При проведении переписи возникает вопрос, кого считать жителями территории, на которой проводится перепись: тех, кто на ней находится по состоянию на “критический” момент, или тех, кто постоянно живет на этой территории, или только тех, кто имеет прописку, т.е. имеющих юридическое право жить здесь. В зависимости от этого в демографической статистике различают три категории населения: постоянное, наличное и юридическое.
Постоянное население - это совокупность людей, постоянно проживающих на данной территории. В случае отсутствия человека на момент переписи в месте постоянного жительства он будет учтен как временно отсутствующий, а в листе своего временного пребывания на момент переписи будет записан как временно проживающий. Чтобы составить правильное представление о распределении населения по областям, районам, городам страны, каждый человек должен хотя бы условно относиться к постоянному населению какой-либо территории, с которой он связан теснее, чем с другой. Поскольку постоянный или временный характер проживания связан со временем, естественно принять в качестве критерия их разграничения продолжительность проживания. В переписях 1979 и 1989 гг. таким сроком был принят шестимесячный период. В соответствии с этим, все выбывшие более чем за 6 месяцев до дня переписи (за исключением некоторых оговоренных групп) в месте нового жительства относились к постоянному населению. Но сложности возникали в отношении тех, кто за короткое время несколько раз сменил место жительства. Так, человек, сменивший дважды место жительства, и прожив в каждом менее шести месяцев (например 5 месяцев), может не числиться постоянно ни на одной территории: в новом месте он живет менее 6 месяцев, из старого выбыл более полугода назад, но если он заявит, что приехал на постоянное место жительства, то будет отнесен к постоянному населению.
Можно, наконец, решить вопрос о характере проживания в зависимости от намерения человека прожить здесь достаточно долгое время или от намерения жить здесь постоянно. Это позволяет сделать вывод, что одних лишь формальных определений принадлежности к постоянному населению недостаточно. Эта принадлежность должна устанавливаться с учетом цели приезда и характера проживания. Так, в постоянное население должны войти все имеющие в данном месте постоянную работу, учащиеся - место обучения и т.д.
Наличное население - это совокупность людей, находящихся в критический момент переписи на данной территории независимого от того, сколько времени они здесь находятся, предполагают ли жить здесь дольше, или числятся здесь в списках. Принадлежность человека к наличному населению не связана ни с характером деятельности, ни с целью пребывания его на данной территории. Наличное в данном месте население, которое не входит в постоянное население того же места, называют временно проживающим. Постоянное население данной территории, которое не входит в наличное население, называется временно отсутствующим.
Следовательно, постоянное население в целом равно наличному населению минус временно проживающее и плюс временно отсутствующее. Это соотношение позволяет переходить от одной категории населения к другой.
Юридическое (приписное) население - это те, которые значатся в списках жителей данной территории, прописаны на ней или связаны с данной территорией какими-либо другими существующими в стране правилами регистрации. Ввиду того, что фактическое место жительства или место пребывания человека не обязательно совпадает с местом, где он числится проживающим, юридическое население может сильно отличаться от фактического. Эта категория населения важна с точки зрения административных задач.
Категории населения - важные социально-экономические характеристики населения. Так, к примеру, знание численности и состава постоянного населения города или поселка необходимо для планирования жилищного строительства, развития сети детских дошкольных и школьных учреждений, расчета средств, необходимых для выплаты пенсий и пособий и т. д. В то же время о наличном населении следует знать для планирования перспектив развития строительства гостиниц, пунктов общественного питания, магазинов, транспортной сети и т.п. Это особенно важно для стран с высокой миграционной подвижностью населения. Есть страны, в которых число приезжающих из-за границы на время иногда превышает собственную численность населения.
Согласно Проекту рекомендаций ООН по проведению переписей населения и жилищ 1990 года, каждая страна должна устанавливать общую численность населения, являющегося постоянным на основе национального определения этого понятия и разрабатывать, как правило, на этой основе детальные таблицы. Однако необходимо по возможности проводить подсчет всех экономически активных лиц в стране, в которой они работали в момент переписи, за исключением лиц, ежедневно пересекающих границу для работы в другой стране и возвращающихся в тот же день, которые должны учитываться в стране проживания. Некоторые страны, руководствуясь национальными целями, разрабатывают дополнительные данные по общей численности населения, например общей численности населения, находившегося на территории на момент переписи, или общей численности юридически проживающего населения.
Современная практика учета категорий населения не имеет единообразного решения. Большинство государств мира учитывают и в основном используют только постоянное население, некоторые производят учет исключительно наличного населения. Отечественные переписи стремились учесть различные категории населения. Перепись населения 1897 г. пыталась учесть все три категории населения. В переписях населения 1920 и 1926 гг. отмечалось, что личный листок составлялся только для наличного населения, т.е. для каждого, кто был налицо в день переписи в данном населенном пункте. Перепись 1939 г. включила в объект своего исследования одновременно наличное и постоянное население и ввела впервые в отечественной практике контрольный бланк. Категория учитываемого населения в последних переписях, определялась ответами на два вопроса. Первый вопрос фиксировал место постоянного проживания, второй - место временного проживания. Для постоянно проживающих, но временно отсутствующих требовалось отметить причину и время отсутствия.
В Беларуси при переписи 1999 года отказались от исчисления наличного населения и ограничились только постоянным. Переход на исчисление только постоянного населения связан не только с намерениями приблизиться к международной практике, что тоже имеет значение, но так же с тем, что учет двух категорий населения - очень трудоемкое и дорогостоящее мероприятие. Приходится переписывать всех больных в медицинских стационарах, всех жильцов гостиниц, всех отдыхающих в домах отдыха, пансионатах и санаториях, всех пассажиров, оказавшихся в критический момент переписи в дороге и т.д. В то же время практика показывает, что как для исследовательских целей, так и в повседневной работе чаще всего используются сведения о постоянном населении. Кроме того, постоянное население в большей степени сопоставимо с данными текущей статистики, что весьма существенно. Переход на учет постоянных жителей не исключает возможности зафиксировать численность наличного населения тех регионов, для которых эти данные необходимы.
В целом по Республике Беларусь численность этих двух категорий различается не столь значительно (согласно данным на 1.01.98 предпереписной год разница между наличным и постоянным населением составляла менее 0,5%). Тем не менее, для отдельных территорий или населенных пунктов республики, например, для курортных зон, таких как курортный поселок Нарочь, где наличное население даже на начало года превышает постоянное в полтора раза, исчисление этой категории имеет определенное значение.