Если организация оплачивает публикацию работ своих участников безналичным расчетом, необходимо заключить договор публикации тезисов между вашей организацией и НГУ. Это гораздо более трудоемкий процесс, чем самостоятельная оплата участниками, поэтому советуем идти на этот вариант, только если бухгалтерия категорически против компенсации расходов по вашему договору с актом.
Для оплаты от имени организации необходимо до 04 марта прислать в оргкомитет официальное письмо от имени руководства вуза. В письме нужно указать список направляемых от вуза работ (указать темы работ, ФИО авторов), написать ключевую фразу «вуз обязуется оплатить публикацию тезисов МНСК–2019 в сумме 1000 рублей за каждую работу, прошедшую научный отбор, в срок до 04 марта 2019 года». Письмо должно быть оформлено на бланке организации и подписано проректором (заместителем директора) по научной работе.
Также в письме необходимо указать ФИО, e-mail и телефон человека, который будет отвечать за подготовку и согласование финансовых документов по оплате. Дальше оргкомитет будет общаться непосредственно с ответственным, и от самих участников больше ничего не требуется.
Для ответственных: после получения сопроводительного письма мы высылаем вам шаблон договора о публикации тезисов для согласования с финансовыми и юридическими службами вашей организации. Когда пройдет научный отбор, мы сообщаем вам сумму, подлежащую оплате, высылаем вам подписанный с нашей стороны договор и счёт на оплату. Вы подписываете договор у руководителя вашей организации, ставите печать, и один экземпляр высылаете нам. После получения подписанных документов и оплаты счета мы отправляем вам подписанный акт выполненных работ и счет-фактуру. Один подписанный с вашей стороны экземпляр акта вы возвращаете нам.
Подтверждение участия
После завершения научного отбора все участники должны подтвердить своё очное или заочное участие. Для этого нужно зайти под своим именем пользователя в информационную систему и нажать на одну из двух кнопок: «Подтверждаю очное участие» или «Подтверждаю заочное участие». До 1 апреля 2019 года выбранный вариант участия ещё можно сменить.
Только после подтверждения очного участия мы сможем забронировать вам место в общежитии, выделить транспорт для встречи, заказать атрибутику, сертификаты участника, место на экскурсии и прочие приятные мелочи.
Только при подтверждении заочного участия мы сможем своевременно выслать вам сборник тезисов и при необходимости оформить документы, подтверждающие оплату публикации тезисов.
Иногородним – приезд в Новосибирск
В конце марта 2019 года на сайте конференции будет опубликовано расписание программы конференции. Рекомендуем иногородним участникам ориентироваться при покупке билетов в город Новосибирск на регистрацию участников, которая начнется 14 апреля 2018 года.
Подробная информация о вариантах поселения иногородних участников, расписание регистрации и прочая информация, полезная для приезда на конференцию, будет опубликована на официальном сайте Конференции в конце марта.
Куда обращаться с вопросами
Со всеми вопросами по конференции – по подаче заявок, отправке тезисов, заверенных копий, по оплате публикации, приезду и поселению участникам конференции нужно обращаться в оргкомитет МНСК.
Наиболее удобный способ общения с оргкомитетом – электронная почта. Пожалуйста, учитывайте, что во время массовой подачи заявок (середина февраля) объем приходящей в оргкомитете электронной корреспонденции в пике достигает 500–600 писем в сутки, и время между вопросом и ответом может оказаться достаточно большим. Почтовый адрес оргкомитета – issc@post.nsu.ru.
При невозможности связаться с оргкомитетом приведёнными выше способами звоните нам по телефонам (383) 363–40–57 и (383) 363-42-71 (НГУ).
Обращаем ваше внимание, что к секретарям секций по техническим вопросам обращаться не нужно, ваш вопрос всё равно будет переадресован в оргкомитет.
Студентам и аспирантам НГУ
Подача заявок и тезисов
Студенты и аспиранты НГУ подают заявки на участие и представляют тезисы работ на общих основаниях. То есть заявки и тезисы принимаются только в установленные сроки (до 22 февраля 2019 года) и только через информационную систему на сайте Конференции. Передача тезисов через деканаты, кафедры, напрямую через руководство секций конференции или каким-либо иным способом не позволит вам принять участие в конференции.
Надеемся, что эта инструкция вам поможет. Успехов!