Правильно составленный акт является качественным отражением события и может служить основанием для дальнейшего технологического процесса или действий руководителя в отношении подчиненного. Каким бы ни был тип акта, он должен соответствовать следующим требованиям:
· Акт составляется в комиссии. Любой документ такого типа можно написать лишь в составе комиссии из нескольких человек (не менее двух). Обычно комиссия назначается специально для составления акта или расследования случая, по которому этот акт составляется. Комиссия также может быть постоянной. Подписывается документ всеми членами комиссии;
· Используется унифицированная форма – образец. Если такой вариант предусмотрен в организации, то все акты обязательно выполняются на фирменном бланке предприятия;
· Дата составления – дата акта. Это обязательное правило. Если же, чтобы написать акт потребовалось предварительное исследование вопроса или расследование ситуации, данный период в документе также указывается;
· В начале акта обязательно отражается основание для составления документа;
· Затем указывают председателя комиссии и всех ее членов в алфавитном порядке;
· В основной части акта четко прописываются события и факты, приведшие к составлению акта, а также фактическая ситуация на момент написания документа;
· В заключение могут быть сделаны выводы или внесены предложения членов комиссии;
· Материал документы может быть изложен посредством таблиц (при необходимости) или разбит на пункты и абзацы;
· Количество экземпляров создается в соответствии с нормативными актами по данному документу либо в количестве заинтересованных сторон, что также можно указать в заключение документа;
· Все члены комиссии обязаны подписать составленный акт, но каждый из них имеет право сделать это с поправкой, если он не согласен с документом по каким-то пунктам;
· С содержанием акта обязательно следует ознакомить тех, кто является непосредственным участником события, отраженного в документе или чьи интересы он затрагивает. Заинтересованные лица подписывают документ после подписей членов комиссии с обязательной отметкой «С актом ознакомлен»;
· Те акты, где необходимо утверждение руководителя, после подписания всеми заинтересованными лицами и членами комиссии, отправляются на стол к руководителю для получения грифа «Утверждаю». Виза ставится в правом верхнем углу акта.
В документе указывается:
1) дата, номер документа и место составления;
2) наименование и заголовок акта;
3) должности и ФИО составителя и свидетелей;
4) описание нарушения, ФИО и должность нарушителя, дата и период отсутствия на рабочем месте;
5) подписи составителя и свидетелей;
6) подпись нарушителя, пометка об ознакомлении и передаче ему одного экземпляра. Если работник не желает подписывать документ, ставится соответствующая пометка, и свидетели заверяют своими подписями данный факт.
Доверенность
Любая доверенность должна содержать следующие обязательные пункты:
1. Полная информация о сторонах (доверителе и поверенном).
1.1. Для физических лиц необходимо указать фамилию, имя и отчество, а также данные паспорта и место регистрации.
1.2. Для юридических лиц прописывается организационно-правовая форма, наименование и все данные, включая ИНН, ОГРН и юридический адрес, ФИО руководителя (возможно, лица, наделенного соответствующими полномочиями), и его подпись, скрепленная печатью.
2. Место и дата (прописью) выдачи доверенности.
3. Срок действия доверенности.
4. Объем полномочий.
5. Ограничения на предоставленные полномочия, как, например, возможность передоверия.
Правила:
1. Срок действия доверенности допустимо не ограничивать тремя годами. Однако если срок не определен документально, то его действие по умолчанию длится 1 год.
2. Отменено обязательное требование на проставление печати (исключение-представительство в суде).
3. Утверждена принципиально новая форма доверенности – коллективная. В этом случае доверенность на передачу полномочий оформляется нескольким поверенным лицам. Полномочия могут быть разными, абсолютно не связанными между собой. Многосторонняя доверенность сложна и в восприятии, и в применении, поскольку может повлечь взаимоисключающие действия поверенных.
4. Появилась доверенность без доверенности. То есть это могут быть документы, уже содержащие полномочия представителя (договор, решение собрания).
В зависимости от того, на какие действия предоставляются полномочия, определяется и то, как написать доверенность.
Письмо
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.
Датой письма является дата его подписания.
Текст письма строят по схеме:
§ введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
§ доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
§ заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).
Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.
По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.
Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.
Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности...», «В ближайший год школа не предполагает...» и т.д.
Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).
Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению.
Записка
Для оформления докладной, служебной и объяснительной записок существуют общие правила. Каждый из этих документов должен иметь:
1) указание на автора (организацию, структурное подразделение, должностное лицо, от которого исходит записка);
2) наименование адресата (кому направляется документ);
3) наименование вида документа (например, «Докладная записка»);
4) дата составления;
5) регистрационный номер;
6) заголовок к тексту (например, «О нарушении трудовой дисциплины»)
7) текст;
8) подпись составителя.
Трудовой договор
1. Трудовой договор заключается в двух экземплярах в письменном виде. После подписи сторон один экземпляр передается работнику, а второй остается у работодателя.
2. Трудовой договор должен обязательно содержать следующую информацию:
· представление сторон,
· ФИО работника, его квалификацию,
· должность и сущность выполняемой работы,
· дату начала работы,
· вид трудового договора (срочный/бессрочный),
· договор по основному месту работы/по совместительству,
· устанавливается ли испытание и каков его срок,
· права и обязанности работодателя,
· права и обязанности работника,
· характеристика условий труда,
· особенности режима рабочего времени,
· продолжительность ежегодного отпуска,
· размер должностного оклада и виды доплат,
· сроки выплаты заработной платы,
· вид социального страхования,
· подписи сторон.
3. Условия, прописанные в трудовом договоре, могут быть изменены в письменном порядке по обоюдному соглашению сторон.
4. По желанию работодателя или для отдельных должностей в трудовом договоре прописываются условия неразглашения служебной или коммерческой тайны.
5. Также, по желанию работодателя, для проверки профессиональной пригодности работника занимаемой должности устанавливается испытательный срок.
6. Заключать трудовой договор самостоятельно могут лица, достигшие 16 лет. В 15 лет допускается заключение договора для выполнения легкого труда, с 14 лет договор оформляется с согласия органа опеки или одного из родителей.
7. Согласно трудовому кодексу РФ запрещается отказывать в заключении трудового договора без объяснения причины. Такой отказ можно обжаловать в судебном порядке.
Должностная инструкция
Существуют общепринятые форматы должностных инструкций. В общем случае должностная инструкция должна максимально емко, однозначно и понятно освещать следующие вопросы, касающиеся деятельности работника:
- наименование должности и ее место в организационной структуре предприятия;
- задачи, возлагаемые на работника;
- статус работника, порядок его назначения на должность и освобождения от должности;
- основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику;
- основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и иных нормативно-правовых актов и т. п.;
- трудовые функции, порученные работнику;
- виды работ или операции, выполняемые работником в рамках порученных ему функций;
- основные требования по охране труда, соблюдение которых является обязательным для работника;
- полномочия работника, их краткая характеристика;
- взаимоотношения работника с другими должностными лицами предприятия;
- меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с невыполнением или ненадлежащим выполнением его трудовых функций;
- порядок внесения изменений и дополнений в должностную инструкцию.
Оформление должностных инструкций
Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа включает:
- наименование организации - автора (разработчика) документа;
- наименование вида документа;
- дату документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- гриф утверждения документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметку о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- отметку о заверении копии документа;
- отметку об исполнителе;
- идентификатор электронной копии документа.
Наименование организации - автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах.
Штатное расписание
В поле "Наименование организации" указывается наименование организации в точном соответствии с учредительными документами организации.
Важно! Обязательно указывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО представляет собой идентификационный код предприятия или организации, состоящий из 8 цифр.
Между наименованием формы документа («ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ») и грифом утверждения в присутствующем поле указываются номер и дата составления штатного расписания.
В случае если штатное расписание составляется впервые, как правило ему присваивается N 1, далее может применяться сквозная нумерация.
В графе «Дата составления» указывается число, когда фактически составлено штатное расписание. Дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться.
В строке «на период ______ с «___» ________ 20___г.» указывается период, на который утверждается штатное расписание (обычно на 1 год), а так же с какой даты оно начинает действовать (например: с 1 января по 31 декабря планируемого года)
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. В гриф утверждения документа в поле «Приказом организации от» вносятся реквизиты приказа, которым было утверждено штатное расписание.
Непосредственно под грифом утверждения в поле «Штат в количестве» в единицах указывается общее количество штатных единиц организации.
Заполнение граф штатного расписания
-В графе 1 "Наименование" указывается наименование структурных подразделений организации.
Под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д., а под другой местностью - местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.
Как правило, в данной графе указываются все подразделения в иерархической последовательности, то есть начиная с руководства ("Администрация") и далее по подчиненности.
-графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации
-графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
В случае если работа не связана с тяжелыми условиями труда и предоставлением определенных льгот и гарантий (например: дополнительные отпуска, сокращенная продолжительность рабочего времени, повышение оплаты труда), то наименование должности, профессии определяет работодатель.
Также см. справку: «Работа с вредными или опасными условиями труда»
-в графе 4 "Количество штатных единиц" указывается количество штатных единиц, предусмотренных в данной организации для конкретной должности (специальности, профессии).
- в графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации
Обратите внимание! В тарифную ставку или оклад не включаются надбавки (компенсационные и стимулирующие выплаты), поскольку для них предусмотрены иные графы.
Заполнение этой графы зависит от системы оплаты труда.
Иными словами, если для определенной должности предусмотрена повременная система оплаты труда, то в графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." указывается тарифная ставка (например: 100руб.), затем указывается единица времени, за которую предусмотрена данная тарифная ставка (например: 100руб./час).
Если для определенной должности предусмотрена сдельная система оплаты труда, то в графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." указывается тарифная ставка (например: 100руб.), затем указывается количество выработанной продукции, за которую предусмотрена данная тарифная ставка (например: 100руб./шт.).
В таком случае в графе 10 "Примечание" как правило, указывается соответствующий вид системы оплаты труда.
Однако, в случае необходимости выплачивать например одному из двух бухгалтеров заработную плату в большем размере, данное право работодатель может реализовать путем установления ему доплат или надбавок, которые указываются в разделе «Надбавки, руб.» в графах 6,7 и 8.
- в графах 6, 7 и 8 "Надбавки, руб." указываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации, а также введенные по усмотрению организации.
Надбавки бывают:
-выплачиваемые по инициативе организации-работодателя (например: за выслугу лет; за знание иностранного языка и др.);
-установленные законодательством (которые работодатель обязан выплачивать):
-за подвижной характер работы;
-за разъездной характер работы;
-за работу вахтовым методом;
-за работу в условиях Севера;
-за допуск к государственной тайне.
Набавки могут выплачиваться в твердой сумме (при изменении оклада размер надбавок может быть как сохранен, так и изменен) или в процентах (размер надбавок автоматически изменяется в случае изменения оклада).
При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)