Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.
Формируя состав инвентаризационной комиссии, запрещается назначать в качестве Председателя рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц одного и того же работника два раза подряд.
Запрещается проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств при неполном составе членов рабочей инвентаризационной комиссии.
Этапы проведения инвентаризации:
1-й этап – подготовительный .
На данном этапе:
- издается приказ руководителя предприятия о проведении инвентаризации,
- уточняется списочный состав рабочей инвентаризационной комиссии,
- определяются сроки проведения и виды проверяемого имущества,
- разрабатываются внутренние инструкции,
- выводятся в учете остатки товарно-материальных ценностей.
До начала проверки фактического наличия имущества членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям комиссий – контрольный пломбир. В приказе определены сроки начала и окончания инвентаризации.
Материально ответственные лица перед проведением инвентаризации должны рассортировать и разложить материальные ценности, оформить и сдать в бухгалтерию все приходные и расходные документы о движении материальных ценностей и денежных средств.
Представитель инвентаризационной комиссии берет расписки у материально ответственных лиц о том, что все поступившие и выбывшие материальные ценности учтены, и первичные документы по их движению сданы в бухгалтерию.
2-й этап – проведение инвентаризации.
Инвентаризация имущества должна начинаться строго в указанное в приказе время.
На этом этапе производится снятие остатков в натуре: взвешивание, осмотр, пересчет и обмер товарно-материальных ценностей.
Ко дню снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу материальных ценностей, сделаны соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации.
Инвентаризационная комиссия в присутствии материально-ответственного лица проверяет наличие ценностей и составляет инвентаризационные описи.
Описи составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, другой – материально ответственное лицо.
На каждой странице описи прописью указываются число порядковых номеров ценностей и общий итог их количества, зафиксированный на данной странице, независимо от единицы измерения. На последней странице описи прописью указываются количество страниц и общий итог ценностей.
Если были допущены ошибки, то они исправляются во всех экземплярах описи корректурным способом. Исправленные данные в документации должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.
На ценности, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись.
В протоколе комиссии данные о них фиксируются отдельно, причем указываются причины порчи и виновные в этом люди.
Комиссия составляет протокол, где делает свои выводы о результатах инвентаризации ценностей и предложения об устранении выявленных недостатков, зачете недостач и излишков по пересортице, а также списании недостач в пределах норм естественной убыли.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятия перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
3-й этап – сравнительно-аналитические мероприятия.
На третьем этапе производится проверка и сопоставление фактического наличия имущества по описи и обязательств с данными учета, производится составление сличительных ведомостей и определение причин расхождений.
В бухгалтерии производится сравнение данных бухгалтерского учета и данных инвентаризации путем составления сличительных ведомостей, при этом в ведомости записываются не все ценности, а только те, по которым выявлены отклонения от учетных данных.
Данные в сличительных ведомостях приводятся в натуральных и стоимостных показателях.
Выявленные по данным сличительных ведомостей разницы сразу после окончания проверки должны быть оформлены актом инвентаризации типовой формы и отражены в учете.
В акте результатов инвентаризации материально-производственных запасов приводятся соответствующие учетные данные из инвентаризационных описей и выводятся отклонения между суммами остатков материально-производственных запасов по данным бухгалтерского учета и фактического наличия материалов по данным инвентаризации.
4-й этап – регулирование инвентаризационных разниц и отражение их в учете.
На заключительном этапе оформляется ведомость учета результатов инвентаризации, производится внесение записей в регистры бухгалтерского учета, издается Приказ об утверждении результатов инвентаризации с выводами.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.