Введение
конфиденциальный делопроизводство законодательный
На современном этапе развития общества наибольшую ценность приобретает не новый, но всегда ценный, ресурс, называемый информацией. Информация становится сегодня главным ресурсом научно-технического и социально-экономического развития мирового сообщества.
В новых условиях возникает масса проблем, связанных с обеспечением сохранности и конфиденциальности коммерческой информации как вида интеллектуальной собственности.
Можно сказать, что законодательные акты РФ не регламентируют в полной мере порядок учета, хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию.
Вместе с тем, в некоторых законах содержатся отдельные положения, определяющие общие принципы учета, хранения и использования документов, содержащих конфиденциальные сведения.
Проблема заключается в том, что в нашей стране не имеется нормативного правового акта, который устанавливал бы единый порядок учета, хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию. Это объясняется тем, что понятие "конфиденциальная информация" включает в себя самые разные категории информации ограниченного доступа. По этой же причине крайне сложной и вряд ли целесообразной представляется разработка какого-либо единого нормативного документа, регламентирующего работу с документами, содержащими все виды конфиденциальной информации.
Следовательно, данная тема контрольной работы является сегодня актуальной, так как система защиты ценной, конфиденциального режима предпринимательской фирмы реализуется в комплексе нормативно-методических документов, которые детализируют и доводят ее в виде конкретных рабочих требований до каждого работника фирмы. Знание работниками своих обязанностей по защите секретов фирмы является обязательным условием эффективности функционирования системы защиты.
1
Организация и порядок создания конфиденциального режима
конфиденциальный делопроизводство законодательный
Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации. [15]
Организация конфиденциального делопроизводства должна включать в себя учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами. [16]
Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является одним из наиболее доступных способов.
Составные части делопроизводства:
· делопроизводство материальных документов;
· делопроизводство электронных документов;
· система взаимодействия и сопряжения материальных и электронных документов.
Структура делопроизводства:
- документооборот компании;
- информационное хранилище компании (архив).
Порядок создания конфиденциального делопроизводства состоит из 10 этапов:
этап - создание обычного бумажного делопроизводства.
этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).
этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.
этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.
этап - определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.
этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений между сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.
этап - создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).
этап - доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.
этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.
этап - создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства. [14]
Законодательства и нормативно-методическая база по организации конфиденциального режима
Необходимые нормативные документы
Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:
о внесении изменений и дополнений в нормативно-правовые документы организации:
· в Устав организации;
· в “Коллективный договор”;
· в правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;
· в трудовой договор;
· во все заключаемые договора. [10]
· договор между компанией и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации;
· инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в компании. Примерный план инструкции:
· общие положения;
· определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;
· организация работы с конфиденциальными документами;
· порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;
· порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;
· контроль за выполнением требований внутриобъектового режима при работе со сведениями, содержащими конфиденциальную информацию;
· обязанности сотрудников компании, работающих со сведениями конфиденциального характера, и ответственность за их разглашение.
· инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:
· общие положения;
· правила составления и оформления документов;
· составление и оформление основных видов документов;
· организация документооборота:
· порядок движения и обработки входящих документов;
· порядок движения и обработки исходящих документов;
· порядок движения и обработки внутренних документов;
· регистрация документов;
· контроль исполнения документов;
· систематизация документов;
· разработка номенклатуры дел;
· формирование дел;
· подготовка документов к архивному хранению;
· экспертиза ценности документов;
· описание документов постоянного и временного сроков хранения;
· обеспечение сохранности дел;
· передача дел в архив;
Кроме того, Инструкция по организации делопроизводства должна иметь ряд приложений:
· примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;
· перечень документов, на которые ставится печать;
· перечень документов, подлежащих утверждению;
· перечень документов, подлежащих согласованию;
· форма регистрационной контрольной карточки;
· перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;
· акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
· внутренняя опись документов дела;
· опись дел, передаваемых на архивное хранение.
· инструкция по конфиденциальному делопроизводству. Данная инструкция включает:
· определение порядка выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;
· определение порядка работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;
· изготовление и использование бланков организации, печатей и штампов;
· определение порядка использования бланков строгой отчетности (бланков компании, подготавливаемых за подписью первых лиц);
· порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнения с работы;
· определение порядка подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;
· определение порядка пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.
· положение о Секретариате;
· должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства. [13]