вопрос Функции, значение и виды

Вопрос Стадии

Процесс контроля включает четыре стадии:

ü Установление норм деятельности (функционирования) в ходе составления плана. На этапе организации контроля выделяются точки наблюдения - индикаторы отклонения пове­дения объекта контроля от нормы функционирования. Эффективный контроль основан на прогнозировании результатов, должен быть ориентирован на перспективу, иначе может стать формальным и даже бесполезным.

ü Сбор данных о фактическом исполнении решений - обеспе­чивающий этап контроля, наилучшая его форма - использование современных технических средств снабжения оперативной ин­формацией. Органами управления устанавливаются ключевые точки, сбор информации от которых позволяет принимать опе­режающие решения, до наступления нежелательных событий.

ü Сравнение и оценка фактического и ожидаемого результа­тов должны осуществляться на основе качественной информа­ции (точной, достаточной). Материалы анализа немедленно направляются руководителю, чей участок работы контролиро­вался.

ü Разработка корректирующих действий осуществляется на основе сигнальной (индикаторной) информации. При этом вскрываются причины отклонений, предлагаются альтернатив­ные варианты их преодоления. Причинами корректировок могут быть:

- ошибки, допущенные при разработке решений,

- изменения, происшедшие под влиянием внешних и внут­ренних факторов,

- недостатки в организации исполнения решений,

- появление дополнительных возможностей для повышения эффективности решений.

По существу задача внесения корректив является безаль­тернативной, поскольку в изменившихся условиях (обстоятель­ствах) выполнение ранее принятого решения может быть неэф­фективным, либо дезорганизованным. Коррективы вносятся при сохраняющейся целевой ориентации решения. Но возможна ситуация, когда по материалам контроля принимается новое решение сообразно сложившейся обстановке.

Для руководителей внесение изменений в реализацию ре­шений нередко сопряжено с психологическими трудностями. Однако это лучше, чем отказ от них, так как последствиями мо­жет быть ухудшение морально-психологического климата, соз­дание видимости работы, нервозность в коллективе, халатность и бесконтрольность. Учитывая нежелательные последствия, ру­ководитель должен предусматривать возможность внесения корректировок в решение, особенно если оно принимается в условиях неполной информационной определенности.

2 вопрос Мониторинг

Мониторинг (от лат. monitor — предостерегающий) - это технология наблюдения и анализа изменений объекта управления, характеризуе­мая постоянством, регулярностью осуществления в течение всего управленческого цикла. Традиционные объекты мониторинга сегодня - это политические, экономические, социальные и научно-технические явления.

Под управленческим мониторингом понимаем процесс систематического отслеживания и сбора данных об объекте управленческой деятельности как системе и внешних факторах, влияющих на него, обработка полученных результатов, их сохранение, использование и распространение с целью эффективного воздействия субъекта управления на управляемый объект [10].

В современной ситуации решающим фактором, определяющим состояние и развитие политики, экономики, социальной сферы, обеспечения прав и свобод граждан во многом является деятельность органов власти и государственного или муниципального управления. Все остальные субъекты политической, экономической и общественной деятельности вынуждены подчиняться решениям этих органов власти и управления, согласовывать с ними многие свои действия и решения, а также осуществлять свою деятельность в условиях, определяемых этими органами в силу слабости лоббистов иных интересов. Поэтому с целью обеспечения успешной и эффективной деятельности негосударственных организаций состояние и деятельность органов власти должна подвергаться постоянному мониторингу.

В зависимости от специфики деятельности и складывающейся ситуации при проведении мониторинга органов власти можно использовать различные методы.

Основные методами наблюдения деятельности органов власти являются следующие:

• изучение документов;

Анализ документов позволяет изучить систему решений, принимаемых в том или ином органе власти, государственного и муниципального управления. Это существенно способствует достижению целей мониторинга: описанию деятельности этого органа, разработки методики её оценивания и получение соответствующей оценки, а также разработке рекомендаций по совершенствованию его деятельности.

Изучение документов в ходе мониторинга упрощается при достижении достаточно высокого уровня открытости информации о деятельности соответствующих органов власти, государственного и муниципального управления. Поэтому структурам гражданского общества целесообразно лоббировать повышение уровня информационной открытости всех органов власти, государственного и муниципального управления.

• изучение статистических показателей деятельности;

Такими статистическими показателями могут быть показатели отчетности по установленным государством или органами местного самоуправления формам, которые сдаются объектами мониторинга в те или иные органы власти, обычно - в контролирующие инстанции (налоговые службы, социальные фонды и другие) и в органы государственной статистики.

Изучение статистических показателей деятельности органов власти всегда желательно проводить в течение достаточно длительных периодов времени, чтобы была возможность исследования динамики изменения этих показателей. Кроме того, желательно собирать данные о целой системе показателей деятельности органов власти, чтобы получить системное представление о них.

• изучение публикаций средств массовой информации о деятельности;

Перед началом использования средств массовой информации в мониторинге необходимо отобрать из них такие, которые с одной стороны будут представлять достаточно полную информацию о соответствующих органах власти, а с другой — представлять разные оценки органов власти. Поэтому необходимо в мониторинг включать ведомственные средства массовой информации, сайты соответствующих органов власти, но необходимо включать и источники альтернативной информации, оппозиционные издания и сайты в сети Интернет, издания и сайты в сети Интернет, способные представлять мнения и оценки экспертов по соответствующим проблемам, если таковые имеются.

Анализ данных в ходе изучения публикаций средств массовой информации можно проводить различными методами. В частности, можно количественно оценить насколько часто встречаются в массиве публикаций те или иные фамилии или темы, относящиеся к объектам мониторинга. Это позволит показать уровень представленности соответствующих должностных лиц и тем в совокупности актуальных суждений, отражённых средствами массовой информации.

• социологические исследования;

Формализованные методы социологических исследований чаще всего применяются для получения количественных, числовых оценок социальных процессов и явлений. Наиболее часто такими количественными оценками становятся проценты ответов корреспондентов на вопросы анкет. Но существуют и другие более глубокие методы социологического анализа количественной информации, которые можно применять только к числовым данным анкетных опросов, в частности: факторный, кластерный, корреляционный, регрессионный и дисперсионный анализ.

Неформализованные методы социологических исследований структурированы обычно не жёсткой программой, примерным планом, гидом, в котором заранее не определяются детально все элементы процессов или явлений, подлежащих изучению. Обычно неформализованные методы социологических исследований используются для изучения, понимания проблемных ситуаций.

Наиболее распространены следующие неформализованные методы социологических исследований:

-фокус - группы;

-глубинные интервью с гражданами;

-экспертные интервью со специалистами, экспертами по тематике их специализации.

• изучение отдельных типичных случаев (case studies);

• проведение экспертиз.

вопрос Функции, значение и виды

Осуществление функции «Контроль» в менеджменте предназначено для предупреждения возможных отклонений от намеченных планов. Контроль выступает в качестве многозначного термина, поэтому, необходимо отметить, что применяя его в теории менеджмента, имеют в виду организационный или, как ещё называют, управленческий контроль. Специфика контроля как управленческой функции заключается в том, что он представляет собой систему обратной связи, позволяющую корректировать действия организации, которая по тем или иным причинам отклонилась от первоначального курса.

Контроль в менеджменте рассматривается в трех аспектах:

1. контроль как деятельность аппарата управления, одна из его общих функций;

2. контроль как принцип управления;

3. контроль как завершающий процесс процедуры принятия управленческих решений.

Процесс контроля - это деятельность субъектов контроля, направленная на выполнение принятых решений путем реализации определенных задач, принципов, методов, применения технических средств и технологии контроля.

Составляющие процесса контроля:

ü со­держательная (что выполняется в процессе контроля),

ü органи­зационная (кем и в какой последовательности осуществляется),

ü технологическая (как производится).

Функции контроля:

ü Диагностическая функция контроля состоит в выявлении фактического состояния дел по выполнению принятого решения;

ü Ориентирующая направлена на указание ориентиров, т.е. тех проблем, которые в данный момент заслуживают наибольшего внимания;

ü Стимулирующая функция контроля проявляется в вы­явлении и вовлечении в работу всех неиспользованных резер­вов, и в первую очередь человеческого фактора.

ü Корректирующая функция контроля заключается в уточне­нии самого решения, если обстановка изменилась. Сделать это следует «на месте», не откладывая в «долгий ящик». Руководи­тель должен сознавать, что фактическое положение есть резуль­тат проверки принятых им решений. Появляется парадоксальная ситуация: руководитель считает, что проверяет работника, а последний уже проверил своей работой руководителя.

Какой должна быть тактика руководителя в данной ситуа­ции?

Спокойно ознакомиться с результатами контроля практи­кой, сопоставить их с исходным решением, внести коррективы, помочь подчиненным перестроить работу.

Такой подход, возможно, ущемляет честолюбие руководи­теля, зато полезен для решения проблемы. Руководитель дол­жен выбрать, что ему дороже: судьба принятого решения или иллюзорное удовлетворение честолюбивых амбиций (часто та­кой выбор, к сожалению, бывает не в пользу дела).

ü Правоохранительная функция, так как руководитель должен стоять на позиции соблюдения и за­щиты существующих норм права.

В зависимости от выполняемых функций и особенностей проведения выделяют контроль:

ü Предварительный контроль используются до начала исполнения решения, что по­зволяет определить качественные, количественные и структур­ные характеристики оптимального варианта его реализации. Задача предварительного контроля - установить, верно ли сформулированы цели, определены предпосылки и стратегия.

ü Направляющий контроль применяется от начала практиче­ского осуществления решения до завершающего его этапа. Он включает измерение, сравнение, оценку объекта, выработку и исполнение корректирующего действия, направленного на дос­тижение конечных результатов.

ü Фильтрующий контроль применяется в разовом по­рядке в ходе реализации решения. В его содержание входит приостановление выполнения решения на каком-либо участке при резких отклонениях фактических результатов от запланиро­ванных.

ü Последующий контроль применяется по исполнению решения и полезен для учета ню­ансов работы, ее результатов на будущее. Материалы после­дующего контроля должны рассматриваться на совещаниях (со­браниях) независимо от степени достижения цели решения. При этом анализируются все этапы подготовки, принятия и вы­полнения решения, оцениваются успехи и недостатки исполни­телей, которые с учетом обсуждения нацеливаются на решение новых проблем.