Процесс формирования кредитного дела начинается с момента поступления от потенциального заемщика заявки на получение займа и заканчивается одновременно с завершением кредитных взаимоотношений банка и заемщика (в том числе отказ в предоставлении испрашиваемого ссуды путем официального доведения позиции банка до сведения заемщика, принципиальное несогласие заемщика с подходами банка к решению его кредитных потребностей или несогласие с предлагаемыми условиями кредитования, совершение окончательного платежа в погашение долга по займу).
Порядок формирования, ведения и хранения кредитного дела является одной из составных частей кредитного процесса банка, которой необходимо уделять такое же пристальное внимание, как и всем остальным.
В зависимости от уровня сложности рассматриваемой кредитной сделки, вида кредитования, к которому она относится, и степени секретности формирующих дело, моментов, состав кредитного дела может несущественно видоизменяться, однако в обязательном порядке оно должно содержать в себе следующие основные документы: 1. Копия или нотариально заверенная копия (для не клиентов банка) устава предприятия, учредительного договора или приказа об учреждении предприятия, свидетельства о регистрации, банковской карточки с образцами подписей и (в случае необходимости) оригинал доверенности на право подписания кредитных договоров и всех сопутствующих им документов;
2. Справки из инспекции федеральной налоговой службы и пенсионного фонда о постановке на учет (для не клиентов банка), справка об уведомлении налогового органа о намерении открыть ссудный счет, а также другие документы, необходимые для открытия прочих необходимых для обслуживания займа счетов в соответствии с действующим законодательством;
3. Бизнес-справка, содержащая информацию о предприятии, его основателях, партнерах, внутренней организационной структуре, направлениях и результатах его деятельности, а также планах и перспективах развития;
4. Кредитная заявка, содержащая сумму, срок и цели кредитования, предлагаемое обеспечение;
5. Технико-экономическое обоснование испрашиваемого ссуды, содержащее цели и направления использования кредитных ресурсов, смету издержек на производство продукции, расчет источников и сроков погашения займа и процентов по нему, а также расчет планируемой дохода и рентабельности кредитной сделки;
6. Сверенные с оригиналами и заверенные кредитным инспектором копии контрактов, договоров, соглашений, под которые испрашивается займ;
7.Финансовая отчетность предприятия и результаты ее анализа;
8. Заверенные обслуживающим банком выписки или справки по оборотам по банковским счетам за последние З-6 месяцев (в случае кредитования под оборот);
9. Кредитный меморандум, отчет о рисках отдела анализа кредитных рисков, заключение юридической службы банка, планово-экономического отдела и других подразделений банка (по мере необходимости);
10.Выписка из протокола заседания кредитного комитета по рассматриваемому вопросу;
11.Копии кредитного и других договоров с заемщиком по кредитной сделке;
12.План мероприятий по работе с кредитным проектом, утвержденный начальником кредитного отдела;
13.Извещения заемщика об использовании ссуды;
14. Документы, подтверждающие целевое использование займа;
15.Копии внутрибанковских распоряжений, платежных поручений и других документов, подтверждающих выдачу ссуды и совершение платежей в погашение займа;
16.Графики использования и погашения займа;
17.Акты проверки;
18.Переписка с заемщиком.
Все документы, формирующие кредитное дело, по режиму хранения подразделяются на две категории:
- рабочие документы, не представляющие собой особой ценности с точки зрения их утери, порчи и прочие, они имеют обычный режим хранения и хранятся в рабочих комнатах кредитных подразделений в закрытых шкафах;
- рабочие документы конфиденциального характера, к которым относятся: нотариально заверенные копии учредительных документов заемщика, оригиналы кредитных договоров, договоров аваля и прочих документов, регулирующих договорные отношения между банком и заемщиком, финансовая отчётность; копии контрактов и другие документы, имеющие соответствующий режим секретности; должны храниться в сейфах, доступ к которым ограничен и определяется руководителем кредитного подразделения.
Кредитные дела должны формироваться и вестись грамотно и аккуратно, причем, обязательным условием ведения кредитного дела является нумерация страниц кредитного дела наличие описи документов, находящихся в нем. Вне зависимости от результатов рассмотрения обращения клиента за займом, кредитное дело должно оставаться в банке и храниться в кредитном подразделении.
Кредитные дела систематизируются по каждому клиенту и хранятся в специализированных помещениях (по действующим клиентам) либо в архиве.
Информация в досье обычно классифицируется логически и разделяется с помощью указателей, которые помогают найти нужный информационный отдел.
На законодательном уровне определение кредитного дела (досье) и требования к оформлению содержащихся в нем документов не закреплены.
Согласно рекомендациям Банка России до принятия банком решения о целесообразности предоставления денежных средств клиенту банк должен обеспечить сбор и провести экспертизу следующих документов: копий учредительных документов, бухгалтерской, статистической и финансовой отчетности (баланс и приложения к нему, расшифровки отдельных показателей деятельности); бизнес-планов, планов маркетинга, производства и управления, прогноза денежных потоков заемщика с его контрагентами на период погашения предоставленных денежных средств (график поступлений и платежей клиента-заемщика); технико-экономического обоснования, характеризующего сроки окупаемости и уровень рентабельности кредитуемой сделки.
От того, насколько полную и актуальную информацию о клиенте содержит кредитное досье, во многом зависит финансовое благополучие (стабильность) самой кредитной организации, поскольку оперативное принятие управленческих решений, высокое качество обслуживания, оптимизация операционных и административных издержек позволяют повысить конкурентоспособность банка. Ошибки в формировании и оформлении этих документов недопустимы и зачастую не подлежат исправлению.
Состав данных о клиенте может быть различным: от анкетных, статистических данных, а также данных, характеризующих финансово-экономическое состояние клиента, до данных, позволяющих сделать прогноз денежных потоков заемщика с его контрагентами на период погашения предоставленных денежных средств, сведений, позволяющих подготовить анализ реструктуризации долга.
Банк определяет порядок формирования досье по действующим клиентам и организовывает их хранение. При погашении обязательств по сделке и (или) по истечении установленных банком сроков документы передаются в архив для последующего хранения в установленном порядке.
Специфику состава документов кредитного досье определяют организационно-правовая форма заемщика, условия предоставления кредита, конкретные виды обеспечения сделки.