Запрос в системе Access используются для поиска в одной или нескольких таблицах и выдаче на экран данных, которые отвечают условию, определенному пользователем. Они также используются как источники данных для форм и отчетов.
В Access предусмотрены 15 типов запросов, которые можно распределить на пять основных категорий:
Запрос на выборку. Это наиболее распространенный тип запроса. Выбирает данные из одной или нескольких таблиц и результаты отображает в режиме таблицы. Кроме того, используется для группировки записей, а также для вычисления сумм, средних значений, подсчета количества записей и расчета итоговых значений других типов. Запрос на выборку является стандартным типом запроса, на основе которого построено много других типов запросов. Он также называется простым запросом;
Запрос с параметрами. Это запрос, при запуске которого открывается диалоговое окно с приглашением ввести соответствующие условия выбора записей или значения для ввода в поле;
Перекрестный запрос. Отображает результаты статистических расчетов в виде матрицы, поскольку в таком виде удобнее выполнять сравнительный анализ полученных данных;
SQL. Этот запрос создан с помощью инструкций языка структурированных запросов SQL.
Существует четыре основных типа запросов SQL:
• запрос на объединение результатов из нескольких запросов;
• запросы к серверу на обработку данных;
• управляющие запросы для создания или внесения изменений в объекты;
• подчиненные запросы;
Запрос на изменение. Это запрос, который дает возможность, выполнив одну операцию, внести изменения в многие записи. Существует четыре основных типа запросов на изменения:
• на создание таблицы;
• на удаление записей;
• на добавление записей;
• на обновление записей.
Чтобы упростить создание запросов, можно воспользоваться помощью Мастера запросов. Например, чтобы создать простой запрос, следует во вкладке Запросы щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопку Создать и в окне диалога Новый запрос выбрать режим Простой запрос.
При создании запроса прежде всего следует указать таблицы, из которых будут браться данные. После определения таблиц нужно выбрать поля, на основе которых создается запрос. Дальше следует определиться, как должны быть отсортированы результаты выполнения запроса, установить другие условия отбора и т.д. По завершении составления запроса его нужно запустить с помощью команды Запуск.
После создания и использования запроса его можно сохранить, чтобы, при необходимости, в любой момент использовать опять. Сохраненный запрос в действительности не содержит никаких данных, а только условия их выбора из таблиц, имена полей и другие сведения, необходимые для отбора информации из таблиц базы данных. После закрытия запроса результирующий набор данных прекращает свое существование. При следующих выполнениях запрос обращается к таблицам и опять создает динамически обновленный набор данных. Если полученный запрос не отвечает требованиям, то можно опять обратиться к Мастеру или внести изменения в запрос в режиме Конструктор.
Формы также являются одним из основных средств просмотра и ввода информации в базу данных. Формы предоставляют большую гибкость при вводе данных сравнительно со строками и столбцами. Пользователь имеет возможность не только размещать вычисляемые поля в форме, но и добавлять правила проверки корректности ввода и элементы управления. Формы в Access очень похожие на стандартные бумажные бланки, которые иногда приходится заполнять. Каждое поле формы имеет ярлык, а также содержит некоторую информацию или предназначено для ее ввода. При вводе информации в поля такой формы все данные одновременно вводятся в некоторую таблицу базы данных, а при просмотре информации в полях формы данные отображаются из таблицы или нескольких таблиц. Оптимально построенная форма может вмещать 50 и даже большее количество полей на одном экране, а если полей больше, то можно сделать форму на несколько страниц для каждой записи. Кроме того, формы можно распечатать со всеми визуальными эффектами.
В Access предусмотрены три основных способа создания форм: в режиме конструктор, путем создания автоформы и с помощью Мастера форм. Быстрее всего создаются автоформы, которые содержат по одному полю, флажку или полю со списком. Формы с использованием данных из нескольких таблиц или запросов создаются либо в режиме конструктора форм, либо с помощью Мастера форм.
Для создания формы следует сначала выбрать вкладчику Формы в окне базы данных. После нажатия кнопки Создать откроется окно с перечнем методов создания новой формы. Один из самых удобных путей – воспользоваться Мастером форм. После выбора соответствующей таблицы или запроса следует указать с помощью кнопок > или >>, какие поля нужно прибавить к форме. Дальше следует выбрать внешний вид и стиль формы. Для перехода к следующему шагу нужно нажать кнопку Далее, а на последнем шаге – кнопку Готово.
После создания формы можно начать ввод данных. Введя информацию в последнее поле, при нажатии клавиши Tab или Enter данные этой формы будут сохранены на диске, а на экране появится новая пустая форма.
Отчеты обеспечивают самый гибкий способ просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также разместить диаграммы и рисунки. Большинство сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, которые являются источником данных для отчета. Другие сведения вводятся в процессе разработки отчета.
В Access предусмотрены три основных способа создания отчетов: автоматический, с помощью Мастера отчетов и самостоятельный.
Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса. Хотя использование автоотчета – это самый быстрый способ создания отчета, нужно серьезно контролировать этот процесс. Для создания автоотчета следует щелкнуть кнопку Создать вкладчики Отчеты окна базы данных, а затем выбрать один из двух вариантов:
Автоотчет: в столбец – каждое поле образует отдельную строку с заглавием по левому краю;
Автоотчет: ленточный – поля каждой записи образуют отдельную строка. Заглавия печатаются сверху на каждой странице.
Мастер отчетов упрощает процесс расположения полей, ставя ряд вопросов о типе создаваемого отчета, а также автоматически создавая макет отчета. Этот режим полезен даже для опытного пользователя, поскольку дает возможность быстро разработать макет, что служит основой создаваемого отчета. Для создания отчета с помощью Мастера следует щелкнуть кнопку Создать вкладки Отчеты окна базы данных, а затем выбрать вариант Мастер отчетов. Дальше нужно ответить на несколько вопросов диалоговых окон, каждый раз нажимая кнопку Далее для перехода к другому окну.
При самостоятельном создании отчета значительно сложнее предоставить ему такой привлекательный вид, который имеют автоматически созданные отчеты.