Структуризация проекта чаще всего представляет собой последовательность действий, которые осуществляются поэтапно. Эта последовательность имеет следующий вид:
· Определение целей проекта. Должны быть четко определены характер, цели и содержание проекта, а также все конечные продукты проекта с их точными характеристиками. В данной ситуации очень полезно использовать иерархию целей, показывающую полную цепь конечных результатов и средств их достижения.
· Нахождение необходимого уровня детализации проекта. Нужно обдумать различные уровни детализации планов и количество уровней элементов в структуре разбивки проекта.
· Разработка структурных схем проекта. Процесс разработки структурных схем проекта может быть представлен в виде набора действий, выполняемых параллельно.
Последовательность таких действий имеет следующий вид:
1. изучение структуры процесса (этапов жизненного цикла). Должна быть подготовлена схема жизненного цикла проекта;
2. изучение организационной структуры проекта (окружение проекта, участники, распределение ответственности). Организационная схема проекта должна охватывать все группы или отдельных лиц, которые будут работать на проект, включая лиц, заинтересованных в проекте, из внешнего окружения проекта;
3. анализ структуры продукции (как проекта в целом, так и его подсистем и компонентов). Структура продукта – это схема разбивки по подсистемам или компонентам, включая машины и оборудование, программное и информационное обеспечение, услуги, а также, если это важно, географическое распределение;
4. анализ системы бухгалтерских счетов компании. План бухгалтерских счетов в организации – это система кодов, применяемых при структурировании проекта; должна основываться на существующем в организации плане бухгалтерских счетов или на возможности его корректировки.
· Построение единой структуры проекта. Единая структура проекта объединяет в себе структуру процесса, организационную структуру и план бухгалтерских счетов.
· Подготовка генерализованных (общих) планов управления проектом. Процесс подготовки генерализованных (общих) планов управления проектом может быть представлен в виде набора действий, выполняемых параллельно.
Последовательность таких действий имеет следующий вид:
1. подготовка сводного плана проекта. Генеральный сводный план проекта может быть в дальнейшем детализирован в процессе поиска критического пути. В ходе реализации проекта сводный план может использоваться для докладов высшему руководству;
2. подготовка матрицы распределения ответственности. В результате анализа взаимоотношений между элементами структуры проекта и организацией строится матрица, где элементы структуры проекта становятся строками, а элементы схемы организации компании – столбцами (или наоборот). В ячейках матрицы уровни ответственности тех или иных действующих лиц обозначают при помощи различных условных обозначений или кодов;
3. разработка системы бухгалтерской разбивки проекта, соответствующей принятому в компании плану счетов. В рабочем плане бухгалтерских счетов при необходимости следует проработать систему субсчетов, «стыкующихся» с основным планом счетов.
· Составление детальных планов реализации проекта. Процесс подготовка детальных планов управления проектом может быть представлен в виде набора действий, выполняемых параллельно. Последовательность таких действий имеет следующий вид:
1. подготовка детального сетевого графика и плана использования ресурсов. Разработка детализированного сетевого графика включает в себя выполнение временных и ресурсных оценок по каждой из работ;
2. разработка системы наряд-заданий. Система наряд-заданий вытекает из предварительной структуры разбивки проекта и матрицы распределения ответственности. На этом этапе задания должны быть абсолютно конкретны во времени и ресурсах;
3. установление системы отчетности и контроля. Контроль за ходом работ осуществляется на протяжении всего цикла выполнения проекта. Периодичность контроля обычно определяется менеджером проекта и зависит от продолжительности проекта.
Методы структуризации проекта [3]
Структуризацию проекта осуществляют одним из двух методов:
1) "сверху - вниз", когда сначала определяют общие задачи, а затем их детализируют;
2)"снизу - вверх", когда сначала определяют частные задачи, а затем их обобщают.
Нет строгой регламентации по числу уровней иерархической структуры проекта. Число уровней зависит от сложности, масштабов и др. характеристик проекта. Но всегда верхние уровни отражают декомпозицию проекта с ориентацией на функции или объект, а нижние - с ориентацией на работы, осуществляемые в рамках проекта, вплоть до работ конкретного исполнителя.
К основным задачам структуризации проекта следует отнести:
· разбивку проекта на поддающиеся управлению блоки;
· распределение ответственности за различные элементы проекта и увязка работ со структурой организации, в рамках которой зарождается проект (в т.ч. ее ресурсами);
· оценка необходимых затрат (средств, времени и материальных ресурсов и т.д.);
· создание единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами;
· увязка работ по проекту с системой учета в организации;
· переход от общих целей к определенным заданиям, выполняемым подразделениями организации;
· определение комплексов работ/подрядов.