ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящий Технологический процесс (далее ТП) устанавливает порядок оформления и обращения Транспортной накладной (далее ТН) нового образца, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. N 272 "Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом".
1.2. Действие настоящего ТП распространяется на все Филиалы ГК ЖДЭ, осуществляющие межфилиальные, внутрифилиальные отправки транспортных средств, а также автоэкспедирование – Перевозчик авто (ООО «ТрансНоваЛоджик» (далее – ТНЛ)) и Экспедитор.
1.2.1. Владельцем ТП является Генеральный директор ООО «УК ЖЕЛДОРЭКСПЕДИЦИЯ».
1.2.2. Ответственность за соблюдение настоящего ТП возлагается:
- в Агентах – на Исполнительных директоров;
- в Перевозчике – на Генерального директора ТНЛ.
1.2.3. Исполнителями настоящего ТП процесса являются сотрудники ОРК и группы по работе с клиентами по автоэкспедированию ТЭО.
1.3. Настоящий Технологический процесс вводится взамен ТП 00 – 04 – 5 .2 – 2017 Работа с документами: Транспортная накладная. В случае если какие-либо регламентирующие документы, введенные ранее, противоречат требованиям настоящего ТП, при выполнении работ сотрудники руководствуются настоящим ТП.
1.4. Термины, определения и сокращения
1.4.1. В настоящем ТП используются следующие термины и определения:
- «Агент» – ЮЛ в составе ГК ЖДЭ, осуществляющее оформление ТТН, прием/ выдачу груза Клиентам, а так же иные работы с грузами и ТТН в своем регионе. За каждым Агентом закреплен регион в РФ.
- «Группа» – все юридические лица и их подразделения, задействованные в доставке отправлений и обслуживании.
- «Заказчик» – юридическое лицо, входящее в структуру Группы Компаний ЖЕЛДОРЭКСПЕДИЦИЯ, сделавшее заказ другой стороне на предоставление услуг.
- «Клиент» – юридическое или физическое лицо, который указан в ТТН в качестве либо Отправителя, либо Получателя, либо Плательщика, либо Заказчика.
- «Ответственное лицо» – должностное лицо, несущее ответственность за соблюдение Стандарта и наделенное Владельцем процесса соответствующими полномочиями.
- «Перевозчик» – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки груза обязанность перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать груз уполномоченному на их получение лицу.
- «Филиал» – Агент или его подразделение (ОП).
1.4.2. В настоящем ТП используются следующие сокращения:
- ОРК – отдел по работе с клиентами;
- ПЛ – путевой лист;
- ТТН – товарно-транспортная накладная;
- ТН – транспортная накладная нового образца, утвержденного Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом;
- ТС – транспортное средство.
1.5. На любую межфилиальную автоотправку, а также на автоэкспедирование в обязательном порядке формируется ТН.
1.6. При межфилиальной отправке дополнительно к ТН формируется Приложение № 1 «Сведения о грузе», содержащее перечень ТТН, следующих в ТС.
1.7. В обязательном порядке скан ТН прикрепляется в ТРАНСНЭТ к соответствующей отправке: ПГР – Работа с отправками автотранспорта – нажать на иконку «изображения» – выбрать «Добавить» – прикрепить скан ТН – выбрать из выпадающего списка тип изображения «Транспортная накладная».
1.8. ВАЖНО: В пункте назначения по каждой отправке на ВСЕХ экземплярах ТН в п. №7 проставляется подпись грузополучателя, печать грузополучателя, подпись водителя. Один экземпляр заполненной ТН остается у грузополучателя, остальные экземпляры передаются водителю, сопровождающему ТС.
1.9. В случае наемного Перевозчика сотрудники Филиала в пункте отправки ТС делают копию паспорта (при наличии) и водительского удостоверения водителя Перевозчика. Копии документов водителя подлежат хранению в пункте отправления в течение 30 дней.
1.10. ТН хранится у грузоотправителя/грузополучателя не менее 6-ти месяцев.
ПРИНЦИПЫФОРМИРОВАНИЯ ТН
2.1. ТН оформляется в следующем количестве экземпляров:
2.1.1. При межфилиальной доставке:
- если перевозчик – Агент, то оформляется 3 комплекта документов: ТН + Приложение №1 к ТН: «Сведения о грузе» (распечатывается автоматически вместе с ТН).
1. Один комплект с подписью водителя остается у Грузоотправителя.
2. Два комплекта передаются водителю ТС.
- если перевозчик – ТНЛ то оформляется 4 комплекта документов: ТН + Приложение №1 к ТН: «Сведения о грузе» (распечатывается автоматически вместе с ТН).
3. Один комплект с подписью водителя остается у Грузоотправителя.
4. Три комплекта передаются водителю ТС.
- если перевозчик – сторонний (наемное ТС), то оформляется 5 комплектов документов: ТН + Приложение №1 к ТН: «Сведения о грузе» (распечатывается автоматически вместе с ТН).
1. Один комплект с подписью водителя остается у Грузоотправителя.
2. Четыре комплекта передаются водителю наемного ТС.
По прибытию в пункт назначения, после выгрузки и оформления всех документов: второй экземпляр документов остается у грузополучателя, третий экземпляр документов остается у водителя, и два экземпляра документов перевозчик передает заказчику.
2.1.2. При автоэкспедировании:
- если автоэкспедирование осуществляется собственным автотранспортом Агента – 2 экземпляра.
Экземпляры предназначены для:
1. Клиента – отправителя/получателя (в зависимости от места экспедирования);
2. Перевозчика (Агента).
- если автоэкспедирование осуществляется путем привлечения стороннего Перевозчика – 3 экземпляра.
Экземпляры предназначены для:
1. Клиента – отправителя/получателя (в зависимости от места экспедирования);
2. Агента, нанимающего Перевозчика;
3. Наемного Перевозчика.
2.2. ВАЖНО: Наименование Агента грузоотправителя и грузополучателя указывается с точностью до обособленного подразделения Агента в том случае, если пункт отправки или назначения был из обособленного подразделения.
Пример 1:
осуществляется доставка, следует из В. Новгорода в г. Санкт-Петербург:
Грузоотправитель – ООО «ЖЕЛДОРЭКСПЕДИЦИЯ СЗ» ОП В. Новгород, юр. адрес, телефон
Грузополучатель – ООО «ЖЕЛДОРЭКСПЕДИЦИЯ СЗ», юр.адрес, телефон
Пример 2:
осуществляется автоэкспедирование по В. Новгороду:
Грузоотправитель – ООО «ЖЕЛДОРЭКСПЕДИЦИЯ – СЗ» ОП В. Новгород,
юр. адрес, телефон, либо
Грузополучатель – «ООО «ЖЕЛДОРЭКСПЕДИЦИЯ-СЗ» ОП В. Новгород, юр. адрес, телефон
2.3. Если Клиент при сдаче Груза на погрузочной площадке предоставляет уже сформированную им ТН, то специалист ОРК придерживается следующего порядка действий:
- заполняет данные о принимающей стороне (ЖДЭ) в разделе «7. Сдача груза», где указывает:
| Наименование строки | Что писать |
| адрес места выгрузки | адрес погрузочной площадки, где осуществляется прием груза |
| дата и время подачи транспортного средства под погрузку | ПУСТО |
| фактические дата и время прибытия, фактические дата и время убытия | дату и время приема груза от Клиента |
| фактическое состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования | см. ТТН № …… (указать номер ТТН Клиента) |
| масса груза, количество грузовых мест | количество мест и вес груза по ТТН |
| Должность, подпись, расшифровка подписи грузополучателя (уполномоченного лица) | свои ФИО и подпись, а также получает подпись лица, сдавшего груз |
- ставит поверх раздела 7 штамп «груз принят по количеству мест без внутреннего пересчета». Если груз принимается с внутренним пересчетом – штамп не ставить.
2.4. Если поля раздела 7 уже заполнены самим Клиентом, то специалист ОРК заверяет его своей подписью (см. п. 3.3.2.), только в случае, если количество мест, указанное Клиентом, совпадает с количеством мест по ТТН. В случае расхождения количества мест Клиенту предлагаются два варианта:
- от руки дописать реальное количество мест (как в ТТН), например: 2 паллета, и заверить подписью сдающей стороны – представителя отправителя);
- предложить Клиенту переоформить ТН у себя (указав то количество мест, которое он нам сдал) и приехать для подписания в следующий раз.
При отказе Клиента от дооформления (переоформления ТН) ТН специалистом ОРК не заверяется.
2.5. Сотрудник ОРК оставляет у себя один экземпляр предоставленной Клиентом ТН (либо делает копию, если Клиент привез только один экземпляр). Этот экземпляр скрепляет с АПП, который затем передается в архив.