Ревизия. Условия проведения ревизии по разливным позициям смазочных материалов.
Ревизия — это обязательное мероприятие в работе торговой точки. Проверка товара позволяет определить соответствие реального наличия товаров документальному, выявить недостачу или излишки и привести в порядок учетные данные.
До 15 (пятнадцатого) числа, раз в четыре месяца (начиная с сентября 2018г.), проводится ревизия по разливным позициям смазочных материалов.
Ревизия охватывает все разливные позиции смазочных материалов, всех брендов.
Есть две смены сотрудников, которые занимаются работой с разливными позициями смазочных материалов. В каждой смене есть старший смены, они являются ответственными за проведение ревизии и назначение даты её проведения. На время проведения ревизии старшие смен определяют, кто из них двоих будет старшим в проведение данной ревизии. Он, в свою очередь, доносит до сотрудников, которые участвуют в проведение ревизии, необходимую информацию и ответственность за те или иные действия или бездействия.
Если у старшего смены есть более приоритетные задачи на период, в который проводится ревизия, то по согласованию с куратором или заместителем куратора, ревизия может быть перенесена. Максимальное время отсрочки ревизии 10 (десять) календарных дней.
Ревизия проводится в течение двух дней, после закрытия рабочей смены. По решению куратора или заместителя куратора, при необходимости может быть добавлен дополнительный день к ревизии.
В первый день ревизии, сотрудники проводят ревизию торгового зала и прилегающих складов. Во второй день ревизии, сотрудники проводят ревизию отдельного склада «Нарния». Старший смены, после проведения первого дня ревизии, предупреждает дежурного и продавцов, что отгрузки из отдельного склада «Нарния» совершаются только после согласования с ним, так как дальнейшую ревизию они проводят по остаткам первого дня, и при необходимости ему нужно внести соответствующие изменения остатков. Так же, старший смены, после проведения первого дня ревизии предупреждает работников склада, что если поступил товар, который необходимо разместить на отдельном складе «Нарния», то его необходимо расположить отдельно, от остального товара, по которому проходит данная ревизия. За правильное расположение товара в данной ситуации отвечает начальник склада. При допущение пересорта вновь поступившего товара, с товаром по которому проводится ревизия, на него налагается штраф равный сумме убытков, которые понесла организация в случае допущения данной ошибки. Так же сотрудник, который отгрузил товар из «Нарнии», без предупреждения старшего смены, получает штраф, равный сумме убытков, которые понесла организация в случае допущения данной ошибки. Если старший смены не передал информацию, о том, что его нужно предупредить, то штраф налагается на него.
В день проведения ревизии, в конце рабочего дня, старший смены, подходит к кодировщику, для получения от него списка разливных позиций смазочных материалов на актуальную дату и время.
Для выведения данного списка, кодировщик совершает следующие действия в программе 1С:
Склад и доставка\ Отчеты по складу\ Ведомость по товарам в ценах номенклатуры – ревизия по разливу\ забить «период отчета» на актуальную дату\ Сформировать\ Печать
Далее кодировщик проверяет «Долговую книгу» на наличие в ней ревизионного товара, если есть, то внести соответствующее количество товара в ревизионный список.
Кодировщик предупреждает о ревизии продавца, который резервирует товар для покупателей, обсуживающихся по безналичному расчету, и уточняет:
· нет ли отложенного ревизионного товара
· нет ли товара, который находится в долгах перед покупателем
При наличии такого товара, внести соответствующее количество товара, относительно выше прописанных условий.
Проверка ревизии по разливным позициям смазочных материалов.
После проведения ревизии, проходит проверка её результатов. Для этого необходимо по списку ревизионного товара вывести результаты ревизии. Данные результаты равны - показатель 1С минус фактическое наличие товара. Если получившаяся цифра с минусом, то это излишек товара, если с плюсом, то это недостача товара, если равно «0», то количество товара в программе 1С равно её фактическому наличию. Допускается отклонение по результатам ревизии. Отклонение в бочке 208, 210, 216л. равно +\- 5 (пять) литров. Отклонение в бочке 55, 60л. равно +\- 3 (три) литра. Отклонение в бочке 18, 20л. равно +\- 1 (один) литр. При закрытии ревизия допустимое отклонение не учитывается.
После выведения отклонений ревизии, идет процесс проверки. Проверку проводит ответственный кодировщик, с сотрудником, которого назначает дежурный. Проверке подвергается каждая позиция с отклонением, а так же каждая девятая, десятая или на усмотрение главного бухгалтера или аудитора позиция.
Последним этапом проверки ревизии, является выборочная проверка главным бухгалтером или аудитором ревизионного товара.
Если в результате проверки данные проверяющего не совпадают с данными проведенной ревизии, по определенным позициям, то данные позиции старший смены пересчитывает еще раз, по актуальным остаткам в день перепроверки. Затем выводятся верные данные по данным позициям.
Только после получения от старшего смены согласия по всем отклонениям ревизии, её можно закрыть.