7.1. В случае отсутствия оплаты за услуги доставки, выдача отправлений может быть произведена при условии внесения Клиентом (З, О, По, Пл) авансового платежа (залога) на р/с или в кассу в сумме стоимости услуг доставки, указанной в ТТН. В случае внесения залога наличными денежными средствами, оформляется чек ККМ и приходный кассовый ордер.
7.2. ВАЖНО!!! Если ТТН «непрямая» (т.е. клиент-плательщик по ТТН работает без НДС) – авансовый платеж принимать нельзя!
7.3. Одновременно с оформлением залога оформляется письмо №8, в котором Клиент, вносящий залог, просит перечислить данную сумму в счет оплаты за услуги доставки по ТТН №….на р/с Исполнителя.
7.4. При поступлении оплаты за услуги доставки (в течение 10ти дней) авансовый платеж (залог) возвращается, возврат производится на основании письма №9. В случае возврата залога путем выплаты наличных денежных средств из кассы, в дополнение к заявлению, получателем денежных средств, предоставляется доверенность на получение денежных средств (от организации, оформившей авансовый платеж).
7.5. Авансовый платеж направляется в счет оплаты стоимости услуг доставки по истечении 10-ти дней после его внесения (согласно письма №8). Документы по доставке по данной ТТН переоформляются на Клиента, оплатившего доставку, в течение 10 дней с момента получения аванса (залога).
7.6. Возможность переоформления документов на Клиента в Филиале-грузополучателе может решаться и по истечении 15-и дневного срока после периода оказания услуг. Данный вопрос следует решать индивидуально в бухгалтерии Агента.
Примечания к работе с письмами иТТН
А.
1. Письмо №3 о смене Плательщика/ места оплаты НЕ принимается от Получателя, если по данной перевозке имеется запрет на выдачу груза от Отправителя, в том числе и запрет на выдачу под залог.
Если письмо №3 о смене Плательщика поступает от ФЛ, и новым Плательщиком назначается ЮЛ, необходимо письменное согласие (в произвольной форме или по Образцу №7) от этого ЮЛ.
3. Если на момент принятия письма об изменении м/о по выполненной услуге (а/э в п/о) бухгалтерский период закрыт, то принятие письма требует согласования с бухгалтерией в обоих филиалах (первоначальном и новом месте оплаты по ТТН). Если изменение места оплаты на момент приема изменения уже невозможно, Филиал по первоначальному м/о выставляет счет на нового Плательщика, затребовав у него реквизиты (по согласованию с бухгалтерией по м/о).
4. Если перевозка уже оплачена Плательщиком, и груз выдан, принятие письма об изменении м/о или Плательщика производится по согласованию с бухгалтерией обоих филиалов (первоначальном и новом м/о по ТТН).
Если это возможно, счет на прошедшую оплату удаляется, деньги возвращаются Плательщику по его письменному заявлению (при оплате за наличный расчет – Клиент возвращает оригинал чека и приходного ордера и предъявляет документ, удостоверяющий личность, и доверенность на получение денежных средств (если ЮЛ или ИП)) или остаются на авансе (в счет будущих перевозок), и выставляется счет на другого Плательщика. Возврат д/с «старому» плательщику производится только после поступления оплаты от «нового» плательщика. При прохождении «двойной» оплаты по одной ТТН производятся те же действия.
5. При изменении данных о Плательщике письмо регистрирует, и редактирование ТТН производит филиал, принявший письмо или ЕИЦ.
В.
1. При приеме по электронной почте писем №1 или №19 об изменении г/п на ФЛ и/или о снятии запрета на выдачу груза – независимо от типа отправителя письма (от ЮЛ, от ИП) – необходимо уточнить данную информацию по телефону, для этого:
- если письмо об изменении поступило от г/о – связаться г/о, указанным в ТТН;
- если письмо об изменении поступило от г/п – связаться с г/п, указанным в ТТН.
2. При изменении данных о Грузополучателе – наименования, номеров телефонов, редактирование ТТН производится Филиалом, принявшим изменение от Клиента или ЕИЦ.
При изменении номеров телефонов Грузополучателя по письму:
- Если изменение производится не в пункте назначения: при добавлении номера телефона получателя, который не указан в карточке клиента, новый номер добавлять не в карточку клиента, а в ТТН – с признаком: «Установить телефон по умолчанию». Номера телефонов в карточке клиента, указанные ранее, редактировать – запрещено!
- Если изменение производится в пункте назначения: при добавлении/изменении номеров телефонов получателя, которые не были указаны в карточке клиента, необходимо отредактировать номер(а) телефонов в карточке клиента.
С.
1. При приеме письма №4 об изменении пункта назначения оформляется вторая ТТН на маршрут от пункта назначения, указанного в первой ТТН, до пункта назначения согласно письма №4 (вне зависимости от места нахождения груза и его маршрута**). При оформлении новой ТТН, так же взимается сбор за оформление перевозочных документов и за услугу страхования (если изменение пункта назначения вносится по ТТН, в которой была заказана услуга страхования). В события по новой накладной вносится событие переадресации с указанием номера исходной ТТН (событие переадресации также вносится и по первоначальной ТТН).
- **Изменение станции назначения в исходной ТТН при переадресации без создания новой ТТН возможно только в следующих случаях:
· Если новая станция назначения – транзитный пункт для старой ТТН, и груз можно выгрузить в транзитном пункте без ущерба для ЖДЭ.
· Если груз еще находится на стации отправления и не погружен в ТС.
Во всех иных случаях переадресации оформляется вторая ТТН на маршрут.
- Если возможно в ТРАНЗИТНОМ филиале остановить груз, то в исходной ТТН меняем станцию назначения на транзитный филиал, и далее транзитный филиал создает новую ТТН со станцией назначения, указанной в письме о переадресации груза (вне зависимости от того, является ли он исходным маршрутом новой станции назначения или материнским складом).
Пример:
1. Груз едет по маршруту Москва – Кемерово, переадресация на г. Иркутск. Груз находится в Новосибирске. Изменяем в первоначальной ТТН станцию назначения на Новосибирск, Новосибирск создает ТТН Новосибирск-Иркутск.
2. Груз едет по маршруту Москва – Ростов-на-Дону, переадресация на Пятигорск. Две ТТН: Москва-Ростов, Ростов-Пятигорск.
3. Груз едет по маршруту Москва – Лабытнанги, переадресация на Салехард. Две ТТН: Москва – Лабытнанги, Лабытнанги – Салехард. (т.е. если переадресация с материнского филиала на виртуальный, материнский склад при переадресации создает новую ТТН).
2. Если по ТТН клиентом заказано изменение пункта назначения и вместе с ТТН следует ТТН на документы, то в соответствующей ТТН на документы редактируется пункт назначения без изменения суммы за перевозку документов.
3. Взимание складских услуг с Клиента прекращаются с приемом письма №4. День принятия письма №4 считается последним днем складского хранения.
4. При оформлении новой ТТН, в нее переносятся все параметры и свойства Груза, все дополнительные надбавки из исходной ТТН (негабарит, тепло и т.п.). При оказании услуги по изготовлению обрешетки в исходной ТТН, стоимость услуги не переносится – при оформлении новой ТТН в поле «услуги согласно прайс-листу №4» ставится признак «не считать» (т.к. услуга уже оказана), переносится только услуга доставки обрешеченного груза по действующему прайс-листу. В поле ТТН «полная стоимость услуг» формируется стоимость оказанных услуг в соответствии с действующими прайс-листами. Оплате Клиентом подлежат обе ТТН.
5. При оформлении новой ТТН не взимается плата за предоставленные доп. услуги по упаковке груза такие как: предоставление евробортов, предоставление поддона, упаковка и опломбирование в мешок, упаковка в гофрокороб, паллетирование (стрейчевание) груза пленкой, упаковка в пузырьковую пленку усиленная упаковка с наполнителем.
Письмо №6 о наложении запрета на выдачу не принимается в следующих случаях:
- выдача груза осуществляется в Калининграде;
- груз следует АВИА доставкой, и клиент сам получает груз в аэропорт
[1]
[2] Копии Записи о регистрации ИП и Свидетельств о регистрации ИП запрашиваются однократно. Скан копии прикрепляется в ТРАНСНЭТ к карточке клиента: Клиенты ЖДЭ – выбрать клиента – нажать на иконку «Изображения» – выбрать «Добавить» – прикрепить скан копии – выбрать из выпадающего списка тип изображения «Документы клиента».
[3] Т.е. Устав запрашиваем только в том случае, если нет печати.
[4] В обязательном порядке, прежде чем принять письмо, следует связаться с Заказчиком, Отправителем, Плательщиком (для согласования изменения) посредством телефонной связи со стационарного телефона по которому ведется запись разговоров, после чего внести по ТТН событие №5 «Другое событие», в событии прописать дату, время звонка и контактное лицо с кем велся разговор.
[5] См. предыдущее прим. №4
[6] Получатель, Плательщик по ТТН не могут поменять м/о, но при этом могут дать разрешение на оплату 3м лицом (т.е. по образцу №7).
[7] См. прим. №6
[8] См. прим. №4
[9] Письмо не является обязательным. Можно внести данное изменение по звонку клиента.
[10] Платное изменение только в одном случае: если клиент меняет с «обычной» на «экспресс».
[11] В форме «Работа с ТТН Клиентов» – перейти в меню «Новое событие по ТТН» – «Изменения ТТН» и далее, в открывшемся окне выбрать нужный тип события.