К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.
Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).
Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:
¾ проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
¾ протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.
Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:
¾ фельдъегерской или курьерской связью;
¾ секретарями;
¾ с помощью технических средств.
Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.
В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.
Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.
Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.
Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на конкретные поручения, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и исполнения.
В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей документации.
Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников - исполнителей.
Другая характеристика документооборота - видовой состав документов, например:
¾ распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;
¾ акты и справки проведения вневедомственных проверок;
¾ статистическая отчетность;
¾ письма-запросы о деятельности организации;
¾ письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;
¾ материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.
Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.
Регистрация документов - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота.
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.
Основная цель регистрации - придать юридическую силу документу, т.е. пока документ окончательно не оформлен (дата и номер проставляются после подписи документа), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Придание юридической силы документу - это главная цель регистрации. Однако регистрация преследует и другие цели - организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам.
Следуя определению по ГОСТ Р 51141-98 регистрации подлежат все документы. Однако практикой и требованиями ГСДОУ установлено, что регистрации подлежат, как правило, все внутренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы. Каждая организация разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления.
Одной из важнейших функций управления является контрольисполнениядокументов и принятых решений. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.
Действенный контроль способствует своевременному и качественному исполнению документов, получению аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.
Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
¾ постановку документов на контроль;
¾ проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
¾ предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
¾ учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:
¾ контроль своевременности исполнения поручений и документов;
¾ контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
¾ контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
¾ контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
¾ контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
¾ контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Многоуровневый контроль на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба документационного обеспечения управления, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста осуществляют сотрудники, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.
В процессе контроля исполнения документов основными задачами являются:
¾ отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;
¾ обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в удобном формализованном виде;
¾ выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, включая доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.
В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:
¾ документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
¾ проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
¾ технологической и конструкторской документации — 20 лет;
¾ патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
¾ научной документации — 15 лет;
¾ кино- и фотодокументов — 5 лет;
¾ видео- и фотодокументов — 3 года.
В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Сроки хранения документов являются одним из основных факторов выбора системы регистрации и накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.
Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.
Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.
Цели формирования номенклатуры дел:
- распределения исполненных документов в дела;
- систематизации дел;
- закрепления индексов дел;
- установления сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
- является основой для составления актов на уничтожение дел;
- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.
Виды номенклатуры дел
Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
Список используемой литературы
1.М.И. Басаков. Делопроизводство. Издание седьмое. 2009г.
2. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
3. Конспект лекций. Фионова Л.Р. Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.– 159 с.
4. Глахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. и доп. /Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М. 2009.
5. М. Ю. Рогожин. Документационное обеспечение управления.Изд-во:Проспект - 384
6. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 94.
7. Кузнецов А.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). Из-во: умная книга,2013
8. https://www.edou.ru/enc/
9. https://tiugsha.ru/new/svedenia.html
10. https://www.std72.ru/dir/deloproizvodstvo/238
11. https://dogovorum.ru/article/organizaziya-documentooborota