Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«Новосибирский государственный аграрный университет»
(ФГБОУ ВПО «НГАУ»)
Кафедра Автоматизированной обработки информации
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
И рекомендации для подготовки контрольных работ студентами по
Направлениям подготовки 38.03.02 «Менеджмент»
(профили подготовки «Производственный менеджмент»,
«Логистика и управление цепями поставок»)
Учебная дисциплина Информационные технологии в менеджменте (Б2.Б.4)
Новосибирск 2013
Кафедра автоматизированной обработки информации
Методические указания по выполнению контрольной работы на тему «Проектирование информационной базы» / Новосиб. гос. аграр. ун-т; Сост.: Черношейкина Н.В. Андронов А.Ю. - Новосибирск, 2013. – 32 с.
Методические указания предназначены для написания и выполнения контрольной работы по дисциплине Информационные технологии в менеджменте на тему «Проектирование информационной базы» студентов по направлению подготовки 38.03.02 Менеджмент, степень квалификация бакалавр экономического факультета.
Утверждены и рекомендованы к изданию методической комиссией Экономического факультета (протокол № ___ от ____________________ 2013 г.).
Рецензент ___________________________
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ
Контрольная работа №2. Автоматизированное рабочее место
(Проектирование информационной базы)
Разработка автоматизированного рабочего места специалиста планово-экономического отдела предприятия, по анализу (выбранной проблемы).
Предлагаемые проблемы для анализа:
1. Эффективность использования основных средств.
2. Обновление основных средств.
3. Эффективность использования оборотных активов.
4. Планирование потребности в материалах.
5. Планирование производственных мощностей.
6. Планирование фонда оплаты труда.
7. Планирование себестоимости товарной продукции.
8. Планирование прибыли и рентабельности.
9. Эффективность использования капитала.
10.Анализ банкротства предприятия.
11.Анализ финансовой устойчивости предприятия.
Тема «Проектирование информационной базы»
ВВЕДЕНИЕ
Созданию системы информационной технологии предшествует процесс разработки технологической документации, связанный с организацией системы получения и преобразования исходной информации в результативную информацию.
Носители исходной информации являются основным источником данных для получения информации о состоянии производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Результативная информация используется работниками управления для планирования, учёта, контроля, анализа и принятия решения.
Цель контрольной работы состоит в том, чтобы на основе исходной информации спроектировать формы входных документов и форму выходной ведомости, разработать ряд вопросов по проектированию информационной базы автоматизированной системы обработки информации. Таким образом, проект охватывает вопросы курсов Информационные технологии в менеджменте:
- проектирование кодов экономических номенклатур;
- проектирование носителей исходной переменной и справочной информации;
- проектирование форм носителей результативной информации;
- проектирование макетов машинных носителей информации;
- разработка алгоритмов.
Практически в укрупненном виде разрабатывается проект автоматизированной системы обработки экономической информации для решения конкретной задачи на эскизном уровне.
Работа представляет собой создание автоматизированной системы в Excel на примере соответствующего варианта контрольной работы. Необходимо составить ведомость, отражающую результативные реквизиты, исходя из реквизитов входной информации варианта задания.
Кодификаторы, формы входных и выходного документов должны быть расположены на отдельных листах книги Excel, наглядно оформлены (обрамление, заливка цветом, размер шрифта). Все листы должны иметь краткое название, отражающее их содержание.
На всех листах необходимо зафиксировать области: шапку таблицы или наименование граф содержательной части документа (ОКНО / ЗАКРЕПИТЬ ОБЛАСТИ); фиксируется область левее и выше текущего положения курсорной рамки.
При разработке создание автоматизированной системы следует использовать:
- при проектировании кодификаторов необходимо создать их в виде списков;
- заполнять реквизиты документов из соответствующих кодификаторов, следует использовать выбор значения из списка с помощью функции ПРОСМОТР;
- для всех ячеек (по столбцам) следует установить проверку типа данных и диапазона значений (ДАННЫЕ / ПРОВЕРКА).
Также в приложении должны содержаться распечатанные листы книги Excel, отражающих выполнение проектных работ, как со значениями, так и с формулами расчётов.
Условия задачи следует переписать из задания, соответствующего варианта контрольной работы.
1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ ЗАДАЧИ
В этом разделе необходимо указать важность решения задачи для предприятия. Обосновать целесообразность применения для решения задачи ПЭВМ (трудоёмкость задачи, есть ли исходные данные в компьютере). Описать:
- где содержится исходная информация в реальных условиях;
- место задачи в системе учётно-плановой информации сельхозпредприятия;
- алгоритм решения задачи в текстуальной (словесной) форме;
- кто является поставщиком и потребителем информации;
- периодичность решения задачи.
2. ВХОДНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
2.1. Характеристика реквизитов входной информации
Вначале следует дать понятия экономической информации, осуществить характеристику входных реквизитов. И объяснить, почему проектирование носителей информации начинается с характеристики структурной единицы информации – реквизит. Составляется табл. 1, в первой графе, которой перечисляются все реквизиты, указанные в условии задачи. Для обозначения типа реквизитов (графа 2) используется следующая символика:
- цифровые данные обозначаются литерой – 9;
- буквенные данные обозначаются литерой – А;
- любой набор символов обозначаются литерой – Х.
Размер данных определяется на основе исходной информации, необходимо учесть, что количественно-суммовые реквизиты (основания) могут быть как целые, так и дробные (используется литера Т, разделяющая целую и дробную часть числового значения).
Кодирования (графа 3) требуют реквизиты, выраженные в алфавитной или алфавитно-цифровой форме.
Для классификации реквизитов по стабильности, т.е. степени постоянства во времени на переменные и условно-постоянные (графы 4 и 5), следовало бы рассчитать коэффициенты стабильности, но для этого необходимо иметь цифровые данные об изменениях в той или иной номенклатуре. Упрощенно к условно-постоянной информации (исходя из предлагаемых к выполнению вариантов заданий проекта) следует отнести алфавитные (алфавитно-цифровые) реквизиты, нормы, расценки, коэффициенты, значения плановых реквизитов.
Необходимо ввести в состав входной информации следующие реквизиты:
- наименование сельскохозяйственного предприятия;
- наименование структурного подразделения;
- дата, на которую регистрируются исходные данные.
Таблица 1
Характеристика реквизитов входной информации
| Реквизит | Шаблон | Необходимость кодирования | Степень постоянства | |
| переменный | условно-постоянный | |||
1.2. Коды номенклатур признаков
При разработке кодов учётных номенклатур используются существующие системы кодирования, а так же учитываются особенности самой номенклатуры – максимально возможное число позиций, принятая классификация позиций. То есть необходимо учитывать не только, исходные данные для решения задачи, но и предусмотреть, каковыми они являются в реальной жизни. Коды оформляются в виде таблиц. Для кодирования экономических номенклатур можно использовать методы кодирования:
1. Порядковый метод характеризуется тем, что вся номенклатура объектов последовательно ставится в соответствии с числами натурального ряда. При появлении новых объектов им в конце ряда присваиваются очередные порядковые номера.
2. Серийно-порядковый метод заключается в закреплении серии номеров за группами объектов, обладающими общим признаком. Внутри серии кодирование выполняется порядковым методом.
3. Последовательный (позиционный, десятичный) метод кодирования предусматривает разработку кодов на основе иерархического метода классификации объектов. В начале вся номенклатура классифицируется по самому старшему признаку. Внутри полученных классов – по младшему признаку и т.д. За каждым признаком закрепляется один или несколько разрядов кода. Полное кодовое слово образуется путем присоединения к коду самой старшей группы последовательно кодов младших групп.
4. Параллельный (комбинированный) метод предусматривает построение кода независимых объектов на основе фасетной классификации, т. е. номенклатура может быть разделена по-разному в соответствии с независимыми различными признаками. За каждым независимым признаком закрепляется один или несколько разрядов кода. Полное кодовое слово образуется путем объединения кодов по различным признакам в одну последовательность.
1.3. Характеристика информационных массивов
Характеристика информационных массивов приведена в табл. 2. В первой графе таблицы указывается имя, во второй – вид массива. Решение вопроса о количестве массивов сложно. Для упрощения можно организовать один информационно-поисковый текущий (рабочий) массив и один постоянный (справочный). Идентификатор массива должен отразить тип массива (рабочий, справочный и т. д.), его порядковый номер и принадлежность к участку учёта. Целесообразно использовать пятизначную структуру идентификатора массива: первый знак – признак массива – М, второй знак – тип (рабочий – Р, справочный – С, промежуточный – П и т. д.), третий и четвёртый – порядковые номера массива (в пределах типа массива и участка учёта), пятый знак – принадлежность к участку учёта:
З – учёт труда и заработной платы;
А – учёт работы грузового автотранспорта;
М – учёт товарно-материальных ценностей и их реализации;
О – учёт основных средств;
П – учёт затрат на производство и калькуляции себестоимости продукции;
Ф – учёт финансовых и расчётных операций;
С – сводный синтетический учёт.
Например, идентификатор массива MC02О указывает, что это справочный массив с порядковым номером два по участку учета «Учёт основных средств».
Таблица 2
Характеристика информационных массивов
| Массив | Вид массива | Идентификатор | Тип машинного носителя информации | Состав реквизитов массива |
При заполнении графы 5 подчеркнуть ключевой признак. Ключевой признак справочника – это реквизит, используемый компьютером для нахождения нужных данных в справочнике для расчёта реквизитов выходной информации и расшифровки кодовых обозначений, этот же реквизит должен включаться и в текущие (промежуточные и т. д.) массивы для сопоставления (сравнения).
1.4. Носители исходной информации
В системах машинного преобразования информации применяются два вида носителей исходной информации: справочные и первичные документы. Справочники являются носителями условно-постоянной информации, по данным которых на машинных носителях формируются массивы, многократно используемые в процессе обработки данных. Ежемесячно в эти массивы вносятся лишь отдельные коррективы. Первичные документы являются носителями переменной информации. Они служат источником информации для оперативного, бухгалтерского и статистического учета, контроля за хозяйственными операциями и других целей. От достоверности, времени оформления хозяйственной операций зависит качество и оперативность управления. Первичные документы включают в себя два этапа преобразования информации: измерение и регистрацию. Это наименее автоматизированный участок учетно-вычислительных работ. Данным видом работ занимаются много работников предприятия: бригадиры, звеньевые, учетчики, кладовщики, инженеры, агрономы, другой персонал. Направления сокращения трудоемкости этих работ, повышения достоверности получения исходной информации и разных результативных реквизитов необходимо учитывать при проектировании. Одно из основных направлений – сокращение числа регистрируемых реквизитов за счет удаления из форм документов условно-постоянной информации и производственных показателей, сокращение числа самих форм и их унификация.
Таблица 3
Характеристика носителей входной информации
| Наименование документа или идентификатор массиваинформации | Реквизит | Вид реквизита | Количество значений | Перенос реквизита на машинный носитель |
В графе 2 – указываются все реквизиты, которые будут отражаться в форме входного документа.
В графе 3 – отражается характеристика реквизита: справочный (СП), группировочный (ГП), реквизит-основания (Р о), реквизит-признаки (Р п).
В графе 4 – указывается, сколько значений реквизита может отражаться в документе.
При проектировании форм первичных и справочных документов следует учитывать, что формуляр на систему первичной учётной документации состоит из трёх частей:
1. общая (заголовочная);
2. предметная (содержательная);
3. оформительская.
В общей части помещаются реквизиты, действующие (постоянные) на весь документ. И включает в себя следующие зоны:
1 – зона наименования предприятия, структурных подразделений и их кодов;
2 – зона индекса формы документа и грифа его утверждения;
3 – зона наименования и значения документа;
4 – зона наименования и номера документа, реквизитов – признаков, постоянных для документа или группы документов.
Чаще всего реквизиты в данной части документа размещаются в линейной форме.
В предметной части документа содержится существо хозяйственной операции. В ней размещается:
5 – зона наименования строк и граф, их значения (переменные справочные и группировочные признаки, реквизиты–основания). Реквизиты располагаются по табличной форме размещения реквизитов.
В оформительской части располагается 6 – зона подписей и печати.
В спроектированных формах первичного и справочного документа реквизиты, переносимые на машинный носитель информации, обводятся утолщённой линией. Следует также перечислить и другие требования, которые предъявляются к проектированию форм первичных документов.
1.5. Макеты машинных носителей информации
Макеты машинных носителей проектируются с целью подготовки массивов информации к обработке с помощью автоматизированных информационных технологий. Проектирование макетов – это разработка порядка и правил размещения данных в записях каждого массива, определение порядка следования записей в массиве, обеспечивающих поиск и обработку нужных данных. В системах автоматизированной обработки экономической информации одной из основных операций является запись данных машинные носители. При проектировании машинных носителей необходимо обеспечить:
- полноту отражения информации о состоянии объекта управления, обо всех хозяйственных операциях;
- оперативный доступ к нужной информации при обработке;
- удобство переноса исходной информации с первичных документов на носители за счет логичного, согласованного расположения реквизитов на машинных носителях и в документах; за счет автоматической фиксации на носителях тех реквизитов, значения которых известны заранее; за счет сокращения числа реквизитов, переносимых вручную на машинные носители.
Проектирование машинных носителей информации осуществляется в виде табл. 4. В первой графе таблицы указывается идентификатор массива (машинного носителя информации), во второй - перечень и порядок размещения реквизитов в записи конкретного машинного носителя информации, в третьей графе – тип и размер реквизита, т.е. шаблон реквизита.
Таблица 4
Содержание макетов машинных носителей входной информации
| Идентификатор массива | Реквизит | Шаблон |
Выходная информация
Информация, получаемая в результате обработки на компьютере, распечатывается на печатающем устройстве в виде ведомостей, выводятся по запросам пользователей на экран дисплеев, записываются на машинные носители информации для передачи вышестоящим организациям и хранения.
Проектирование носителей результативной информации осуществляется в два этапа:
1. общий этап;
2. проектирование каждого отдельного документа.
3.1. Перечень выходных документов
На первом этапе определяется перечень результативных показателей, который предполагается получить с помощью компьютера. Отобранные показатели разбиваются на отдельные группы, которые в последующем будут представлять собой отдельные ведомости. Также учитывается общность признаков, по которым будут группироваться исходные данные.
Поэтому необходимо составить специальную таблицу (табл. 5), в которой перечисляются все ведомости, которые необходимо получить.
По каждой ведомости указывается:
- наименование документа (графа 1);
- назначение (графа 2);
- сроки составления (графа 3)
- количество экземпляров (графа 4);
- массивы исходных данных (графа 5);
- состав исходных массивов (графа 6).
Таблица 5
Перечень документов выходной информации
| Наименование выходного документа | Назначение документа | Сроки составления документа | Количество экземпляров | Массивы входной информации | Состав массива |
3.2. Характеристика реквизитов выходной информации
На втором этапе осуществляется проектирование каждого отдельного документа (ведомости). В курсовом проекте следует описать виды работ, осуществляемые на данном этапе и требования к проектируемым формам выходного документа.
Содержание выходного документа определяется его значением. Для удобства проектирования этих документов разрабатывается таблица (табл. 6) для каждой выходной ведомости, в которой осуществляется характеристика реквизитов, входящих в данный документ.
Таблица 6
Вспомогательная таблица для проектирования выходного документа
| Реквизит | Шаблон | Вид реквизита | Соподчинённость группировочных признаков | Степень постоянства реквизита в документе | Последовательность расположения реквизитов |
В графе 1 – перечислить реквизиты выходного документа. В состав выходного документа включаются:
- реквизиты из рабочего массива информации;
- реквизиты из постоянных массивов информации, необходимые для выполнения расчетов и расшифровки кодовых обозначений:
- расчетные реквизиты;
- необходимые реквизиты для оформления документа.
В графе 2 – указать шаблон реквизитов (тип и размер), аналогично шаблону входных реквизитов.
В графе 3 – отразить характеристику реквизита: справочные (СП), группировочные (ГП), реквизиты-основания (Ро), реквизиты-признаки (Рп).
В графе 4 – указать уровень соподчиненности группировочных признаков и подсчитываемых итогов (ЧГ – частная группа итогов, ОГ – общая группа итогов, ВВ – расчет итога в целом по массиву данных).
В графе 5 – указать степень постоянства реквизита в разрезе документа.
В графе 6 – указать порядок расположения реквизита в выходном документе (указать через запятую номер зоны документа и порядковый номер располагаемого реквизита).
Затем разрабатывается эскиз выходного документа. Форму ведомости заполнить с подсчётом всех необходимых итогов на основании исходных данных к условию задачи. Информацию в ведомости следует упорядочить по нужному признаку.