Подготовка к работе перед вводом ККТ в эксплуатацию

Понятие ККТ

Закон о применении ККТ по сравнению с ранее действовавшим Законом о ККМ № 5215-1 вводит ряд основных понятий, в том числе понятие «контрольно-кассовая техника».

На основании ст. 1 Закона о применении ККТ под контрольно-кассовой техникой понимается техника, используемая при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, а именно:

контрольно-кассовые машины, оснащенные фискальной памятью;
электронно-вычислительные машины, в том числе персональные;
программно-технические комплексы.

Как видно из приведенного выше определения контрольно-кассовой техники, это понятие по сравнению с прекратившим действие Законом о ККМ № 5215-1 расширено и включает не только контрольно-кассовые машины, как было ранее, но и другую технику, обладающую специальными программными средствами, которые позволяют осуществлять наличные расчеты.

В то же время вся контрольно-кассовая техника должна иметь в своем составе общие элементы, в частности блок питания, блок индикации, блок управления, печатающее устройство, блок клавиатур, оперативное запоминающее устройство, блок фискальной памяти, денежный ящик.

2. Оперативное запоминающее устройство служит для записи, оперативного хранения, обработки и выдачи информации. В него входят денежные, контрольные и операционные регистры (счетчики). К денежным регистрам относятся: • регистр первоначальной суммы, который фиксирует деньги, помещаемые в кассу до начала работы, чтобы выдавать сдачу первым покупателям (наличие этого регистра необязательно); • секционные денежные регистры, ведущие учет по отделам предприятия; • регистр частного итога или сменной выручки, он хранит информацию о денежных суммах, полученных от клиентов (покупателей) от момента начала и до конца смены; • главный денежный счетчик, в нем накапливается информация о полученных суммах за все время работы ККТ со дня последнего перевода на нули этого регистра. Кроме перечисленных ККТ может иметь счетчики, учитывающие: • общую сумму проданного товара и по видам товаров; • выручку по каждому кассиру в отдельности; • накопление сумм по рабочим часам, дням или месяцам. К денежным же регистрам относят счетчики, фиксирующие: • суммы скидок и наценок на товары или услуги; • суммы, возвращенные покупателям; • аннулированные суммы из-за ошибочно введенной информации; • суммы за услуги, оплаченные по безналичному расчету, кредитным картам и т. д.

Подготовка к работе перед вводом ККТ в эксплуатацию

К работе на кассовом аппарате допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации ККТ, с которыми заключается договор о материальной ответственности.

Перед началом работы кассиру должны выдать:

· ключи от кассовой кабины и от денежного ящика;

· разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями;

· принадлежности для работы и обслуживания машины.

Для проверки работоспособности кассового аппарата кассир должен пробить несколько нулевых чеков.

Начало работы

Перед тем как начать работу, нужно убедиться, что машина четко пропечатывает чеки. Для этого нужно напечатать чек с нулевой суммой. По нему также проверяют точность времени и дату. Пока не было пробито покупок, эти данные можно поправить. Нулевые чеки нужно хранить до конца дня.

Потом пробивают X-отчет (промежуточный). Он показывает необнуляемые остатки денежных счетчиков (по секциям и по общему итогу). В каждой машине для снятия X-отчета предусмотрена определенная комбинация клавиш (например, одновременное нажатие "Shift" и "X"). Эти показатели должны совпадать с цифрами, записанными в графе 9 журнала кассира-операциониста за предыдущий день. Они же отражаются в графе 6 как данные на начало текущего дня.

Работа в течение дня

На самых простых ККМ чеки пробиваются так. Кассир набирает на денежной клавиатуре стоимость покупки, нажимает номер секции, а затем клавишу "Enter" ("Итог"). ККМ также может предусматривать такие функции, как ввод цены по штрих-коду, подсчет промежуточного итога (когда кассир вводит сумму, полученную от покупателя, и машина считает сдачу), работу со скидками (надбавками) и т. п.

Обратите внимание: кассовый чек нужно выдать при получении денег от покупателя, а не вместе с товаром.

При работе с кассовым аппаратом могут возникнуть такие проблемы.

Если кассир пробил неверную сумму, надо выбить правильный чек и отдать его покупателю. Ошибочный чек нужно погасить (надорвать) и сохранить.

Если покупатель вернул товар, деньги выдают из главной кассы. При этом он должен написать заявление о том, что он просит взять обратно товар и вернуть ему деньги.

Кассир-операционист должен составить акт на возврат чека (форма № КМ-3). Деньги покупателю выдаются по расходному кассовому ордеру.

Ошибочно пробитую за день сумму нужно указать в графе 15 журнала кассира-операциониста. На эту сумму уменьшают выручку из кассы за текущий день. Если же чек на возврат товара принесут в другой день, то в журнале кассира-операциониста это уже не отражают.

Конец смены

В конце дня желательно сначала напечатать X-отчет. По нему предварительно проверяют соответствие наличных денег в кассе пробитым суммам.

На ошибочные чеки составляют акт возврата (форма № КМ-3). В акте нужно указать номер и сумму неправильно пробитых чеков. Чеки нужно наклеить на лист бумаги или прикрепить к акту и сдать в бухгалтерию.

В конце рабочего дня кассир-операционист снимает Z-отчет. Эта операция фиксирует в памяти машины накопленный итог пробитых сумм и закрывает фискальную смену (обнуляет счетчик дневной выручки).

Показания суммирующего счетчика и сумму дневной выручки нужно записать в журнал кассира-операциониста. Количество строк в журнале должно быть равно количеству снятых Z-отчетов. Ошибочно пробитую за день сумму указывают в графе 15 журнала кассира-операциониста. На эту сумму уменьшается выручка из операционной кассы за этот день.

По данным журнала нужно составить справку кассира-операциониста (форма № КМ-6). В нее переносятся данные о показаниях суммирующего счетчика на начало и конец дня и сумма выручки. В графе 8 указывают суммы, на которые составлены акты возврата (по форме № КМ-3). Итоговая выручка рассчитывается за вычетом этих сумм.

Снятые Z-отчеты нужно хранить в течение пяти лет. Вместе с нулевыми чеками лучше подклеивать их в одно место, например в специальную тетрадь. Если вы будете снимать ККМ с учета, налоговая инспекция может потребовать их на проверку.

4. Реквизиты кассового чека и контрольной ленты

Организация, осуществляющая денежные расчеты с населением с применением ККМ, обязана выдавать покупателю чек или вкладной документ, напечатанный контрольно-кассовой машиной, содержащий следующие реквизиты:

а) наименование организации;

б) идентификационный номер организации-налогоплательщика;

в) заводской номер ККМ;

г) порядковый номер чека;

д) дату и время покупки (оказания услуг);

е) стоимость покупки;

ж) признак фискального режима.

На выданном покупателю чеке или подкладном документе, контрольных лентах могут отражаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККМ, с учетом особенностей сфер их применения.

Чеки контрольные ленты и другие документы, предусмотренные техническими требованиями и печатаемые с помощью контрольно-кассовых машин в фискальном режиме, должны иметь отличительный признак, указанный, технических требовании к фискальной памяти. Применение ККМ с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти приравнивается к неприменению ККМ.

Чек действителен только в день его выдачи покупателю и должен погашаться одновременно с выдачей товара с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

1. К основным функциональным узлам ККТ относятся: • блок ввода информации (БВИ) — клавиатура; • блок индикации (БИ) — дисплей; • блок печати (БП) — принтер; • блок автоматической памяти (БАП); • блок фискальной памяти (БФП); • замки с ключами и пароли; • блок питания; • кожух; • денежный ящик.