Для успешного перехода к проектной модели управления крайне важно внедрить ряд вспомогательных процессов. Первый из них — «управление мотивацией участников проекта». Практика показывает, что при внедрении проектного управления со стороны сотрудников наталкиваешься на сопротивление и иногда даже на саботирование процесса, так как проектное управление подразумевает серьезные изменения в сложившемся понятном рабочем укладе. Именно поэтому очень важна заряженность членов команды на успех проекта. Они должны быть в нем лично заинтересованы. А в этом может помочь продуманная модель поощрений и штрафов.
«ИСУФ. Проектное управление»
«ИСУФ. Проектное управление» — решение, позволяющее охватить полный цикл работ по управлению проектом, программой или портфелем в соответствии с лучшими мировыми и российскими стандартами и полноценно и безболезненно встроить эту деятельность в существующий бюджетный процесс. Состав модуля Блок управления проектной деятельностью Позволяет управлять любым проектом, программой или портфелем в соответствии с принятыми стандартами ведения проектной деятельности и внутренними регламентами. Может быть автоматизирована деятельность как проектных команд, так и проектных комитетов и офисов на протяжении всего жизненного цикла проекта. Особенности блока: Работа через проектный портал. Модульность. Возможность поэтапного внедрения. Интуитивно понятный интерфейс. Возможность создания иерархической структуры работ любой сложности. Встроенная система управления документацией. Широкие возможности визуализации данных. Наличие инструментов управления персоналом и коммуникациями. Возможность разработки индивидуального функционала, а также модификации уже существующего. Блок интеграции Позволяет встроить реализуемый проект в существующую модель бюджетного процесса за счет использования встроенной интеграционной подсистемы, которая обеспечивает взаимодействие с любой другой смежной информационной системой (финансовой, бухгалтерской, системой документооборота и делопроизводства, системой, автоматизирующей конкурсные процедуры и пр.) и принятыми внутренними рабочими процессами. Также возможна интеграция с системами проектного управления других органов исполнительной власти различного уровня, с которыми осуществляется взаимодействие. Блок анализа и контроля Позволяет руководителям различного уровня сформировать свой рабочий стол по принципу дашборда, выбрав необходимые для постоянного контроля виджеты, визуализирующие всю накопленную информацию в ходе реализации проекта. Такой подход позволяет максимально полно видеть состояние проекта и оперативно принимать управленческие решения. Информация на виджетах обновляется автоматически по мере изменения данных. Виджеты построены таким образом, чтобы наиболее важная информация была особо выделена.
Можно использовать как материальное, так и нематериальное поощрение. Кстати, нематериальное намного эффективнее. Например, можно предоставлять в качестве бонуса за успешно реализованный проект более удобно расположенное парковочное место. Поверьте, руководитель проекта в этом случае приложит гораздо больше усилий, чем в случае, когда ему пообещают денежную премию. Но важно обеспечить объективность принципов поощрения и наказания. А в этом уже поможет проработка ключевых показателей эффективности как всего проекта в целом, так и каждого участника в отдельности.
Второй необходимый процесс — «управление компетенциями». Как бы вы ни замотивировали сотрудников, если они ничего не знают о принципах проектного управления, если не погрузились в его дух, ничего не выйдет. Необходимо организовать обучение людей и особенно руководителей проектов. Но начинать надо с обучения высших должностных лиц органа власти. Без их вовлеченности и владения терминологией и принципами успех тоже маловероятен. Одним словом, весь орган исполнительной власти должен работать как один организм и при этом по-новому.
«Организационная поддержка проектной деятельности». Для успешного перехода к проектной модели управления необходимо создать соответствующую базу: разработать нормативные документы, переписать должностные инструкции, выделить новые роли, реорганизовать организационную структуру. На ней хотелось бы остановиться чуть подробнее.
Мы привыкли к так называемой функциональной модели, когда все сотрудники сгруппированы в отделы, отделы подчиняются своим руководителям, эти руководители подчиняются вышестоящим руководителям и т. д. В проектном управлении все немного сложнее. Появляются руководители проекта, которые в его интересах должны иметь возможность набирать себе команду из разных отделов, а иногда и ведомств. При этом от проекта к проекту команда может меняться. Появляется риск конфликтов из-за двойного подчинения члена команды руководителю проекта и функциональному руководителю. Сегодня в большинстве случаев стараются действовать в рамках привычной функциональной модели. Но даже если сейчас это получается, то в будущем перейти на матричную структуру все равно придется. Этого потребуют сами проекты. К этому надо быть готовыми.
Также в органе, который планирует перейти на проектное управление, необходимо создать проектный комитет, который будет принимать управленческие решения по проектам на долгосрочный и среднесрочный периоды, и проектный офис, состоящий из опытных руководителей проектов, задача которых поддерживать проектные команды. Его, кстати, можно наделить разными полномочиями: от поддерживающих до контролирующих.
И наконец, «обеспечение технической поддержки проектной деятельности». В рамках проекта придется решать зачастую сотни и тысячи новых задач, организовывать работу большого числа людей не только из состава органа власти, но и из сторонних организаций, которые собираются в команду только на время проекта. Все это невозможно сделать без современных средств автоматизации. Даже не пытайтесь — процесс заглохнет, утонет в непонимании картины целиком.
Для успеха реализации любого проекта крайне важно, чтобы руководители проектов, проектных офисов и комитетов, а также другие заинтересованные лица понимали всю картину в целом и по зонам своей ответственности. Визуализация данных в виде различных графиков и диаграмм здесь очень помогает. А главное, наглядно видно динамику прогресса.