностроительных
заводов
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, который указывается после наименования предприятия, должности, фамилии в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи:
Директору ЗАО «СТРОИТЕЛЬ»
А.В. Иванову
644124, г. Омск,
ул. Восточная, д. 5
Если документ адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес:
Омский государственный
технический университет
Учебно-методический отдел
644102, г. Омск, ул. Мира, д. 11
При адресовании документа частному лицу, сначала указываются почтовый адрес, а затем инициалы и фамилия получателя:
642000, Омская обл., г. Тара,
ул. Некрасова, д. 8, корпус 6, кв. 4
О.П. Малышевой
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:
Генеральному директору
ЗАО «НЕОН»
Д.И. Добровольскому
Если лицо, на имя которого направляется документ, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией:
проф. С.А. Аникину
акад. Н.С. Самойлову
16. Реквизит «Гриф утверждения документа».
Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. В сложившейся практике принято ставить гриф утверждения на следующих управленческих документах:
– акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации предприятий, организаций, учреждений и т.д.);
– инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);
– отчеты (о производственной деятельности; командировках; научно-исследовательских работах и т.д.);
– перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т.д.);
– положения (о предприятии; структурном подразделении; премировании; и т.д.);
– программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);
– сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
– стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);
– структура и штатная численность;
– тарифные ставки;
– формы унифицированных документов;
– штатные расписания и изменения к ним.
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф содержит слово
УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату, которая проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО «ПРИБОР»
Личная подпись К.С. Светлов
14.10.2005
Документ может утверждаться посредством издания или составления другого документа. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫили УТВЕРЖДЕНО), наименования документа в творительном падеже, его даты, номера:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора
ОАО «АВТОМАТИКА»
от 12.01.2005 № 5
УТВЕРЖДЕН
Протоколом общего
собрания акционеров
ЗАО «ПРОЦЕССОР»
от 04.02.2005 № 2
В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки:
УТВЕРЖДЕНО
Решением общего собрания
трудового коллектива,
протокол от 05.06.2005 № 8
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне:
| Зам. директора ОАО «ПОЛЕТ» Личная подпись А.Б. Борисов 18.04.2005 | УТВЕРЖДЕНО Генеральный директор ЗАО «ПРИБОР» Личная подпись В.Н. Яковлев 18.04.2005 |
17. Реквизит «Резолюция».
В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилию исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату:
И.С. Малышеву
Подготовить проект ответа
с обоснованием к 12.03.2005
Личная подпись 01.03.2005
Если исполнителей документа несколько, они указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без отметки «ответственный»):
И.С. Малышеву
И.И. Федотову
Подготовить проект ответа
с обоснованием к 12.03.2005
Личная подпись 01.03.2005
Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).
18. Реквизит «Заголовок к тексту».
Заголовок грамматически должен согласовываться с наименованием документа:
о реорганизации структуры предприятия (к документу ПРИКАЗ)
собрания акционеров (к документу ПРОТОКОЛ)
секретаря-референта (к документу ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ)
о канцелярии (к документу ПОЛОЖЕНИЕ).
Если в тексте указано действие, заголовок следует формулировать на основе отглагольного существительного с указанием объекта действия (о чем?):
о поощрении
о выплате.
Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении бланка документа. На документах формата А5 заголовок к тексту можно не указывать.
19. Реквизит «Отметка о контроле».
Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К » или слово «Контроль », поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается на служебном поле документа в правом верхнем углу. Срок исполнения документов указывается, как правило, в резолюции руководителя, а если не указан, то контрольным сроком считается один месяц.
20. Реквизит «Текст документа».
Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом и может включать таблицу, что чаще всего наблюдается в служебных документах.
Текст документа должен быть увязан с его видом (приказ, письмо, протокол, акт и т.д.). Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:
– нейтральность (без эмоциональной окраски) тон изложения;
– точность и ясность изложения (включение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);
– краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей;
– употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период …; направляем на рассмотрение и утверждение …;, проверкой установлено, что …);
– ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);
– использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);
– безличный характер изложения текста;
– употребление специальных терминов;
– использование сокращенных слов;
– использование универсальных слов с неопределенным значением;
– исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);
– исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.
Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже (содержание показателей; сумма; единицы измерения и т.д.).
Если есть подзаголовки граф и строк, то они должны грамматически согласовываться с заголовками. В случае, когда таблица не размещается на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. При наличии нескольких таблиц, их нумеруют с указанием справа над таблицей слова «Таблица» и ее порядкового номера (без знака №).
21. Реквизит «Отметка о наличии приложения».
Если документ имеет приложение, о котором упоминается в тексте, то отметка о его наличии оформляется, начиная с нулевого положения печатающего устройства:
Приложение: на 4 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, о которых не упоминается в тексте, то их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров:
Приложение: 1. Акт списания основных средств на 2 л. в 2 экз.
2. Перечень оборудования для монтажа на 6 л. в 3 экз.
При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: 1. Акт на 2 л. в 2 экз.
2. Перечень на 6 л. в 3 экз.
Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе с двоеточием: «Приложение: ».
Если приложение направляется не во все адреса, которые указаны в документе, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 2 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают:
Приложение: брошюра в1 экз.
При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляются в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:
Опись
приложений к письму от _____ № _______-
| № п/п | Наименование документа | Количество листов | Количество экземпляров |
| 1. 2. 3. … | |||
| Секретарь Личная подпись И.О. Фамилия Дата |
Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается отметка:
Приложение: по описи.
Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:
Приложение: письмо ООО «ПОЛЕТ»
от 14.05.2005 № 147/07-10
и приложение к нему, всего на 3 л.
Сами документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, которая указывала бы на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает слово
«Приложение» с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера:
Приложение 1
к письму ОАО «ФРЕЗЕР»
от 14.06.2005 № 45/03-14
или
Приложение 3
к приказу директора
ОАО «ФРЕЗЕР»
от 12.07.2005 № 19
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение относительно наименования документа, его даты и регистрационного номера:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 3
к приказу директора
ОАО «ФРЕЗЕР»
от 12.07.2005 № 19
22. Реквизит «Подпись».
В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (И.О. Фамилия):
а) если документ оформлен не на бланке:
Директор
ООО «ТЕХНОЛОГИЯ» Личная подпись И.В. Ветров
б) если документ оформлен на бланке:
Директор Личная подпись И.В. Ветров
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Директор Личная подпись А.И. Васькин
Главный бухгалтер Личная подпись А.М. Носкова
Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагаются на одном уровне:
| Директор ООО «ТЕХНОЛОГИЯ» Личная подпись И.В. Ветров | Директор ОАО «ФРЕЗЕР»» Личная подпись В.Н. Миронов |
Если должностное лицо. подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог «За », надпись от руки «Зам. » или косую черту перед наименованием должности. При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного лица указывается фактическая должность лица, подписавшего документ:
Зам. директора
ОАО «ПОЛЕТ» Личная подпись Н.М. Бобров
Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки:
Председатель профкома
ООО «МАЯК» Личная подпись В.А. Семенов
23. Реквизит «Гриф согласования документа».
Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).
Внутреннее и внешнее согласование выражается в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего – оформляется гриф согласования.
Гриф согласования проставляется ниже грифа «подпись» на лицевой стороне документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования:
СОГЛАСОВАНО
Начальник планового отдела
ОАО «ПОЛЕТ»
Личная подпись А.В. Светлова
01.07.2005
При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профкома
от 14.02.2005 № 4
Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Госстандарта РФ
от 15.12.2005 № 6 6/05-09
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
24. Реквизит «Визы согласования документов».
Этот реквизит используют для внутреннего согласования документов. Виза включает: личную подпись визирующего, подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:
Юрисконсульт
Личная подпись А.В.Бобров
01.07.2005
При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с предоставленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.5 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.:
Главный бухгалтер
Не согласен
Личная подпись Н.С. Петрова
01.07.2005
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Реквизит «Визы согласования документа» используется также и для оформления процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника, ответственного за исполнение вопросов по данному документу, и начинается словами: «С приказом (акта, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату и располагается ниже реквизита «Подпись»:
С актом ознакомлен: Личная подпись О.В. Марков
01.10.2005
При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника:
С приказом ознакомлены:
начальник
отдела кадров Личная подпись Н.С. Васильева
04.08.2005
экономист
планового отдела Личная подпись Е.В. Григорьева
04.08.2005
25. Реквизит «Оттиск печати».
Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. В сложившейся практике принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документов: