Семинарское занятие 5. Распределение управленческих функций, работ и операций

Функции управления расчленяются на более мелкие составные части — управленческие работы.

Управленческая работа представляет собой часть функции, отдельный трудовой процесс ее выполнения, имеющий начало и конец во времени и завершающийся определенным результатом.

Любая управленческая работа имеет функциональный признак, т. е. по содержанию ее можно отнести только к одной из функций. Пример управленческих работ — составление плана, проведение наряда, анализ производственно-хозяйственной деятельности предприятия и подразделений.

Сложные, трудоемкие работы, в свою очередь, также расчленяются на составные части, которые называются операциями. Например, в работе «Составление годовых хозрасчетных заданий бригадам животноводства» по функции «Технико-экономическое планирование и анализ» можно выделить следующие операции:

- получение и дача инструктажа по составлению хозрасчетного задания;

- расчет таблицы «Численность работников»;

- расчет таблицы «Текущий ремонт основных средств производства»;

- расчет таблицы «Оборот стада животных»;

- расчет таблицы «Случка и получение приплода»;

- расчет таблицы «План по откорму и нагулу»;

- расчет таблицы «Производство продукции»;

- расчет таблицы «Потребность и затраты на корма»;

- расчет таблицы «Фонд заработной планы и затраты труда»;

- расчет таблицы «Прочие прямые затраты»;

- расчет таблицы «Лимит затрат на производство продукции»;

- контроль за ходом составления заданий, дача консультаций по расчету таблиц;

- согласование показателей хозрасчетного задания;

- проверка правильности расчетов, внесение исправлений;

- утверждение годовых хозрасчетных заданий бригадам животноводства.

Как видно из приведенного примера, операции — это составные части работ, которые раскрывают ее содержание и технологию выполнения, показывают, что нужно сделать для выполнения работы.

Так же как и работа, операция имеет функциональную направленность, начало и конец. Однако отдельные операции, не объединенные в целевые работы, не могут быть использованы в процессе управления.

Выполнение управленческих работ и отдельных операций осуществляют посредством конкретных видов деятельности: ведения расчетов, изучения документов, выдачи заданий, наблюдения, согласования и т. п. Указанные виды деятельности называют элементами, которые показывают, какими способами и приемами выполняются операции, работы и функции в целом. Элементы не имеют функциональной направленности и могут относиться к любой операции или работе и к любой функции. Элементы состоят из еще более мелких действий — движений (поднять руку, взять карандаш, записать цифру, нажать клавишу и т. п.) Эти действия называют микроэлементами.

Таким образом, всю деятельность по управлению производством можно разделить на конкретные функции управления; те, в свою очередь,— на управленческие работы; управленческие работы — на операции, которые выполняются посредством различных видов конкретной деятельности — элементов, состоящих из микроэлементов.

Каждая функция менеджмента, управленческая работа и операция характеризуются трудоемкостью, сложностью, совместимостью и стоимостью.

Трудоемкость определяется временем, затрачиваемым на выполнение конкретных функций, работ, операций.

Сложность определяется характером выполняемых операций и имеет три уровня: низкий, средний и высокий. Низкий уровень сложности характеризуется преобладанием информационно-технической работы (операторный труд). Средний — преобладанием координационных, распорядительных и контрольных операций (административный труд). Высокий — преобладанием операций по исследованию, анализу и разработке (эвристический труд).

Совместимость функций характеризует уровень их профессиональной схожести (повторяемости), использования одних и тех же методов и технологий при реализации функций. По совместимости функции подразделяются на одинаковые, однотипные и разнотипные. Одинаковые — это те функции, которые выполняются разными людьми по одинаковым правилам, по одному алгоритму или по одной инструкции и направлены на одинаковые объекты управления (труд инженеров по охране труда и технике безопасности). Однотипные — это функции, выполняемые работниками по разным правилам или технологиям, но в одной сфере деятельности (в управлении, экономике, технике и т. д.), это труд нормировщиков, экономистов, плановиков, механиков, инженеров. Разнотипные — это функции, выполняемые по разным правилам и в разных сферах деятельности (управление персоналом, социальной сферой, производством).

Если максимальный уровень сложности функции оценивается коэффициентом 3 и максимальная совместимость функции также равна 3, то можно определить количество функций (работ, операций), которое может эффективно выполнить работник или группа со средними способностями. Рекомендуемое количество выполняемых функций с учетом их сложности и совместимости приведено в таблице 5.1.

Таблица 5.1 – Количество выполняемых функций с учетом их сложности и совместимости

Данные, приведенные в таблице 5.1, показывают, что один работник может выполнить 24 одинаковые и простые функции, работы, операции; 6 разнотипных функций 3-й сложности (эвристический труд). Например, руководитель предприятия обычно работает при максимальном коэффициенте сложности и плохой совместимости функций, поэтому у него должно быть не более 6 функций, работ или операций. Чтобы снизить сложность и повысить совместимость функций, а также увеличить их количество, руководители назначают себе заместителей. При этом количество функций, находящихся в ведении руководителя, может быть увеличено до 12–17.

Управленческие функции в сельскохозяйственных организациях выполняются в основном руководителями, специалистами и техническими исполнителями. Некоторые функции (оперативное управление, учет и отчетность) в силу специфики сельскохозяйственного производства и с целью сокращения их стоимости могут быть выполнены в порядке совместительства и рабочими. Например, звеньевой или старший рабочий наряду с основной работой может осуществлять ряд необходимых функций оперативного управления и учета. В обсуждении результатов трудовой деятельности и принятии решений по основным перспективным вопросам развития производства участвует весь коллектив предприятия или его участка.

В сельском хозяйстве имеется ряд специфических особенностей выполнения управленческих функций:

1. Из-за небольшого объема работ по выполнению какой-нибудь одной функции управления часть работников аппарата управления в порядке логического и узаконенного совместительства выполняет несколько разнородных функций. Если, например, на заводе качество конечной продукции проверяют работники отдела технического контроля, то на сельскохозяйственном предприятии эту работу выполняет сам руководитель производственного коллектива (звеньевой, бригадир, заведующий фермой) или отраслевой специалист (агроном, зоотехник, ветврач).

2. Из-за большой разбросанности производственных участков (иногда 5–10 км и более) и в целях сокращения затрат времени и средств на передвижение выполнение максимально возможного количества однородных и близких друг к другу управленческих работ поручается одному специалисту.

3. Кроме сквозных, межотраслевых функций (например, технико-эко-номическое планирование и анализ, бухгалтерский учет, финансовая деятельность и т. п.) есть и свои специфические функции. К ним относятся проектирование и внедрение современных технологий трудовых процессов и обеспечение научно-технического прогресса в растениеводстве и животноводстве; регулирование и контроль за рациональным использованием земельного, лесного и водного фондов хозяйства; ветеринарное профилактическое обслуживание ферм и лечение животных и др. Выполнение этих функций требует специальной подготовки работников.

В условиях рыночных отношений большое значение имеет правильное определение перечня управленческих работ и их рациональное распределение между соответствующими работниками аппарата управления. При этом необходимо осуществить передачу администрацией предприятия части своих обязанностей и прав нижестоящим звеньям при решении конкретных вопросов. У администрации предприятия должны остаться только те работы, которые не могут быть успешно решены советами (собраниями) трудовых коллективов низовых звеньев производства. Рекомендуется воспользоваться следующим правилом для руководителя: «Вам не следует делать то, что могут сделать Ваши подчиненные. Если Вы делаете это — Вы лишний. Вместо Вас можно взять работника с меньшим окладом».

Следует также учитывать, что при выполнении большинства управленческих работ задействован ряд должностей, имеющих различное отношение к этой работе. Один является исполнителем, другой — собирает и готовит информацию, третий — координирует, четвертый — утверждает и т. п. Эти функциональные полномочия должны быть четко разграничены между управленческими работниками.

Задание

1. Ознакомьтесь с методологическими основами процесса управления, основными и специальными функциями управления, управленческими работами и операциями. Обратите внимание на их характеристики и особенности.

2. Опираясь на изученный материал и пользуясь приведенным ниже классификатором, заполните матрицу распределения управленческих работ по исполнителям (таблица 5.2).

Целесообразно предварительно в матрице указать конкретные управленческие функции, а затем определить набор управленческих работ по каждой функции. После этого по каждой должности необходимо указать главные, второстепенные и несвойственные данной должности управленческие работы и функции. Здесь могут быть использованы следующие обозначения:

α — главные управленческие работы и функции. Должность создана для выполнения этой функции;

β — второстепенные (дополнительные) управленческие работы и функции, сопутствующие данной должности;

γ — управленческие работы и функции, несвойственные данной должности. Они выполняются при необходимости (например, сбор оперативной информации работником бухгалтерии при отсутствии в хозяйстве диспетчерской службы).

Таблица 5.2 – Распределение управленческих работ по исполнителям

3. Опираясь на материал задания 2, заполните матрицу распределения функциональных полномочий по управлению внутрихозяйственным соревнованием (таблица 5.3). Здесь по каждой должности могут быть использованы следующие обозначения управленческих работ и операций:

Ц — постановка цели управления;

Р — руководство, принятие решения, утверждение;

П — подготовка решения, составление, расчет, разработка;

С — согласование, рассмотрение;

И — исполнение, доведение, выполнение;

У — участие, оказание помощи, информирование;

«–» — неучастие в выполнении управленческой работы и операции.

По каждому виду деятельности управленческие работы и операции, обозначенные как Ц, Р, П, И, указываются только один раз для одной из должностей. Управленческие работы и операции С и У могут указываться в строке несколько раз для различных должностей.

Следует учитывать трудоемкость, сложность и совместимость управленческих функций, работ и операций (таблица 5.1). Поэтому в одной графе может быть указано ограниченное количество управленческих работ.

Таблица 5.3 – Распределение функциональных полномочий по управлению внутрихозяйственным соревнованием

4. Составьте и заполните матрицы распределения функциональных полномочий по управлению следующими видами деятельности:

- составление годовых хозрасчетных заданий бригадам животноводства;

- составление годовых хозрасчетных заданий бригадам растениеводства;

- составление годового хозрасчетного задания коллективу машинно-тракторного парка.

Форма матрицы распределения функциональных полномочий приведена в таблице 5.4.

Таблица 5.4 – Распределение функциональных полномочий по управлению …

Заполнение матрицы распределения функциональных полномочий следует начать с перечня управленческих работ и операций по различным видам управленческой деятельности.

Перечень должностей определяется в зависимости от вида управленческой деятельности. Список должностей, имеющихся в хозяйствах, приведен ниже.

Обозначения управленческих работ по каждой должности такие же, как и в задании 3.