Службой ДОУ в технологическом институте филиала ФГБОУ ВПО «Ульяновская ГСХА им. П.А. Столыпина» делопроизводством занимается канцелярия, представленная собой заведующим канцелярией и старшим инспектором.
3. Нормативно-правовая база организации
Нормативно-правовая база представлена:
-Положением о Технологическом институте- филиале федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Ульяновская государственная сельскохозяйственная академия имени П.А.Столыпина"
- Положением о канцелярии Технологического Института – Филиала ФГБОУ ВПО «Ульяновская ГСХА им. П. А. Столыпина».
-Уставом федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Ульяновская государственная сельскохозяйственная академия»
4. Работа службы ДОУ в организации
Деятельность службы ДОУ в организации указана в Положении о канцелярии Технологического Института – Филиала ФГБОУ ВПО «Ульяновская ГСХА им. П. А. Столыпина» и определяется в соответствии с Программой стратегического развития Технологического института – филиала ФГБОУ ВПО «Ульяновская ГСХА им. П.А.Столыпина».
Цели канцелярии:
¾ Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив.
¾ Обеспечение единого порядка документированного обеспечения филиала
¾ Организация делопроизводства в филиале.
Основные задачи канцелярии:
¾ Внедрение новых методов организации производства, в том числе на основе использования современных информационных технологий.
¾ Контроль за прохождением и исполнением документов в филиале.
¾ Оптимизация системы документооборота в филиале.
¾ Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства и архивного дела.
¾ Подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами.
¾ Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития документационного обеспечения деятельности филиала и исполнительной дисциплины
¾ Совершенствование системы делопроизводства в филиале.
¾ Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства филиала.
¾ Повышение уровня подготовки работников филиала в области делопроизводства.
¾ Решение иных задач в соответствии с целями филиала.
Основные функции канцелярии:
¾ Документационное обеспечение деятельности в филиале
¾ Печать и размножение служебных документов.
¾ Обеспечение работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
¾ Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
¾ Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.
¾ Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.
¾ Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
¾ Формирование дел и их сдача на хранение.
¾ Разработка инструкций по делопроизводству филиала и их внедрение.
¾ Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства в филиале.
¾ Методическое руководство делопроизводством в подразделениях филиала, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
¾ Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.
¾ Хранение и исключение несанкционированного доступа к документации и использованию информации, содержащейся в ней.
¾ Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурных подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающим просрочку в исполнении решений и поручений.
¾ Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
¾ Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
¾ Выполнение копировальных и множительных работ.
5. Документирование в организации
Документирование - это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В случае если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. В данной организации создаются следующие документы:
1. Организационно-правовые документы - это совокупность документов, содержащих правила, положения, нормы, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав. Кроме того, организационно-правовые документы определяют функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его структурных подразделений, работников, их права, обязанности, ответственность и др.
Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия.
2. Распорядительные документы – комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации. В их состав входят приказы, распоряжения и указания.
3. Информационно-справочные документы- документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.. В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
4. Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. К этим документам относятся: документы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, все документы, входящие в состав личного дела.