Приказ
Требования к составлению и оформлению приказа регламентированы государственным стандартом РФ "Унифицированные системы документации». Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", введ. в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, а также письмом Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64 (подп. 2.2 п. 2).
Приказ должен оформляться на бланке ОУ и иметь следующие обязательные реквизиты:
Ø наименование ОУ;
Ø наименование вида документа (приказ);
Ø дата;
Ø номер;
Ø место издания;
Ø заголовок;
Ø текст;
Ø подпись.
Также приказ может содержать такие реквизиты, как эмблема ОУ, наименование учредителя, визы согласования и ознакомления, отметка об исполнителе.
По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи, факты и события, являющиеся причинами издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Констатирующая часть может начинаться словами "В целях…", "В соответствии…", "Во исполнение…". Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии ответственных должностных лиц и сроки исполнения.
Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций и органов власти.
В констатирующей части инициативных приказов излагаются цели и задачи предписываемых управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа.
В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит наименование организации – автора, дату, номер и заголовок этого документа.
Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.
Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца), после него ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.
Каждый пункт начинается с указания конкретного действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме: осуществить, обеспечить, подготовить, разработать и т. д.
Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий одного приказа.
В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль его исполнения.
Если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: "Приказ от 01.09.2011 № 1 считать утратившим силу (считать недействительным)". Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного документа, то отменяются соответствующие пункты.
Проекты приказов могут согласовываться с бухгалтером (при необходимости) и должностными лицами ОУ, интересы которых затрагиваются в приказе.
В текст приказа не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица необходимо перечислить в списке лиц на ознакомление, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Приказы регистрируют в пределах календарного года (1 января – 31 декабря) по следующим группам:
Ø приказы по основной деятельности;
Ø приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, предоставлении отпуска без оплаты либо по уходу);
Ø приказы по личному составу (о предоставлении очередного отпуска, учебного отпуска, направлении в командировку, наложении взыскания, дежурствах);
Ø приказы по административно-хозяйственным вопросам.
ПРИКАЗ
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ЗЛЮКА»
ПРИКАЗ
26.04.2016
№71
Иркутск
Об утверждении регламента
подготовки к информационному
обслуживанию пользователей
В целях совершенствования организации работы по информационному обслуживанию пользователей и во изменение порядка, установленного приказом генерального директора от 29 ноября 2015 г. №7 «Об утверждении регламента работы группы обслуживания клиентов»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить и ввести в действие генеральный регламент подготовки к информационному обсаживанию пользователей.
2. Признать утратившим силу с 25 мая 2016 г. приказ генерального директора от 29 ноября 2015 г. №7 «Об утверждении регламента работы группы обслуживания клиентов».
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ланцову Н.В.
Генеральный директор
И.В. Лазарев
Устав
Любой устав должен содержать следующую информацию:
1) название, под которым работает организация;
2) основные цели, задачи деятельности структуры (к примеру, в случае создания благотворительной организации цели должны быть именно благотворительными, а не какими-то другими). Они могут быть сформулированы как достаточно широко (для обеспечения необходимой гибкости в реализации поставленных задач), так и совершенно конкретно.
3) способы достижения поставленной цели (они могут предполагать методики, посредством которым компания будет осуществлять свою деятельность в достижении выбранной цели);
4) данные о должностных лицах, которые войдут в состав руководящего органа, области их компетенции, процедуре их выбора и освобождения от должности. Указанные лица могут получить статус «доверенного лица», «директоров», «руководящего комитета» (всё зависит от структуры предприятия);
5) членство (необходимо прописать, кто может войти в члены организации, права и обязанности указанных лиц). Надо сказать, что на сегодняшний день мало какая организация стремится иметь фиксированное членство;
6) передаваемые полномочия (если обратное не прописано в Указе, доверенные лица не имеют права передавать возложенные на их полномочия);
7) порядок и принципы изменения устава (свод правил, который позволяет изменять рассматриваемый документ доверенным на то лицам). Отметим, что благотворительные структуры не имеют права изменять прописанные в уставе задачи, цели;
8) порядок инвестирования средств (право на открытие, дальнейшее использование банковских счетов организации);
9) требования, регламентирующие составление ежегодных финансовых отчётов и предъявление их на аудиторскую проверку (в соответствии с действующим законодательством, аудиторские проверки не требуются для компаний, которые получили статут «трасты» либо «ассоциации»);
10) правила прекращения деятельности предприятия (определяются принципы, по которым будет происходить разделение имущества после закрытия компании).
Любой устав должен быть оформлен в письменной форме на общем бланке организации и прошит.
Если говорить о титульном листе рассматриваемого документа, то он, как правило, включает следующие реквизиты:
— наименование предприятия;
— указание вида документа;
— дату утверждения;
— гриф утверждения;
— отметку о регистрации (актуально для коммерческих структур);
— место издания (указывается конкретный город).
Что касается основной части документа, то она может содержать произвольное количество параграфов, пунктов. Обозначение может быть, как цифровым, так и буквенным.
Стоит отметить, что различные типы устава утверждаются в разных инстанциях:
— устав государственных компаний — вышестоящим органом (это может быть комитет или министерство);
— устав муниципальных организаций – городской либо районной администрацией;
— устав коммерческих структур – общим собранием учредителей либо собственником (после этого он регистрируется в соответствующей государственной инстанции);
— устав общественной организации — собранием, съездом её участников.
В любом случае представленный документ должен соответствовать действующим нормативным актам, в частности, Гражданскому кодексу (положения устава ООО определяются в ст. 89, устав УДО – в ст. 95, устав АО– в ст.98, устав унитарных предприятий — в ст 113-115, устав потребительских кооперативов – в ст.116, устав фондов – в ст. 118-119, устав ассоциаций и союзов – в ст.121).
| УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ СОГЛАСОВАН Приказ департамента имущественных и земельных отношений Иркутской области от «18» мая 2016 г. №6 | УТВЕРЖДЕН Приказ департамента здравоохранения Иркутской области от «22» мая 2016г № 6 |
УСТАВ
бюджетного учреждения здравоохранения
Иркутской области
«Иркутская центральная районная больница»
г. Иркутск
2016 год
Протокол.
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О", "Об", печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".
Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:...
ВЫСТУПИЛИ:...
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):...
В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается".
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. 15 Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Примеры оформления полного и краткого протокола приводятся в приложении 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тир указывают даты начала и окончания заседания. Например, 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.
Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.
Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.
Нормативными правовыми актами могут устанавливаться дополнительные требования к некоторым видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении и оформлении.
ПРОТОКОЛ
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ЛИРОЙ»
ПРОТОКОЛ
25.05.2016
№23
Иркутск
Заседания Совета директоров
Председатель – Никитчук А.В.
Секретарь – Вампилова К.Р.
Присутствовали: Кихтенко В.А., Романов У.Л., Сухорукова Р.И., Кечвин И.О.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.Об организации производственной деятельности Управления производства и внедрения информационных систем.
Доклад технического директора Кихтенко В.А.
1.СЛУШАЛИ:
Кихтенко В.А. – в связи с увеличением объема производственной деятельности и штатной численности Управления производства и внедрения информационных систем на 4 единицы представил подготовленное предложение по улучшению технического обеспечения управления.
ВЫСТУПИЛИ:
Никитчук А.В. – поддержал предложение Кихтенко В.А.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Произвести закупку 4-х компьютеров необходимой конфигурации для Управления производства и внедрения информационных систем.
1.2. Обеспечить рациональное распределение новых компьютеров между сотрудниками отдела в соответствии с подготовленным предложением.
Председатель
Никитчук А.В.
Секретарь
Вампилова К.Р.
Акт
Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).
На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).
В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:
- название организации;
- название вида документа (слово "акт");
- дата и регистрационный номер документа;
- место составления;
- заголовок к тексту (название акта);
- подписи;
- в необходимых случаях - гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.
Любой акт составляется и подписывается несколькими лицами (два и более). Часто для этого приказом создают комиссию (смотрите образец). Состав комиссии можно назначить специально для составления определенного акта (например, в случае расследования конкретного несчетного случая, проведения инвентаризации и т.п.). Если же предполагается периодическое появление актов по одному и тому же направлению деятельности, то комиссия может быть и постоянно действующей.
Если для акта предусмотрена унифицированная форма, то естественно следует его оформлять с ее помощью. Во всех остальных случаях акты следует оформлять на общем бланке организации, который должен включать весь необходимый состав обязательных элементов документа. Образец акта приведен в статье. Поэтому для восприятия информации как правильно составить акт легче будет посмотреть пример, чем просто читать подробное описание.
Датой акта считается дата его составления. Если перед составлением акта понадобилось предварительное проведение работ (характерно для длительных процессов – инвентаризация, испытания оборудования и т.п.), то в тексте требуется указать этот период.
Возможно использовать два варианта формулировки заголовка – с предлогом о (об) или без него. Например, акт о списании материальных запасов (о чем?) или акт приемки выполненных работ (чего?).
Текст акта начинают с указания основания его составления. Это может быть с проставленной датой и номером ссылка на договор, приказ или какой-либо нормативный документ.
Также в начале акта следует перечисление членов комиссии, председателя всегда выделяют. При этом необходимо указывать должности. Фамилии членов комиссии выстраивают в алфавитном порядке, а не по убыванию значимости должностей (наглядно продемонстрировано на образце акта).
Затем в тексте акта должно быть отражено фактическое развитие ситуации или произошедшие факты, ради которых и составляется акт. В конце можно включить выводы и предложения комиссии.
Допускается материал излагать в табличной форме, текст разбивать на абзацы и пункты. В процессе оформления акта стремитесь избегать устаревших оборотов таких как «мы, нижеподписавшиеся», а также «составили настоящий акт в том, что …».
Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных сторон или это прописано в нормативном документе. Если требуется указать местонахождение экземпляров, то это делают после основного текста.
Если к акту предусмотрены приложения (т.е. далеко не всегда они бывают), то отметка об этом (аналогично отметке о наличии приложений в деловом письме) делается после указания на местонахождение экземпляров акта, перед подписями.
Акт должны подписать все члены комиссии или все принимавшие участие в его составлении. Не нужно указывать должности членов комиссии при оформлении подписей, сами подписи имеют ту же последовательности как в начале акта. Если кто-то не согласен с его содержанием, то по правилам ему все-таки следует подписать акт. В этом случае он имеет право поставить подпись с пометкой о наличии замечаний, которые излагаются в произвольной форме на отдельном листе и прилагаются к акту.
Следует ознакомить с актом всех, чья деятельность отражена в нем (затрагивает интересы). Ниже подписей проставляется отметка «С актом ознакомлены:» и оформляют непосредственно сами подписи заинтересованных лиц.
Некоторые виды актов согласно существующим нормативным документам еще требуется утвердить руководителю. Согласно нормам делопроизводства, гриф утверждения оформляют в правом верхнем углу первого листа акта.