Управленческая деятельность любой организации, в том числе и учреждений социальной защиты, базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации, используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности.
Компетентность в вопросах делопроизводства, наличие необходимых умений и навыков в работе с документами, понимание их роли в системе управления — важнейший признак современной деловой культуры и высокого профессионализма руководителя.
Делопроизводство, документационное обеспечение управления — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.
Согласно ГОСТу Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Управление учреждением социальной защиты требует создания многих видов документов. Так, коллегиальная деятельность по управлению учреждением фиксируется в протоколах; единоличная распорядительная деятельность — в приказах и распоряжениях по основной деятельности и личному составу; работа комиссий — в актах; административно- хозяйственная деятельность — в договорах, контрактах и т.д.
Состав управленческих документов.
Функции управления в государственном органе, государственном учреждении реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов:
нормативные правовые акты;
распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
Нормативные правовые акты— принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, т.е. нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм.
Нормативным правовым актом является постановление.
Постановление — нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.
Распорядительные документы— вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности министерств, подразделений, подведомственных учреждений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание.
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам.
Приказ, распоряжение принимается полномочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия.
Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующие подразделения министерств. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров.
Указание — распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций. Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. Указания приводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Организационные документы — это документы, регламентирующие задачи и функции, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся: положения
о министерстве, структурных и территориальных структурных подразделениях, правила, инструкция, должностные регламенты.
Информационно-справочные документы — документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
Служебные письма готовятся как:
ответы о выполнении поручений по входящим документам;
исполнение поручений по обращениям граждан;
сопроводительные письма;
ответы на запросы юридических и физических лиц;
инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора
Акт — документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей.
Докладная записка — это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка— документ, поясняющий какое- либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) — форма внутренней переписки.
План — документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
наименование (содержание) работы или мероприятия;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий должны подписываться Должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
Отчет— документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
Этапы документооборота.Доставка служебной корреспонденциив адрес отраслевого управления, его подразделений и подведомственных учреждений осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.
Прием, первоначальная обработка.В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению.
Регистрация и распределение поступившей корреспонденции.Поступившие документы подлежат регистрации и распределяются на следующие группы:
а) требующие рассмотрения руководством;
б) направляемые непосредственно в подразделения и ответственным исполнителям (к этой группе документов относятся документы, адресованные непосредственно подразделениям или их руководителям).
Виды регистрационного учета:
Учет нормативных правовых документов:
поступившие нормативные правовые документы из вышестоящих организаций;
приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу;
распоряжения по основной деятельности.
Учет обращений граждан.
Учет служебных входящих документов.
Учет служебных исходящих документов.
Оформление реквизитов в процессе подготовки документов. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации; наименование вида документа, дата документа, отметка о поступлении документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов:
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.
При оформлении реквизита «Справочные данные об организации» указывается почтовый адрес, номера телефонов (справочная служба), факсов, адрес электронной почты и д
Используются следующие наименования основных видов документов: постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт, справка, служебная записка, план, отчет.
Адресование документа. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права ли
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве в государственных органах с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Названиями разделов номенклатуры дел государственных органов являются названия структурных подразделений, которые располагаются в сводной номенклатуре дел в соответствии с утвержденной структурой.
В государственных органах номенклатуру дел составляют службы делопроизводства при взаимодействии с соответствующими структурными подразделениями и архивами государственных органов.
Основы охраны труда и безопасности жизнедеятельности
Управление охраной труда в учреждении — это подготовка, принятие и реализация решений по сохранению здоровья и жизни работника в процессе его производственной деятельности. Управление охраной труда — часть общей системы управления учреждением. Объектом управления охраной труда является деятельность структурных подразделений по обеспечению безопасных и здоровых условий труда на рабочих местах.
Учитывая, что общее руководство работой по охране труда и обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя (ст. 212 ТК РФ), основными направлениями деятельности работодателя являются.
реализация государственной политики в области охраны труда;
выполнение целевых государственных программ улучшения условий и охраны труда;
профилактика несчастных случаев и повреждения здоровья работников;
защита законных интересов работников, пострадавших от несчастных случаев на производстве или получивших профессиональные заболевания, на основе обязательного социального страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
установление порядка обеспечения работников средствами индивидуальной и коллективной защиты, санитарно-бытовыми помещениями и устройствами, лечебно-профилактическими средствами за счет работодателя;
распространение передового отечественного и зарубежного опыта работы в области охраны труда;
организация проведения государственной экспертизы условий труда работников, аттестации рабочих мест по условиям труда с последующей сертификацией организации работ по охране труда;
организация обучения и подготовки работников по вопросам охраны труда, повышение их квалификации.
При этом работодатель обязан обеспечить'.
безопасность работников при осуществлении трудовой деятельности;
выполнение требований охраны труда;